ビジネスメールで「追伸」は失礼?失礼にならない使い方を徹底解説

メールの最後に、「追伸」または「P.S.」という言葉をつけて書き加えられた文章を見たことはあるでしょうか。本文の他に追加で伝えたいことがある際に便利に使える言葉です。しかし、特にビジネスメールでは使用しない方が良い場合もあります。使ってはいけないケースや理由とあわせて、「追伸」の使い方を解説します。

ビジネスメールで「追伸」を使うのは失礼?

失礼に当たる場合がある

「追伸」は便利な言葉ですが、ビジネスメールではあまり使用しない方が良いでしょう。ビジネスメールは、一通で一つの内容を伝えることが基本です。「追伸」を使って一通に複数の内容を盛り込んでしまうと、受け取った相手が用件を理解し難くなってしまいます。特に上司など目上の人に宛てたメールでは、相手に良くない印象を与え、失礼に当たる場合もあるため、「追伸」の使用は控えた方が無難です。

追加で付け足したい用件が後から出てきた場合は、全文を見直して、本文の中に入れ込むようにしましょう。あるいは、本文とまったく異なる内容であれば、改めて別のメールを送ることをおすすめします。

失礼にならない場合もある

ビジネスメールでも、「追伸」を使用しても失礼に当たらない場合があります。特に目立たせたい注意事項や本文と関係ない個人的な用件は、「追伸」を用いることでわかりやすく伝えることができ、それほど失礼に思われないでしょう。使い方によっては好感を与えることもあるため、上手な使い分けを知っておくことが大切です。

「追伸」がなぜ失礼になるのか?

書き直す手間を省いているから

「追伸」という言葉は元々、手書きの手紙の中で使われていました。手紙は後から書き直すことができないため、本文を書き終わってから伝えたいことを思い出したときなどに、文章を付け加えるために使われたのが「追伸」です。

しかし、メールは手書きの手紙と違い、後から簡単に書き直すことができます。そのため、書き直しせずに「追伸」で追加の情報を書くことは、「書き直す手間を省いている」という印象を相手に与えてしまう恐れがあります。

「追伸」を使ってもいい場合とは?

相手への気遣いを書く場合

親しい相手へ気遣いを伝えるのであれば、「追伸」を使うことで逆に好感を持ってもらえる場合があります。体調を気遣う、食事に誘うなどの一文を最後に加えることで、相手に良い印象を与え、距離を縮めることも繋がります。

大切なのは「受け取った相手がどう感じるか」という点です。相手との関係性や状況を鑑みて使用しましょう。

メール以外で「追伸」を使ってはいけないケース

結婚式のお祝い

ビジネスメール以外でも、「追伸」を使わないように注意しなければならないケースがあります。結婚のお祝いをする場面もその一つです。

結婚式のスピーチで「再度」「たびたび」などの重ね言葉は、再婚を連想するため使わないことがマナーとされています。「追伸」も同様に「重ねて」伝える言葉であるため、使わないほうが良いでしょう。

感謝や謝罪を伝える文書

相手に対する感謝や謝罪の気持ちを文書で伝えたいとき、「追伸」を使用すると、取って付けた感じがしてしまいます。最後に「そういえば〜」と付け加えて言われると、「ついでに伝えるようなことなのか」と相手の気分を害してしまうこともあるでしょう。

感謝や謝罪は早めに伝えることも大切ですが、伝え方に誠意が感じられなければ逆効果です。手間を惜しまず本文に書き、他の用件があればそちらを「追伸」で伝えるようにしましょう。

見舞いの手紙

結婚だけでなく、病気や事故・災害などについても「重ねる」ことは不吉とされています。不幸が重なる、繰り返されるという印象を受けるためです。

そのため、病気の見舞いやお悔やみの手紙を送るときも「追伸」は使わないようにしましょう。このように、冠婚葬祭に関する場面では特に相手の状況や心境に配慮する必要があるため、「追伸」は使用しない方が無難です。

「追伸」を使ったメール例文

「追伸 お知らせくださいませ」

個別に配慮が必要な事柄など、適切な対応をするために、相手に連絡をお願いするケースです。本文とは分けて目立たせる、という効果もあります。相手に配慮する内容であるため、この場合の「追伸」は好感を与えることができるでしょう。

例文「追伸 当日お車でご来社いただく場合は事前にお知らせくださいませ。駐車スペースを用意させていただきます。」

「追伸 ご自愛くださいませ」

季節に関連して、または相手の状況に配慮して、体調を慮る内容を送るケースもあります。こちらも相手に好感を与えることができる「追伸」の使い方です。相手への気遣いを伝え、互いの心理的な距離感を縮めることにもつながります。

例文「追伸 3月も下旬とはいえ、寒い日が続いております。くれぐれもご自愛くださいませ。」

「追伸 一緒にいかがですか?」

本文の内容とは関係なく、相手を食事に誘うケースなどでも使用することができます。ただし、出欠連絡が必要な正式な食事会とは区別して、「追伸」での誘いは個人的な用件、簡単な食事などに留めましょう。

例文「追伸 弊社の近くにとても評判の良いフランス料理店がございます。もしご都合がよろしければ一緒にお食事でもいかがですか?」

まとめ

「追伸」は適切に使えば好感を与えることができる反面、ビジネスや冠婚葬祭の場面では使用できないケースが多くあるため、注意が必要です。メールや手紙のやり取りでは、受け取る相手を意識した適切な言葉選びが求められます。レスポンスの速さが要求される場面であっても、相手に送る前に全体を読み返す習慣をつけると良いでしょう。

関連記事

ページ上部へ戻る