ビジネスメールの返信マナーを解説!件名や引用返信の例文つき

  • 2017-9-9

みなさんは毎日のビジネスメールのやり取りの中で、マナーやルールを守った返信を心がけていますか?ビジネスメールを受け取る以上、必ず返信する必要があります。返信のマナーやルールのポイントをしっかりとチェックしておけば、返信メールの業務効率化につながります。今回はそんな日々の業務に役立つ返信メールについてご紹介します。

受け取ったメールは早めの返信が鉄則

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24時間以内に返信

ビジネスメールで重要なのが「すぐに返信」するということ。当たり前のことのように感じるかもしれませんが、メールを開いて確認しても返信を後回しにしている人のほうが圧倒的に多いのです。

メールを後回しにすると、相手に不安や迷惑をあたえるだけでなく、返信を忘れてしまったり、あとでもう一度メールを読み返したりとムダな作業が発生してしまい非効率です。

逆にメールをすぐに返信する人は、仕事が早いと言われています。先方も「この人はできる人だ!」と感じるでしょう。業務効率アップのためにも、読んだらすぐ返信を心がけましょう。

検討を要する内容や時間がかかる場合にはいつ頃までに回答ができるのかの目安を提示する

すぐに返信したくても、スケジュールの調整や資料作成、上司への確認などですぐに返信できないこともあります。その場合は「スケジュールを確認し、本日16時までに改めて返信いたします。」など、いつまでに返信できるかを提示してください。

また、はっきりとした返信の時間が答えられない場合は、「内容が確認でき次第、再度ご連絡いたします。」など、できるだけ早く返信することを伝えておきましょう。すぐに返信できないからといって、何も返信せずに放っておくと、相手は不安に思うのでNGです。

返信時の件名の書き方

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相手から受信したメールに返信するときには、返信を意味する「Re.」に加筆や削除せずそのままの件名で返信しましょう。なぜそのままの件名で返信するかというと2つの理由があるからです。

業務効率アップ

返信メールを受け取った相手は、自分が書いた件名がそのまま戻ってくることで、どのメールの返信が届いたかすぐに分かるからです。

関係性がわかりやすくなる

件名を変更してしまうと受信者のメールクライアントのツリー構造が変化してしまうからです。通常の返信であれば同じスレッド内にメールが続いていくので関係性がわかりやすくなります。

しかし、ツリー構造が壊れてしまうと、送ったメールと返信で受け取ったメールが別々の場所に格納されてしまい、メール検索などに手間取ってしまうからです。

ビジネスでの引用返信の活用の仕方

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受け取ったメールの文章を引用すると引用符「>」を活用すると便利に返信ができます。例えば、相手からいくつか質問が届いた場合、その質問文を引用してから回答すれば、受け取った相手はどの質問に対しての回答なのかわかりやすくなります。

また、返信する際の文章入力の手間も省けるため、お互いに効率化が図れます。ちなみに、引用部の相手の文章に例え間違いがあっても変更や削除をしないように気をつけてください。

■受信メール
「・価格を教えてください。
・購入方法も教えてください。」

■返信メール
「> ・価格を教えてください。
価格は◯◯円となります。

> ・購入方法も教えてください。
◯◯店よりお買い求めいただけます。」

ケース別に見るメール返信のポイント

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新たな件名にして用件をわかりやすくする

「Re」の返信メールのやり取りが続いていくと、「Re:Re:Re:Re:Re:○○の件」のように「Re」が連続して、一見して件名が分からなくなります。その場合、対処方法は2つあります。

1つ目は、連続して見づらくなった「Re」を3つほどまで削除して件名を見やすくする方法です。2つ目は、「Re」の回数の番号を振って「Re:◯◯の件(6)」のように記入して何回目の返信かわかりやすくする方法です。返信メールの件名には手を加えないのが原則ですが、わかりやすくするために書き加える場合もあります。

通常件名返信「Re:価格を教えてください」
件名変更返信「【ご回答】価格を教えてください」

まとめ

いかがでしたか?ビジネスメールを受け取る以上、必ず返信メールが必要です。今回ご紹介した返信メールの件名や引用をしっかりと確認して日々の仕事に活用すると、さらに業務効率のアップにつながるでしょう。ぜひもう一度チェックしてみてくださいね。

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