ビジネスメールの宛先マナー|書き方の基本ルールまとめ

みなさんが毎日使うビジネスメール、宛先についてのルールやマナーについてしっかりと理解していますか?使い方をしっかりと理解していないと先方に悪い印象をあたえるだけではなく、重大なセキュリティ事故にもつながります。今回はメールの宛先についてあらためて確認してみましょう。

メールの「宛先」の基本をおさらい

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メールを送るときに必ず設定しているToやCcについて、正しい使い方を確認してみましょう。

Toは宛先

「To」は「あなた宛に送っています。」という意味で、送り先を指名したメール連絡となります。また担当者が2人いる場合にも「To」を使います。一見、一斉送信の「Cc」を使いたくなりますが、「あなたとあなたに送っています。」という二人に指名した連絡ですので「To」でそれぞれの担当者を宛先に設定しましょう。

Ccは宛先を公開して一斉送信

「Cc」は「Carbon Copy(カーボン・コピー)」の意味です。「Cc」は「あなた宛ではないですが、関係者に周知しています。」という使い方で、「To」に送った情報を共有したい場合に使います。「Cc」で送った宛先は、受信者全員が見ることができるので、「誰に送ったか」もわかります。

Bccは宛先を隠して一斉送信

「Bcc」は「Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)」の意味です。「Bcc」は「他に送った宛先は公開できませんが、あなたにも送っています。」という送信方法で、受信者は自分以外の宛先はわかりません。メールを一斉に送信したいが、誰に送ったかは隠したいときに使います。

複数人にメールを送る時に気を付けること

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Toに何も入れずに送信してしまう、CcとBccを間違えてしまう、などよくあるミスをピックアップして紹介

【ミス1】宛先をブランクのまま送信して迷惑メールフォルダに

「Cc」や「Bcc」を使うときに、「To」に何も入れずにうっかり送信するミスがよくあります。この場合、受信者は「誰に送ったメールだろう?」と不安に感じてしまいます。また、受信者側のセキュリティ設定によっては迷惑メールフォルダに振り分けられる可能性もあります。このようなミスを防ぐため「To」は忘れずに入力しましょう。

【ミス2】「Cc」と「Bcc」を間違えて送信してセキュリティ漏洩事故

つい間違えやすいのが「Cc」と「Bcc」を間違えて送信するケース。見た目も似ているのでうっかり入力ミスで誤って送信することも多いようです。しかし、重大なセキュリティ事故につながる可能性が高いミスですので、絶対にこのようなミスを起こさないようチェックシステムを徹底しましょう。

【ミス3】「Cc」でそのまま返信して、関係者以外にも情報が漏れてしまった

受け取ったメールを返信するときに、不必要な宛先まで含めて返信してしまうケース。例えば、販売代理店へ卸価格の見積りをメールで送るときに、顧客のメールアドレスも含めたまま「Cc」で返信してしまい内部情報が漏洩、取引先の信用を失うと同時に謝罪問題に発展する恐れもあります。返信先「Cc」に不要アドレスも含めたまま送信してしまうケースのミスは、セキュリティ漏洩事故ではかなり件数が多いので注意してください。

宛先が複数の場合は宛名にも注意

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まずは基本となる宛名の書き方は下記の順番です。株式会社を(株)など省略しないように気をつけましょう。

  • 会社名
  • 所属、部署名
  • 役職名
  • 名前

○○株式会社
カスタマーサービス部
課長 ○○太郎様

「To」で同じ企業内の複数人にメールを送る際には「役職順」で宛名を書くことです。名前はタテに続けても、ヨコに並べてもどちらでも問題ありません。

○○株式会社
○○太郎様 △△次郎様

複数の会社に送信する際はどうする?

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送信先の会社が複数ある場合は「誰に一番伝えたい内容か」ということが重要となります。メールの内容の関連性が高い人から先に書きましょう。

○○株式会社
カスタマーサービス部
課長 ○○太郎様

△△株式会社
システム部
部長 △△次郎様

まとめ

いかがでしたか?普段、何気なく使っているビジネスメールでもひとつ間違えると重大なセキュリティ漏洩事故につながる可能性があります。また、宛先のマナーを誤ると、受信者も快く思わない人がいるかもしれません。ぜひビジネスメールの宛名のルールやマナーをしっかりと理解して、業務をスムーズに進めましょう!

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