誠意が大切!転職の面接を辞退する際の基本マナー

  • 2017-8-31

転職活動中には、面接予定日に外せない急用ができてしまった、他社で内定が決まった場合や様々な理由で面接を辞退するケースが出てきます。その時に、自分のために面接時間の調整と確保をしていただいた企業へ、社会人のマナーとしてしっかりとした辞退連絡とお詫びをする必要があります。今回は面接を辞退するときの方法とマナーについてご紹介します。

辞退を決めたらできるだけ早く連絡を

企業に配慮した対応をするのが大人のマナー

転職活動の際、面接予定日に外せない用事ができてしまった、他社で先に内定が決まった、求人内容と面接時の説明が違ったなど、様々な理由で面接を辞退する事があります。転職活動は同時に複数社を応募している事が多いので、都合により面接を辞退することは避けられないかもしれません。

しかし、辞退される企業側としては、面接日時の時間を確保し、場合により配属予定先部署の担当者や役員も同席するよう調整している可能性もあります。ですから面接を辞退する場合には、社会人のマナーとしてしっかりとした連絡とお詫びを伝えるべきです。

面接を辞退することが分かったらすぐに連絡

まず心がけたいのが、面接を辞退することが分かったらできるだけ早く連絡するということ。先ほども説明したように、辞退される企業は時間を確保しており、他の担当者もスケジュールを抑えている可能性があります。

そのため、できるだけ早く辞退を伝えることは先方のためでもあり、大人としてのマナーでもあります。

直前の辞退は避ける

もう一つ心がけたいのが、面接直前での辞退です。いわゆるドタキャンはすでに準備を整えて待ってくださる企業の担当者の方にも失礼ですし、ビジネスマナーとしてとても悪い対応です。

面接辞退はメールよりも電話がベター

誠意を見せるためにも直前の連絡は電話の方が良い

面接を直前で辞退する場合は、メールで済ますより電話で直接辞退とお詫びを伝えるほうが、先方にも誠意が伝わりやすくなります。特に、面接日時が近い場合には、まずは電話で連絡して、面接日時を再設定してもらう場合は、後ほどメールで新しい候補日を送るようにしましょう。

どうしてもメールでなければならない場合はのちほど電話をすると良い

面接辞退を伝えるため先方に電話をしたけど、席を外していたので繋がらなかった場合や、電話ができない状況でいち早く伝える必要がある場合は、先にメールで面接の辞退を伝えましょう。

電話で伝えることを優先して何度も掛け直したり、連絡が遅くなっては逆に失礼になることもあります。また、面接日時がまだ一週間以上先など時間に余裕がある場合も、まずはメールで伝え、必要であれば電話でお詫びを伝えましょう。

電話で面接辞退するときのポイント

電話をする時間帯

面接辞退の電話をかける時間帯は、基本的に先方の業務時間内が望ましいでしょう。ただ、すでに先方の業務時間終了後でも、面接担当者は19時以降も面接対応している可能性もありますので、面接日時が近い場合には一度連絡をしてみてください。

担当者がすでに帰宅しており他の方が電話に出た場合には用件を伝え、翌日あらためて早めに電話をかけ直すようにしましょう。

伝える内容をまとめてから電話をする

電話をする前に、自分の名前と面接予定日、辞退することを簡潔に伝えることができるよう整理してから電話をかけましょう。伝える内容をまとめず焦って辞退する理由を長々と言い訳するのは、先方にも決して良い印象を与えません。

先方への感謝の気持ちを忘れずに

先方は自分との面接のために時間を確保し、他部署担当者や役員のスケジュールも調整していることも考えられます。お詫びとともに、先方への感謝の気持ちもしっかりと伝えることが望ましいです。

メールで面接辞退するときのポイント

基本的なビジネスメールのマナーを守れば大丈夫

面接を辞退する際に、こだわって特別な文章を考える必要はありません。電話と同様にメールでもまずは簡潔に辞退することを伝えましょう。

○○株式会社
人事部 □□様

お世話になっております。
貴社○○の求人に応募しております○○と申します。
○月○日○時より二次面接のお約束を頂戴しておりましたが、
一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

二次面接の時間を頂いたのにも関わらず、大変申し訳ございません。
このような機会を頂戴しましたこと、改めて御礼申し上げます。

ご理解くださいますようお願い申し上げます。
末尾ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

○○(氏名)

辞退理由を真摯に伝えることで誠実さが伝わる

面接辞退の電話や返信メールで、辞退する理由を尋ねられる場合があります。その場合には、他社で内定をもらった事や、自分が希望している条件と違っていた事を伝えても問題はありません。逆に誤魔化すことや、プライベートなので答えないなどの対応は先方に良い印象を残しません。

エージェントを通した面接の場合

エージェント経由の面接を辞退する時の注意点

転職活動には転職エージェントを活用して応募しているケースも珍しくありません。転職エージェントはあなたと企業を結びつけるために苦労しているのはもちろんのこと、失礼があると今後の転職活動サポートの信頼関係にも悪影響となります。

また、先方企業と転職エージェントの信頼関係も悪化する可能性があり、一度確保してもらった面接予定は断らないように注意しましょう。どうしても断る必要がある場合は、必ず理由を伝え、信頼関係をできるだけ損なわないよう対応しましょう。

まとめ

いかがでしたか?面接を辞退する場合には社会人としてしっかりとしたマナーを心がけたいですね。また、もしかすると他社で転職後に辞退した企業と関わりをもつ可能性もあり、とくに同業界で転職する場合には可能性が高くなります。

万が一、面接を辞退した企業と再び関係をもったとき、しっかりとしたマナーを守っていれば良い関係にもつながるかもしれません。ぜひ日頃からしっかりとしたマナーを心がけて、転職活動を成功へ導きましょう!

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