上司や取引先からの退職の挨拶メールへの返信方法【社内・社外例文付き】

退職の挨拶メールをもらったとき、どのようなことに気を付けて返信をすればよいか、まとめてご紹介します。最後に、具体的な返信文例も2つ付けていますので、どんなことを書けばよいか悩んでいる方は必見です。将来にわたって円満な人間関係を築くため、心のこもった返信メールを送りましょう。

退職の挨拶メールに返信する際の注意点

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退職の挨拶メールをもらったら、できるだけ速やかに返信することをおすすめします。なぜなら、人によっては、最終出社日に退職メールを送る場合もあるため、返信が遅くなると相手に読んでもらえない可能性があるからです。また、退職メールを送信した後、退職予定者は、仕事の引継ぎや挨拶まわりなどによって、離席しがちとなるケースもよく見られます。退職準備の合間など、相手の都合の良いときに、返信メールを読んでもらえる可能性を高めるためにも、早めに返信しておけば安心です。

なお、個人宛で送られた退職の挨拶メールには、返信するのが基本マナーですが、一斉送信された挨拶メールであれば、返信しなくてもよい場合があります。例えば、何年も前に名刺交換をしたものの、それ以来一度もやりとりがない相手であれば、返信をしないからといって、マナー違反を問われる可能性はありません。

退職メールの返信に記載する内容

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退職の挨拶メールに対して、返信を送りたいけれど、どんなことを書いたら良いか迷うのであれば、以下の点を参考に基本構成を考えてみましょう。具体的には、次に挙げる2つの点を盛り込めば、あとは相手との距離感に合わせて自由に記載することができます。

退職者へのお礼と退職を惜しむ気持ち

大変お世話になった方であれば、具体的なエピソードなどにも簡単に触れながら、お礼や感謝の気持ちを記載しましょう。また、相手が退職されることを知った驚きや、今後共に働くことができない残念な気持ちを、率直に表現しても構いません。

将来の活躍や健康を願う気持ち

退職の理由にかかわらず、新たなスタートを応援する気持ちで、退職される方の健康や今後の活躍を願う気持ちを簡単に記しましょう。読んだ相手がうれしい気持ちになれるよう、十分に配慮した内容で返信メールの最後を締めくくるのが理想的です。

退職メールの返信で避けるべき内容

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退職者によっては、さまざまな事情や都合があり、退職理由など詳細を公表したくないケースもあります。したがって、もらった挨拶メールに書かれていない内容について、返信メールで質問をすることはNGと考えておいたほうが無難です。具体的には、以下の3点について、気を付けておきましょう。

転職理由は聞かない

「一身上の都合」など、転職理由について一般的な記述にとどめられている場合には、返信メールで、それ以上のことを聞かないのがマナーです。

転職先は尋ねない

返信メールで、次の就職先や仕事内容を書くことも控えたほうが無難です。退職者の立場からすれば、勤務先のコンプライアンスに違反する可能性もあるため、退職の挨拶メールには次の仕事の詳細を記述できない可能性もあります。

出産や結婚などプライベートに踏み込み過ぎない

退職者とどのくらい親しい関係であるかにもよりますが、もらったメールに記載されていないようなプライベートな内容には触れないことをおすすめします。特に、結婚や出産などに関する質問やコメントは、人によってはデリケートな内容だと受け止められる可能性もありますので、相手の気持ちを汲み取った配慮が必要です。

退職メールへの返信例(社内上司宛)

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社内でお世話になったことがある上司から、退職の挨拶メールをもらった場合の返信文例を、以下のとおり紹介しましょう。

○○課長

ご無沙汰しております。
△△部でお世話になりました木村です。
このたびは、お忙しいところ、ご丁寧な退職の挨拶メールを頂戴し、ありがとうございました。
○○課長が退職されると知り、とても寂しい気持ちでいっぱいです。
今まで、○○課長には、私が△△部に配属されたときから、親身になってご指導いただきましたこと
大変感謝しております。○○課長にかけていただいた言葉を大切にし、今後も日々仕事に励んでいきたいと思っています。
退職されても、御身体には気を付けてお過ごしください。
いままで本当にお世話になり、ありがとうございました。

木村 花子

退職メールへの返信例(社外宛)

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社外の方から退職の挨拶メールをもらった場合、返信文例は以下のとおりとなります。相手との距離感なども考え、自分なりにアレンジしてみましょう。

文例
Nippon 株式会社
伊東様

いつもお世話になっております。
ABコーポレーションの加藤でございます。
お忙しいなか、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
伊東様には、御社の窓口としてご尽力いただき、いつも助けていただいたこと、大変感謝いたしております。
今後は、御社のご後任となる○○様と協力し、さらに御社との取引を拡大させるべく、
精進していく所存です。
最後になりますが、今後の伊東様のご活躍とご健康を祈念し、結びの言葉とさせていただきます。
今まで本当にありがとうございました。

ABコーポレーション
加藤 勉

まとめ

退職メールへの返信は、相手の気持ちを考えながら、お礼と応援の気持ちが伝わる内容としたいものですね。もし、返信すべきかどうか迷っているのであれば、今後、どこか別の職場で出会う可能性も考え、返信しておくことをおすすめします。

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