【ビジネスメール】書き出しで好印象を狙う書き方

みなさんは日常的につかうビジネスメールの書き出しについて、どんなことを意識していますか?ビジネスメールの書き出しは、一番初めに相手に読まれる重要な部分です。ルールやマナーを守り正しく送るのはもちろん、ワンポイントを加えると好印象をあたえることにもつながります。今回はそんなビジネスメールの書き出しについてご紹介します。

意外とみられている書き出し部分

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誤字脱字はNG

ビジネスメールにおいて書き出しは重要な部分です。書き出しは相手が最初に目にする部分です。受け取ったメールの書き出しから誤字脱字や誤った表現ばかりでは不安を与えるでしょう。

そのため、ビジネスメールの書き出しでいきなり誤字脱字がないよう特に気をつけ、文章を書いた後に再度見直すよう心がけましょう。

一工夫するだけで差別化が図れる

多くのビジネスメールは、書き出しを定型化していることがほとんどです。毎回文章を考えるよりも、定型文のほうがすばやく書けます。しかし、書き出しが定型化しているからこそ、少し工夫を加えて、相手の抑揚にあわせた表現や言い回しに変えるだけでも、受け取った相手は新鮮に感じるでしょう。機械的にビジネスメールを送るのではなく、コミュニケーションを深めることがビジネスメールの目的です。

一般的なビジネスメールの書き出し

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実際のビジネスメールの流れに沿って例文をご紹介します。

宛名

「株式会社◯◯ 営業部 部長 ◯◯様」
「一般社団法人◯◯ 理事 ◯◯様」

挨拶

・新規の場合
「はじめてメールを差しあげます。」
「お世話になります。」

・既存の場合
「いつもお世話になっております。」
「ご無沙汰しております。」

自己紹介

・新規の場合
「◯◯株式会社の△△と申します。」

・既存の場合
「◯◯社の◯◯です。」
「㈱◯◯ △△です。」

用件

「◯◯の件についてご相談したくメールを差し上げました。」
「表題の件の件につきまして、ご連絡いたします。」
「先日、お話ししました◯◯の件についてご相談させてください。」

相手に合わせて表現を変えよう

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ビジネスメールでは毎日何通ものメールをやりとりするため、文章内容が定型化しがちです。しかし、相手にとって、どのメールも同じようなフレーズで返信されてはつまらないでしょう。相手の文章の抑揚や状況にあわせて、文脈も変化するとコミュニケーションにつながり、より良い関係作りとなります。

例文とともに解説

では実際に例をいくつか紹介します。

【例1】ご連絡ありがとうございます。
→ すぐにご対応いただき誠にありがとうございます。

【例2】ご無沙汰しております。
→ ご無沙汰しておりますが、おかわりございませんか。

【例3】お世話になっております。
→ いつも弊社製品をご利用いただき誠にありがとうございます。

【例4】先日はありがとうございました。
→ 先日はご多忙の中、お時間をいただき、ありがとうございました。

メールの書き出しで気を付けたい点

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自分の言葉で表現することも忘れずに

同じ相手にいつも定型文でメールを送っていると、堅苦しく、機械的な印象を与えてしまします。メールのやりとりの中の会話にあわせ文脈を変化させると、相手とのコミュニケーション作りにも良い影響が出るでしょう。

ただし、注意すべきポイントもあります。変化を心がけるあまり、逆に砕けすぎる文章を送るのもNGです。あくまで相手の状況や抑揚に配慮しながら臨機応変に文脈を変化させましょう。

書き出しが長くならないように

もう一つの注意点として、書き出しは簡潔に短く書くのがポイントです。相手にあわせて文脈を変化させようと考えるあまり、書き出しで長文になると本題があやふやになってしまいます。日常会話のようなやりとりではなく、あくまでビジネスメールとして、第三者が見ても違和感のない内容にしましょう。

まとめ

いかがでしたか?日々やりとりするビジネスメールも、基本の文章を抑えると業務効率化につながり、相手のメールの内容にあわせて文章を変化するとより良いコミュニケーション作りにつながります。ぜひ今回のビジネスメールの書き出しポイントをしっかりとチェックして日々の業務に活用してみてくださいね。

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