ひと目でわかる!「提出」の正しい敬語表現と使い方

  • 2017-8-1

社内・社外に関わらず、報告書や見積書などの書類を提出する機会はよくあるものです。特に近年ではメールで提出することが多いようですが、その際に正しい敬語表現を使えているか不安に感じたことはありませんか?ここでは書類提出のときの正しい敬語表現とその使い方を見ていきます。

間違いやすい「提出」の敬語表現

みなさんは取引先や上司に書類を提出するとき、どのような表現を使っていますか?一度間違って覚えてしまうと、その表現を繰り返し使用することになり、相手に違和感を与えてしまうことも。そこで、まずは間違われやすい敬語表現についてみていきましょう。

「ご提出いたします」「提出させていただきます」

「ご提出いたします」はしばしばメールなどでも目にする表現のため、何気なく使用している人もいるかもしれません。しかし、提出をするのは自分が行う動作のため、自分に対して謙譲表現を使ってしまうことになります。そのため、正しくは「提出いたします」となります。また、実際には見聞きすることの多い「させていただきます」と言う表現は、自分が行うことに対して相手の許可を受け、自分がその恩恵を受ける際に用いられます。提出することに許可を受けたり、それによって自分に恩恵があると捉えるのは不自然です。また、「させていただく」という表現自体がくどいと感じる人もなかにはいるので注意が必要ですね。実際にはよく使用される表現ですが、「提出いたします」の方が文章全体がスマートにまとまります。

「提出」の正しい敬語表現

それでは次に、「提出」の正しい敬語表現について詳しく見ていきましょう。

「提出」の単語をそのまま使った表現

主にメールでのやり取りの際に用いられるのが、「提出」の単語をそのまま使った表現です。「提出いたします」「ご提出ください」のように、自分が提出する場合には「提出」+「謙譲表現(いたす)」を、先方に依頼する場合は「ご」+「提出」+「尊敬語(くださる)」を使いましょう。

「提出」を言い換えてより丁寧に

メールや話し言葉の場合、「提出」をそのまま使用した敬語表現でも違和感を抱かないという人が多いようです。しかし、送り状とともに郵送する場合は、「提出」を言い換えた方がよりフォーマルな印象を与えられます。また、メールや話し言葉でも「提出」をそのまま使用することを避け、毎回言い換えるという人も。そのため、不安な場合には「提出」を言い換えた次のような表現を使用すると良いでしょう。
添付ファイルにて送信いたします、お送りいたします、送付いたします、同封いたします、など

今すぐ使える!「提出」の例文

それでは具体的な例文とともに、「提出」の敬語表現をご紹介します。

書類などを提出する場合

○○に関する資料を添付ファイルにて送信いたしますので、ご確認ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
ご依頼いただいておりました見積書が完成いたしましたので、同封いたします。
下記の書類を送付いたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

提出が遅れてしまう場合

万が一提出が遅れてしまう場合には、謝罪の言葉とともに提出が遅れてしまう理由と提出できる日時を明記しましょう。
今週末までの提出期限でご依頼いただいておりました報告書につきまして、作業に遅れが生じております。大変恐縮ではございますが、〇月〇日までに提出いたします。ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

先方に提出を依頼・催促する場合

ご提出ください。
ご送付いただきたく存じます。
お送りいただけますと幸いです。

提出へのお礼

お送りいただきありがとうございます。
本日○○に関する書類を受領いたしました。誠にありがとうございます。

提出するときに併せて使用される表現

「提出」の敬語表現とともに、提出するときに用いられる表現も併せて覚えておくと文書作成の役に立ちます。いつも同じ定型文ばかり使用しているという方も、表現の幅を広げるためにも以下の表現を使ってみてはいかがでしょうか。
・ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・何卒ご査収のほどお願いいたします。
・ご検討いただきますよう、お願い申し上げます。
・提出書類につきまして、ご不明な点等ございましたら、○○までお問い合わせください。
・ご指導のほどよろしくお願いいたします。
これらの文の頭に「お手数をおかけいたしますが」「お忙しいところ恐縮ですが」といったフレーズを加えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
また、提出の催促する際には、相手の状況確認をする一文を加えることでクッションの役割を持たせることができます。「お願いした資料の作成状況はいかがでしょうか?」「進歩状況はいかがでしょうか?」といったフレーズを使って、相手へ配慮する姿勢を見せることも大切です。

まとめ

いかがでしたか?敬語表現は社会人としての必須スキルであるとともに、間違うことも多いものです。使い慣れていると思っていても間違って覚えている場合や、相手に違和感を与えている可能性もあるので、もう一度自分が使っている敬語表現を見直してみましょう。

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