ビジネスメールに署名は必須!まだの人は今すぐ設定を

  • 2017-8-1

ビジネスシーンでは、毎日のように目を通す人も多いメール。なかでも署名は自分の社名や連絡先を知らせるだけではなく、相手への印象を左右するという大切な役割も果たします。ここでは、署名が必要な理由から設定の仕方、テンプレートまでをご紹介します。

ビジネスメールに署名が必要な理由

仕事でメールを送信する際、一番最後に記載する署名。会社名や名前、電話番号など自分が何者であるかが一目でわかるため、ビジネスの場では署名を付けることはマナーの1つとして知られています。
またメールアドレスやホームページURLなど社外の人が必要になる可能性のある情報をのせておくことで、より円滑な取引を行うことができるというメリットも。直接会ってやりとりができない分、署名が名刺の代わりとしての役割も果たしてくれるため、ビジネスシーンでは必須とされています。
逆に、ビジネスメールで署名がないものはマナー違反と判断され、時にはスパムメールと勘違いされてしまう可能性も。そのため取引先や顧客とのメールには忘れずに署名をしましょう。

署名の設定の仕方(Outlook、Gmail、Windows live)

メールの署名は、毎回手入力をすると手間と時間がかかるため、メールソフト上で作成しておくことができます。今回はビジネスでもよく使用されるOutlook、Gmail、Windows liveの3つのソフトの設定の仕方を見ていきましょう。

Outlookの場合

左上にある「新しい電子メール」をクリックしメッセージ作成ページを開きます。上部にある「署名」を選択し「新規作成」をクリックしましょう。作成する署名に名前を付け「OK」をクリックすると下部のテキストボックス上で署名の作成・編集ができます。希望の署名を入力し保存をすれば完成です。

Gmail

画面右上にあるギアマーク(歯車のマーク)をクリックしメール設定を選択し、メール設定画面の「全般」タブを表示しましょう。「署名」欄のテキストボックスに内容を入力し、下部にある「変更を保存」をクリックします。Gmailはメールアカウント1つにつき署名設定は1つのみのため、複数の署名を使い分ける場合にはテンプレートを作成すると便利です。

Windows live

「ファイル」タブをクリックし「オプション」の項目から「メール」を選択しましょう。「署名」タブを開いて「新規作成」をクリックし、テキストボックスに署名を入力し「OK」を選択すればできあがりです。

署名の作り方をマスターしよう

メールの署名は名刺の代わりとなる大切なもの。特に社外の方とのメールの取引がある場合、名刺と同じ情報をのせるケースが一般的です。基本的には以下の内容があるとよいでしょう。
・会社名
・部署名
・氏名
・連絡先住所
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・ウェブサイトURL

署名を見やすくするためには改行する位置にも注意が必要です。会社名や部署名が長い場合、適切な位置で改行を行わないと署名のレイアウトが崩れてしまうこともありますので注意しましょう。また、署名の最後にイベントや宣伝などの一言メッセージを付け加えることも可能ですが、署名が長くなると全体が見づらくなってしまうため気を付ける必要があります。特に近年ではスマートフォンを使ってメールを確認している人も増えているため、長すぎる署名は敬遠されやすい傾向にあるようです。
また、署名のデザインを工夫することで他社との差別化を図る方法もあります。使用するラインや記号にこだわって印象に残る署名を作り、競合他社に差をつけることでビジネスチャンスにつながることもあるようです。

メール署名に大切なライン選び

署名を作成するうえで気を付けたいのがライン選びです。署名の上下にラインを入れ、メール本文と署名との区切りをわかりやすくすることでメール全体が見やすくなる効果があります。社名などの強調したい部分の上下にラインを入れて相手の印象に残りやすくすることも可能です。
また、ラインに使用する記号を変えるだけで署名の印象がガラッと変わるため、ラインを決める際には慎重に選びましょう。シンプルな記号を組み合わせたラインを使用して信頼感を与えたり、組み合わせ次第でオリジナリティを出しインパクトを与えるなど、取引先とどのような関係を築きたいかをよく考えたうえでラインを選ぶとよいでしょう。どのようなラインを使ったらよいかわからないという場合には、上司や先輩の署名を参考にすることをおすすめします。
また、一般的にラインの長さは全角30文字程度にするとよいとされています。これは、使用するメールソフトや端末によって署名が横長すぎると自動的に改行されデザインが崩れてしまうためです。

タイプ別に見る署名のテンプレート

シンプルイズザベスト

シンプルなデザインの署名はさまざまな場面で使用でき、使いやすいのがメリットです。
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○○株式会社 △△部 署名太郎
〒000-0000 東京都○○
TEL:00-0000-0000 / FAX:00-0000-0000
Mail: shomei-taro@abcd.co.jp
URL: http://www.abcd.co.jp
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会社名を強調してインパクトを残す

署名の会社名の部分を強調するようにラインを入れることで、相手の印象に残る署名を作ることができます。ラインが増えることに抵抗があるという方は、会社名の頭に記号を追加するだけでもインパクトを残すことが可能です。
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○○株式会社
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△△部 担当者 署名太郎
〒000-0000 東京都○○
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Mail: shomei-taro@abcd.co.jp
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・デザインで差をつけるなら

記号の組み合わせを工夫してデザインにこだわった署名も人気です。
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_____/ △△部 署名太郎
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__/ Mail: shomei-taro@abcd.co.jp
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まとめ

いかがでしたでしょうか。メールを多用する現代において、署名は最低限のマナーの一つであるだけではなくビジネスチャンスにつながる可能性も秘めている重要な要素の一つです。署名の重要性や記載する内容を再度確認するだけではなく、デザインを工夫してビジネスメールをより効果的に活用してみてください。

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