転職活動時に活用できる!面接のお礼状の作成方法と留意点

転職活動で、面接のあとに適切なタイミングでお礼状を送付することにより、相手に良い印象を残せる場合もあります。効果的なお礼状を作成するための具体的な方法と、注意すべき事柄について、まとめてご紹介していきましょう。

面接後にお礼状を書く2つの目的


志望先の面接を受けたあと、人事担当者や人事部宛てにお礼状を送る目的としては、主に2点が挙げられます。

純粋に感謝の意を伝える

1点目は、相手の面接官が、日々の業務で忙しいなか時間を割いてくれたことに関して、純粋に感謝の意を伝えるということです。

前向きな気持ちを伝える

2点目としては、面接を通じて、志望先への興味や関心が一層深まり、その企業で働きたいという意思が高まったことなど、前向きな気持ちを伝える目的が挙げられます。

一般的に、面接のお礼状は、必ずしも出さなければならないものではありません。ただし、時と場合によっては、改めてお礼の気持ちを書面で示すことにより、人事担当者へ好印象を与えられる可能性もあります。したがって、お礼状を上手に活用することは、面接後のフォローアップをするという意味で、転職活動における有効な手段のひとつです。

好印象を与えるお礼状の内容と注意点


お礼状の内容は、読み手の都合や忙しさに配慮しつつ、分かりやすく簡潔な内容であることが最優先されます。したがって、記載すべき内容は、以下の4点に限定してまとめましょう。

なお、自己PRをすべきタイミングは、既に面接で終了していますので、お礼状の本文内で改めて自己アピールをすることは避けたほうが無難です。また、本文が必要以上に長くならないよう、気を付けなければなりません。

書き出し文

「拝啓」から始まる定型文です。具体的な例は、以下のとおりです。

  • 例文1「拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」
  • 例文2「拝啓 貴社益々ご隆盛のこととお慶び申し上げます。」

面接のお礼

先日面接の機会をいただいたことに対して、お礼の言葉を1文程度で記載します。

企業の志望度に関する記述

面接の中で印象に残った言葉などを含め、志望度が高まったことを2文程度で記載します。

締め文

冒頭「拝啓」で書き出したら、締め文の最後は「敬具」となります。具体的な例文は以下のとおりです。

  • 例文1「末筆ながら、貴社のご発展を心より祈念致しております。 敬具」
  • 例文2「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 敬具」

お礼状の送付方法は3種類


実際にお礼状を作成する場合、どのような様式や送付方法が適切かは、相手企業の種類によって異なります。歴史と伝統を誇る老舗企業であれば、タテ書きによる封書やハガキが好まれる傾向があります。

一方、スピード感を重視する比較的新しい会社や外資系の会社であれば、電子メールによるお礼状の送付もおすすめです。以下、それぞれの送付方法において、留意しておくべき点につき、合わせてご紹介します。

ハガキの場合

タテ書きが基本となります。ハガキ内には、記入できるスペースも限られているため、見やすさにも配慮が必要です。企業側からすれば、ハガキは開封の手間もなく、迅速に内容が確認できるメリットがあります。郵送にかかる日数を考慮し、面接の翌日までに発送しましょう。

封書の場合

タテ書き・ヨコ書きいずれも選ぶことができます。基本的には、お礼状という性質上、白い便箋1枚におさめておくことをおすすめします。手書きが苦手な方は、PCで作成しても構いません。

電子メールの場合

相手企業から知らされている場合には面接官のメールアドレスに、そうでなければ人事部など部署宛てにお礼メールを送ります。面接の当日中か翌日には送信しましょう。

面接後のお礼状のテンプレート


お礼状の宛名の書き方や文面のテンプレートをご紹介します。実際に面接のお礼状を作成するときに、参考にしながら、自分なりに納得できるものを完成させましょう。

宛名の書き方

基本的には、「企業名」「担当部署名」「担当者名」の順番で、それぞれ改行して記載します。以下、具体例を確認しておきましょう。

ABC株式会社
人事部
採用ご担当者 様

文面のテンプレート

メールの場合、件名は「面接のお礼」など簡潔なものとします。

拝啓 貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。

本日は、大変お忙しいところ、貴重な面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

貴社の○○○に関する詳細なお話しを直接お伺いし、さらに貴社の一員として貢献したいという思いが高まりました。

簡単ではありますが、取り急ぎ、面接のお礼をお伝えしたいと思い、ご連絡させていただいた次第です。

末筆ながら、貴社のますますのご隆盛を祈願いたしております。
敬具

※メールの場合は、以下の内容を含む「署名」を最後に付けておきます。

  • 自身の氏名
  • メールアドレス
  • 電話番号
  • 住所および郵便番号

 まとめ

お礼状を送付するかどうかも含め、自身の転職活動をスムーズに進めるために、しっかりと戦略を立てていきたいものですね。お礼状を送るのであれば、自分の気持ちを的確に表現できる言葉選びと、ビジネスマナーに配慮していきましょう。

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