ビジネスの挨拶メールの基本|初めての挨拶・締め文の例文付き

みなさんは初めての相手にビジネスメールを送る場合に、どのような事に気をつけていますか?最初に送るメールは自分の印象に大きく影響するので、とても重要です。きちんとしたルールとマナーをチェックすれば相手に好印象を与え、今後の取り引きにもプラスになります。今回は初めての相手に送るビジネスメールについてご紹介します。

初めてのビジネスメールの件名は?

ペン,メール,kuguru,クグル,くぐる
日々大量のメールをやりとりするビジネスシーンの中で、知らない人から届いたメールを積極的に読む人は少ないでしょう。その中でもしっかりと相手の警戒心を解いて、少しでも多くのメールを読んでもらえるように、まずは用件と自分の情報について明記しましょう。

用件と社名、担当者名が分かるよう明記

用件:「○○サービスのご提案」「最新○○製品のご紹介」「アポイントのお願い」など
社名、担当者名:誰からのメールか分かるように自分の情報を伝えましょう。「○○株式会社:山田」
例:【○○サービスのご提案】○○株式会社:山田

件名を書く時の注意(初めまして、などスパムと間違われやすいものは使わない、など)

例えば初めての相手に営業のメールを送る場合、断られるのではないかと恐れて用件を明記しない人もいます。しかし、一見して用件がわからず、「初めまして」だけの件名では不審に思われて開封されず、場合によってはウイルスやスパムメールなど迷惑メールだと判断されてしまう可能性もあります。せっかく送ったメールが相手に読まれないのでは意味がありませんので、件名に用件を明記してメールの意図をしっかり伝えましょう。

書き出しの構成と言い回し例文

初めての相手へのメール送信の際の書き出しの書き方の解説と例文の紹介

メールを受け取った相手にとって、初めてのメールであることをしっかり伝えることが重要です。すでに取引があるように思わせるような書き出しは、相手の信用を失うので絶対にNG。
◯:まずは「初めてメールを送らせていただきます。」と、初回のメールであることをはっきり伝えましょう。
◯:また、「突然のメール失礼いたします。」もよく使われます。
△:「はじめまして」は少し砕けた書き出しになります。B to C(個人営業)ではよく使われますが、B to B(法人営業)で使う場合は相手の業種や自社のイメージにあわせて使うようにしましょう。
△:「お世話になります。」ですと、すでに取引がある場合にも使用されるため、初回のメールであることがはっきり分かる書き出しをおすすめします。

初回のメールであることの挨拶を伝えたあと、自分の会社、名前を続いて書きます。
【例文】
「初めてメールを送らせていただきます。○○株式会社:営業の○○と申します。」
「突然のメール失礼いたします。○○株式会社でマーケティングを担当している○○と申します。」

押さえたい本文の書き方のポイント

前任からの引継ぎ、新規取引先など場面別に本文作成のポイント解説と例文を紹介

初回メールの本文で大切なのは「簡潔でわかりやすく伝える」こと。自社のサービスや自分の情報をできるだけ多く紹介したいと思いいくつも用件や質問を書いてしまうと、相手に何を伝えたいのかぼやけてしまいます。はっきりと用件を伝えるためにも、まずは簡潔に本文を書きましょう。

すでに取り引きや関連性がある場合

担当者交代などで前任からの引継ぎのためメールを送る場合、件名に「新任のご挨拶」と明記すると同時に、本文にもその旨を伝えましょう。

【例】「この度、前任の△△に代わり貴社の担当をさせていただくことになりました◯◯と申します。」

また、取引先などから紹介してもらった企業に初めてメールを送る場合は、誰からの紹介なのか明記すると相手が安心できます。

【例】「◯◯株式会社の◯◯様よりご紹介いただきメールを差し上げました。」

新規取引の場合

メールを受け取った相手にとって、テンプレートで一斉送信されたようなメールよりも、自社に関心があって送られたメールの方が熱意が伝わるでしょう。なぜメールを送ったのか理由を付け加えるとより効果的です。

【例】
「貴社ホームページの◯◯サービスを見てご連絡させていただきました。」
「◯◯誌に掲載された貴社の◯◯製品を拝見しメールを差し上げました。」

締めの一文で今後の取引もスムーズに

締めの文章の書き方の解説と例文を紹介

結文も、新規取引先なのか既存取引先なのかで変化をつけましょう。

すでに取り引きがある場合

【例】
「これを機に、末永くお付き合いいただきすようお願い申し上げます。」
「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。」
「本来であれば直接伺いご挨拶すべきところですが、まずは取り急ぎメールにて失礼いたします。」

新規取引先の場合

【例】
「◯◯についての詳しい資料もご用意しておりますので、お返事いただけると幸いです。」
「不明な点があれば、お気軽にお尋ねください。」
「少しでも興味をお持ちいただけましたら、ご連絡いただけると幸いです。」
「よろしければ、貴社のご状況をお聞きしながら、最適なサービスと料金プラン、他社との比較もあわせてご説明する機会をいただけると幸いです。
早速ではございますが、下記日程の中でご都合はいかがでしょうか?」

まとめ

ビジネスメールの基本をご紹介しました。初めての相手には、メールアドレスや名前では興味を持ってもらえない場合があります。開いても問題がない、読む価値がありそうだと相手に伝わるよう、件名から気をつかってメールを作成しましょう。

関連記事

ページ上部へ戻る