ビジネスメールの件名の書き方|例文・コツまとめ

みなさんは日々たくさんのビジネスメールを送るときに、どのようなことに気をつけ、心がけていますか?何気ないビジネスメールも、ちょっとした工夫で相手に伝わりやすく、また後から検索するときにも探しやすくなります。さらにはメールの開封率や返信率、業務スピードにも影響を与えます。今回は、実はとても重要なビジネスメールの件名について、詳しくご紹介します。

できるビジネスマンは件名を工夫する

くぐる、クグル、kuguru

件名を見ただけでわかるように

ビジネスメールの件名は、パッと見ただけで内容が伝わるよう簡潔に書く必要があります。メールを受け取った相手は、日々多くのメールを読んでいく中で、件名で内容が伝わらないと探すのに時間がかかる場合や気づかない可能性があります。メールの件名を伝わりやすい内容に工夫するのもマナーのひとつと言えるでしょう。

わかりにくい件名はスパム扱いされることも

メールの件名の内容が「この前のことでお話ししたいことがいくつかあります。」のように内容が不明確だったり長文になると、パッと見てメールの内容が伝わらないばかりか、場合によってはスパムと間違われたり、迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性もあります。内容を伝えたいあまり、件名を長くするのは逆効果ですので、シンプルな件名を心がけましょう。

短く具体的な件名がわかりやすい

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短すぎると内容が伝わらないことがある

メールの件名は長すぎるとパッと見て内容がわかりづらくなります。そのため、件名はできるだけ簡潔に書き、長くても15文字~20文字以内にするのが理想的です。ただし、簡潔に書こうとするあまり「打ち合わせの件」のようにあまりにも短すぎる件名では、いつの何時からの打ち合わせについてなのかわかりません。

また、他の打ち合わせと間違えて、混乱やミスにもつながり、相手に迷惑をかける可能性もあります。メールを受け取った相手が、内容についてすぐに分かるよう工夫することが大切です。件名を簡潔に書くために極端に短くすると逆効果になります。

用件の内容、日時を簡潔に書く

メールの件名には、いつの何時からの内容についての連絡なのか分かりやすくするよう、内容や日時を指定してわかりやすくなるよう工夫しましょう。

  • 1月2日11時:打ち合わせの件、1月2日:打ち合わせのご報告

他社との差別化を図りたいときは?

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見積もりなどの場合、件名に社名や担当者名を入れる

取引先にメール添付で見積書や提案資料を送る人も多いのではないでしょうか?その場合にはしっかりと差出人がわかるよう、件名に社名と担当者名を入れましょう。誰から送られてきたわからない資料では、迷惑メールやウィルスではないかと不安を与えてしまう可能性もあります。不安を与えず、業務をスムーズに進めるためにも、社名や担当者名は忘れずにしっかりと書きましょう。

  • お見積書のご案内(○○株式会社:氏名)

さらにわかりやすく重要な内容伝えるために、先頭に【】を使い、強調しましょう。

  • 【お見積書】ご依頼いただいた価格の件(○○株式会社:氏名)

【至急】【重要】の使い方に注意

先頭に【】を使うと大切な内容がわかりやすくなりますが、何度も【至急】や【重要】を繰り返すと、どれが本当に重要度の高い内容かわからなくなってしまいます。【至急】や【重要】は本当に必要な状況でのみ使うようにしましょう。

また、【至急】や【要返信】は上司や目上の人、取引先に使用すると失礼になります。使用するときは社内連絡や同僚、部下などにだけ送るように注意してください。

返信するときの件名はどうする?

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「Re:」は削除しない

「Re:」は削除せず、つけたまま返信しましょう。なぜかというとどの内容について返信かわかりづらくなり、メールソフトのツリー構造も壊れる可能性があるからです。基本的にメールの件名は、変更する理由がなければそのまま返信しましょう。

過度な「Re:」を抑える

ただし、何度もメールを往復すると「Re:」が長くなり件名がすぐにわからなくなります。あまりにも長く見づらい場合は「Re:」を調整しましょう。

まとめ

いかがでしたか?普段、何気なく使っているビジネスメールの件名について、少し工夫するだけで受け取る相手にわかりやすく親切なメールへと変化します。お互いのスムーズなコミュニケーションを取りあう上で大切なマナーであると同時に、後日にメールを検索するとき見つけやすくなり、さらにはメールの開封率や返信率、業務スピードにもプラスになります。件名の工夫についてポイントをしっかりとチェックして日々の業務にぜひ活用してみてくださいね!

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