【文例付き】催促時のビジネスメール!不快感を与えない方法とは

  • 2017-9-14

日々のビジネスシーンの中で、相手が依頼された内容をうっかり忘れてしまい、予定どおり返事がこないケース、ありますよね。その場合、業務を円滑に進めるために催促の連絡をしなければなりません。ここで重要なのが「どのように催促して、できるだけ早く回答してもらうか」です。相手を責めたり、気分を悪くするような催促では、コミュニケーションが悪化するどころか、本来の目的である回答期日がさらに延びる可能性もあります。そこで今回は重要な催促メールに付いてご紹介します。

催促メールをする前に確認すること

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「期日が近づいてきたけど、相手から連絡が全くない」という場合、焦っていきなり催促メールを送る前に、まずはこちらから送信されているかチェックしましょう。

催促メールのチェックポイント

まずは、相手に送ったメールの内容が誤っていないか確認しましょう。

  • 送信済みトレイを確認し、送信完了できていたか
  • 返信期日、依頼内容、返信先の案内は間違っていないか
  • 回答が必要だと明記しているか
  • 添付したはずのデータや資料が正しく添付されていたか

催促メールの基本マナー

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「確かに送ったはずの質問メールに返信がこない」「もしかすると相手がうっかり忘れている可能性がある」、そんな時にはいち早くメールで相手に催促する必要があります。そこで、まずは催促メールの基本構成を確認してましょう。

丁寧な言葉で

いきなり「至急返信ください」のように催促されると、あまり気持ちよくはありません。まずは期日が迫っている、または期日が過ぎていることを知らせ、失念しているようなら対応いただくように丁寧に伝えましょう。

明確に

何を、いつまでに回答してもらう予定だったか明確にしましょう。過去に案内していた内容と期日を改めて伝えると同時に、期日が過ぎていれば新たな期日を提案して、返信を促すようにしましょう。

お世話になっている感謝も忘れずに

長いお付き合いがある取引先など、いきなり一方的に催促しては、あまり快く感じないでしょう。

以上の点に気をつけて文章を作りましょう。

一度送信したメールを転送する場合

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過去に自分が送った依頼メールなどを転送すると、「この日、こちらの内容で依頼しています」とわかりやすく伝えることができます。とくに、転送メールには詳細な送信日時が記載されているため、相手も受信しているか見返せるでしょう。

ただし、注意したいのは、ただ転送メールを送るだけだと、証拠を押し付けて一方的に批難しているように思わせることも。催促メールの基本的な構成の「丁寧に」ということを忘れず、引用しながら改めてお願いするように書くのがポイントです。

【文例】催促メールで忘れてはいけない一言

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催促メールで気をつけたいのが、相手に不快な気持ちにさせて、後々のコミュニケーションや業務に悪影響を及ぼしてしまうこと。相手からの返答を急ぐあまり、関係に悪影響を与えてしまっては、結果的には間違った催促メールとなります。

相手に強制するのではなく、自発的に回答をもらえるようフレーズを工夫しましょう。催促メールで角が立たないように使うフレーズをご紹介します。

「至急お支払いください。」の意味

「お手数ですが至急ご確認の上、お支払くださいますようお願い申し上げます。なお、行き違いの場合にはご容赦ください。」

「期限が過ぎております。ご連絡ください。」の意味

「その後の進捗はいかがでしょうか。状況をお知らせいただければ幸いです。」

「メールを送りましたが、まだ返事が届いておりません。」の意味

「メールを送りましたが、届いておりますでしょういか。一度ご確認いただければ幸いです。念のため送信したメールを転送いたします。」

「間に合いますでしょうか。」「予定どおりの期日までにできますでしょうか。」の意味

「何か不明点などあれば、お手伝いさせていただきます。」

「こちらでもご協力できることがあれば、お気軽にご相談ください。」

まとめ

いかがでしたか?日々のビジネスシーンの中であまり送りたくない催促メール、できれば催促メールを送らないよう余裕をもった期日と定期的な確認を心がけたいところです。しかし、催促が必要な状況では、相手とのコミュニケーションや関係に悪影響を与えずに、すばやく前向きに返信してもらえるように心がけたいですね。今回ご紹介したポイントをチェックして、ぜひ日々のビジネスシーンにも活用してください。

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