ビジネスメールの基本!添付ファイルを送るときの基本とマナー

みなさんは日々の業務でビジネスメールに資料を添付して送受信していますか?見積書や提案書、カタログやパンフレットなどさまざまな資料をメールに添付して送ることが多いと思います。しかし、メールに添付してファイルを送る場合、しっかりとルールとマナーを確認しないと受信者の迷惑になることや、最悪の場合には重大なセキュリティ漏洩事故にもつながる可能性があります。今回はそんな大切なメール添付でファイルを送るときの基本とマナーについてご紹介します。

サイズとセキュリティに注意

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添付ファイルの最大サイズは2~3MB、それ以上の場合はZIPに圧縮して送信

添付ファイルの容量を気にせず送っていませんか?ファイルサイズが大きくなると送受信や表示が重くなるだけではなく、相手のメールサーバーに負荷がかかるのを防ぐために受信を拒否されてしまうこともあります。大切な資料を添付して送ったけど届いていなかった…というケースはお互いの重大ミスにも発展します。

また、最近では外出時にスマートフォンでメールをチェックしている人も多く、大きなファイルが閲覧できない可能性もあります。そこで、メールにファイルを添付する際には、最大サイズが2~3MBまでを心がけましょう。また複数のファイルを添付して一度に送信する場合や、大量のデータを送る必要がある場合にはZIP形式に圧縮して送信するようにしましょう。

内容によってはアクセス制限をかける

見積りや契約書、関係社外秘などの機密性が高い資料は、必ずパスワードを設定するなどアクセス制限をかけましょう。「そこまで重要な資料じゃないし、宛先もチェックしたから大丈夫だろう」と油断して無防備にメールを送ると、セキュリティ対策が必要な顧客や取引先は不安に感じてしまいます。

企業の信用性にも影響しますので、自己で判断せず、企業のセキュリティ方針に沿ってしっかりとアクセス制限を設定しましょう。

容量が大きいファイルはどうする?

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クラウドサービスやオンラインストレージを使って共有する方法と注意点について解説

最近ではクラウドストレージサービスを利用している企業が増え、メールで資料を案内するときにも直接データを添付せずに、クラウドストレージのリンクURLを案内するケースが増えています。

クラウドストレージの特長として、大容量データを直接メール添付せずに相手に送ることが出来る点や、公開設定やアクセス制限を設定できるので便利です。気軽で便利なクラウドストレージサービスですが、注意も必要です。

まずは本当に安全なクラウドストレージサービスかITシステム担当者などに相談してみましょう。また公開範囲を誤ってしまい、機密性が高いフォルダに誰でもアクセスできてしまう可能性もあります。この場合、重大な情報流出事故につながることもあるので充分に注意して利用しましょう。

添付ファイルを送るときの文例

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メールにファイルを添付して送るときになにも伝えずに送ると、受け取った相手は添付ファイルに気づかないまま読み過ごしてしまう場合や、メールを削除してしまうケースもあります。ファイルを添付して送るときには件名にわかりやすく書き、相手が添付ファイルに確実に気づくよう工夫しましょう。

(件名)【資料添付】○○様お見積の件
(本文)〇〇株式会社  △△様

いつも大変お世話になっております。
ご依頼をいただきましたお見積の件について資料を添付ファイル(PDF)にてご案内いたします。
ご確認ください。

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送付内容:○○社様へのお見積の件(1ファイル)
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どうぞよろしくお願い申し上げます。

(氏名)

ファイルを添付し忘れたときは?

データを添付して送るつもりが、うっかり添付し忘れてそのまま送ってしまうミスは珍しくありません。その場合には気づいたらすぐにお詫びのメールとともに本来送るべきデータを添付して送信しましょう。また、お詫びのメールは新規作成するのではなく、最初に誤って送ったメールに返信する形で送ると、関連性がわかりやすくなります。

まとめ

ビジネスにおいて、関係者と情報共有の際に必須となる添付ファイル。便利な反面、セキュリティの問題が起きてしまったり、相手への失礼になってしまったりしないよう、しっかりと注意点を確認して活用するようにしましょう。

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