【社内・社外】依頼時のビジネスメールの書き方|件名・内容・注意点など

みなさんは日々のビジネスシーンで依頼のメールを送るとき、どのような文章を心がけていますか?相手に協力をお願いする依頼メールですが、気づかないうちに一方的に押し付けるような文章になっていませんか?依頼メールのポイントをしっかりとチェックすれば、相手との関係作りにも良い影響をあたえ、日々の業務効率もアップします。今回はこの依頼メールについてご紹介します。

依頼の際は丁寧さと相手への配慮を

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ビジネスシーンで相手にメールで依頼するときに重要なのは、相手の立場を尊重すること。一方的にこちらの依頼を押し付けるのではなく、あくまで相手の力を借りて、協力してもらうために丁寧なメールを心がけましょう。

例えば、ただ「資料作成をお願いします。」と送れば用件は伝わりますが、場合によっては相手に高圧的な印象をあたえてしまう可能性があります。そこで、「ご多忙の中、大変お手数ですが」など相手に配慮した文章と組み合わせると、より丁寧な文章となります。

社内の依頼メールの書き方のポイント

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社内で依頼メールを送るときには、依頼内容が明確に伝わるよう簡潔に書くのが基本です。その中で、相手への配慮も忘れずに書き加えましょう。

件名:交通費精算のお願い
本文:社員各位

お疲れ様です。
総務部:◯◯です。

月末が近づいてきましたので
交通費が未精算の方は28日の17時までに
提出していただきますようお願いいたします。

ご多忙の中、お手数ですがご協力のほど
よろしくお願いいたします。

◯◯(氏名)

ケース別に見る社外依頼メールの書き方

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見積依頼

見積りを依頼するときに、ただ「見積りをお願いします。」だけでは、何が、どのくらい必要なのか分からず、相手も困惑します。具体的な見積り内容に近づくよう、詳細な製品名や必要個数、いつまでに必要か付け加えましょう。

まずは、下記内容にてお見積りをお願いいたします。
・製品:◯◯用Tシャツ(サイズ:M、カラー:ホワイト)
・数量:20枚
・見積希望日時:◯月◯日 17時まで
※お支払い方法も付け加えていただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

資料作成依頼

資料作成を依頼する場合も、何の資料を、誰に見せるために、どのくらいのボリュームで、いつまでに、何部必要なのかをしっかり伝えましょう。

下記のとおり資料をご用意いただけますでしょうか。
・対象資料:Web公開用製品紹介資料
・必要ボリューム:5ページ以上
・希望日時:◯月◯日午前中まで
※PDFファイルにてお送りください。
お忙しい中、恐縮ですがどうぞよろしくお願いいたします。

依頼メール作成時に気を付けること

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依頼のメールをする際に重要なのは、お願いする内容を明確にすること。丁寧な文章になりすぎて、何をお願いしているのかぼやけてしまうと、相手に依頼内容が正確に伝わらない可能性があります。以下の点に気をつけてみましょう。

1:件名

件名で重要なのは「短くわかりやすく」ということ。できれば件名をパッと見て、内容がすぐにわかるのが理想です。
(例)【見積のお願い】◯◯製品一式:△△株式会社

2:内容

件名につづいて、内容もわかりやすく簡潔に書くのがポイント。何を依頼しているのか短く明確に書きましょう。
(例)先日は貴社製品のご提案をいただきありがとうございます。
つきましては、◯◯製品一式のお見積りをいただきたくお願いいたします。

3:希望内容・日時

依頼する場合は、必ず何が、どのくらい、いつまでに必要か付け加えましょう。急ぎの場合も、そうではない場合も、希望日時を伝えないと相手が不安に感じてしまいます。
(例)まずは、下記の内容にてお見積りをいただけますでしょうか。
・製品:◯◯-A01(カラー:ホワイト)
・数量:2セット
・希望日時:◯月◯日 14時
※あわせて購入時手続きと製品納品日時もお教えいただけると幸いです。

まとめ

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