【社内・社外場合別】退職の挨拶メールを送信するタイミングと内容

退職が決まったら、お世話になった方々には、きちんとご挨拶をしておくのがビジネスマナーです。直接相手に会って挨拶をするのが理想的ですが、今日ではメールを活用した挨拶も許容されています。以下、退職の挨拶メールを送るタイミングと内容について、知っておくべき事項をまとめてみました。

退職メールを送信するタイミングは社内と社外で異なる


退職が決まったあと、挨拶メールを送るタイミングの選択には十分な配慮が必要です。退職メールを送信する相手が社内・社外のいずれかによって、適切なタイミングも異なりますので、それぞれの場合につき解説していきましょう。

社内の人宛てに退職の挨拶メールを送るタイミング

企業内での慣例などに基づき、適切な時期を選択することをおすすめします。例えば、退職に関する人事発令がなされた日や、退職する日の1週間前など、勤務する企業によって、退職メールを送信するタイミングはさまざまです

もし、前例や社内ルールがない場合には、今までお世話になった御礼の気持ちも兼ねて、退職前の最終出社日に挨拶メールを送るのが一般的となっています。

社外の人宛てに退職の挨拶メールを送るタイミング

退職に関する事実が社内で公表された日以降で、上司など関係者の承諾を得たうえで、決定する必要があります。後任者への引継ぎに必要な期間を考慮し、退職日の2週間から3週間前に、退職の挨拶メールを送ることも少なくありません。

どのような場合にも、自分の周りの人や相手側に迷惑がかからないよう、最適なタイミングを決定する必要があります。

メールの一斉送信と個別送信を活用


自身の退職が公になった時点で、やるべき事務手続きなどが一気に増え、忙しくなることもしばしばです。したがって、退職メールの送信作業にかける時間を最低限に抑えることができるよう、複数の相手に同時送信ができる一斉送信機能と、個別送信を上手に使い分けましょう。

社内・社外を問わず、大変お世話になった方に対しては、文面についても個別に考え、1通ずつ「TO」で送信していくのが基本マナーです。今までのお礼の気持ちを込めつつ、長文になり過ぎないよう、読み手の都合にも配慮しましょう。

一方、個別にメールを送るほどではないけれど、退職の挨拶だけはきちんとしておくべき相手に対しては、「BCC」による一斉送信を活用します。宛て先を「BCC」で指定することにより、メールを受け取った側には、発信者のメールアドレスしか表示されないため安心です。しかし、もし、宛て先を「TO」や「CC」で指定すると、メールの受け手に、一斉送信した全員のメールアドレスが分かってしまうため、十分に注意しましょう。

退職メールに記載すべき内容と注意点


退職の挨拶メールを送る場合、件名は、他の業務メールに紛れてしまわないよう、「退職のご挨拶(自分の所属・氏名)」としておくことをおすすめします。また、基本的な構成内容として、以下の2項目が含まれていることを確認しておきましょう。

1つ目の項目は、「退職する日付」です。もし、有給休暇の消化などで、退職日よりも前に最終出社日を迎える場合には、必要に応じて、いつまで出社するのか、明記しておきましょう。そうすることで、メールをもらった相手にとっても、返信すべきタイミングが分かりやすく、丁寧な印象を与えられます。

2つ目の項目は、「今までのお礼」です。メールを送る相手によって表現は異なりますが、「お世話になり、ありがとうございました」といった内容を記載します。メールの最後は、明るい印象を与えられるよう、読み手の将来の発展を祈念するような結びの言葉で締めましょう。

なお、退職理由や後任者、次の就職先については、書くべきかどうかも含めて社内で相談し、コンプライアンスに反しないよう慎重な対応が求められます。退職理由を書く場合であっても、「一身上の都合により」といった表現にとどめるのが一般的です。

退職の挨拶メールの基本文例


社内宛てで一斉送信する退職時の挨拶メールについて、基本的な文例は以下のとおりです。実際には、送信する相手に合わせて、お礼の言葉などをアレンジしてみましょう。

○○部 ○○担当の皆様

お疲れさまです。お忙しいところ失礼致します。
このたび、本日9月30日付で、一身上の都合により退社することになりましたので、
ご挨拶のメールを送らせていただきました。
本来であれば、個別に直接ご挨拶すべきところですが、メールでのご挨拶となりましたこと、
お許しください。
○○部○○担当に配属されてから、皆様よりご指導・ご鞭撻をいただき、心から感謝いたしております。
今後は、○○部で培った経験を生かし、更なるチャレンジを続けていきたいと思っております。
末筆ではありますが、皆様のご活躍を祈念し、ご挨拶とさせていただきます。
今まで本当にありがとうございました。

20xx年9月30日
△△ △△

まとめ

メールの送信相手が社内・社外いずれの場合であっても、「退職」という事実は、重要な人事情報であることを踏まえ、慎重に対応しましょう。また、後悔しないためには、退職の挨拶メールを送るべき相手について、漏れがないよう、早めに確認しておくことも大切です。

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