社内メールの正しいビジネスマナー|上司の宛名・注意点など

  • 2017-9-8

みなさんは日々の社内メールでどのようなことを意識して送っていますか?社内メールと社外メールではルールやマナーが異なります。書き方などの違いをしっかりとマスターすれば、社内メールがスピーディーに送ることができ、相手にも伝わりやすくなるでしょう。今回はそんな社内メールについてご紹介します。

社内メール作成時の基本のマナー

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件名は簡潔かつ具体的に要点をまとめる

社内メールでまず重要なのが「簡潔にまとめる」ということです。では、なぜ簡潔なメールを送るべきなのでしょうか。それは相手にすばやくわかりやすく伝えるほうが、お互いの業務効率化につながるからです。

社員同士を尊重する気持ちは大切ですが、社外メールのように丁寧な挨拶文を毎回送っていては時間がかかります。社内業務で何度もやりとりをする社内メールはすばやく作成し、すばやく理解してもらうのが理想です。

ポイントは件名で用件がわかるようにすること。「資料作成のお願い」「【社内連絡】夏季休業日程の件」など、一見して内容が把握できることが望ましいでしょう。

プライベートのようなメールを送らない

社内メールはあくまでもビジネスメールです。業務連絡などのやりとりで盛り上がり、ついプライベートな内容に発展しがちです。仲の良い社員同士でもビジネスとプライベートのメールをきちんと使い分けましょう。

社内メールの宛名の敬称はどうする?

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役職がある人の場合は役職名

社内メールは短く簡潔に作成することが最適ですが、マナーはしっかりと守りましょう。

まず宛先は上位の役職(部長→課長→主任など)の順番から書きます。また、役職名はしっかりと書きましょう。

また、注意すべきポイントは役職名に「様」を付けないこと。役職名を付ければ敬語となりますので、さらに「様」を付けると二重敬語となってしまいます。

最近では社内では役職名を付けずに「さん」で統一して呼び合うケースも増えています。その場合はメールでも「さん」で統一しましょう。

役職のない先輩、同僚などは?

役職がない社員や同僚、部下には「様」や「さん」を使うことが多いようです。これは企業の雰囲気や慣例もありケース・バイ・ケースのようです。しかし、「様」を付けるのが一般的な企業で、あまり交流のない社員にいきなり「さん」では違和感をあたえるかもしれません。不安な場合、まずは「様」を付けて送るほうが無難です。

社内メールの本文の書き方マナー

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繰り返しになりますが、社内メールは長文を避けて、「短く簡潔に」が基本です。社内メールの書き出しには丁寧過ぎる言い回しは省略し、社内メールを作成するときには下記の順番で作成するとまとまりやすくなります。

  • 結論
  • 理由、原因
  • 必要行動、提案

件名:【営業報告】◯◯株式会社」

山田部長 佐藤課長 関係者各位

お疲れ様です。
営業部の◯◯です。

本日提案訪問した◯◯株式会社より◯◯円受注しました。
他社より高い見積額でしたが、◯◯製品の処理速度が決めてとなり受注に至りました。

契約資料を揃え、明日午後に再度訪問し説明、契約締結します。
以上、報告します。

社内メールで気を付けたいこととは?

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社外メールと同じくらい丁寧になってしまうこと

社内メールでも、社外に送るように丁寧な文章を毎回書いていてはお互い無駄な時間を費やしてしまいます。丁寧すぎる言い回しは避けて、簡潔な文章を書きましょう。

☓:ご検討いただきますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
◯:ご検討ください。

仲の良い同僚や上司とのメールでくだけすぎた表現を使ってしまう

仲の良い社員同士でメールのやり取りをしていると、いつの間にか友達同士の会話のような文章になりがちです。しかし、仲の良い社員同士でもビジネスとしてメールをやり取りしていることを忘れないように気をつけてください。

また、日常的に接することが多い上司へのメールも砕けすぎた文章はマナー違反です。とくにビジネスの場ですので「親しき仲にも礼儀あり」を意識して、誰が見ても違和感のないビジネスメールにしましょう。

本文が長く意味が伝わりにくい

丁寧すぎる文章は長くなりがちです。丁寧すぎないか、さらに短い文章で表現できないか、チェックしながら書きましょう。

また、本文の構成は「結果→原因→行動」の順番に書くことをおすすめしましたが、「行動→原因→結果」や「原因→所感」などの構成にすると何が言いたいのか伝わらず、文章も長くなりがちです。本文は結果から簡潔に伝えましょう。

まとめ

いかがでしたか?日々何度も繰り返す社内メール、みなさんはしっかりとルールやマナーを意識できていましたか?社内メールを短く簡潔にすることで自分も相手も業務のスピードアップにつながり、伝わりやすくなるので一石二鳥です。ぜひみなさんも取り入れてみてくださいね。

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