【文例付き】ビジネスメールでの質問の書き方と注意点

みなさんは日々のビジネスシーンの中で、社内外に多くの質問メールを送る機会がありますよね。質問のメールは、状況によって口頭で質問するよりも相手に内容を伝えやすく、さらに後で見返すことができるため、お互いとても便利なコミュニケーション方法になります。そこで今回は質問メールのルールやマナー、具体的な使い方の例文をご紹介します。

メールで質問するメリットとは?

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記録に残る

ビジネスシーンで、口約束や電話だけでは記録が残らず、後から確認や見直しができません。また、解釈の相違や、言ったかどうかの勘違いなどのトラブルが発生することも少なくありません。
重要な連絡事項などは敢えてメールで質問すれば、お互いの会話履歴が残るためトラブルを抑制することができます。

相手への配慮

メールで質問することにより、相手は質問内容を確認しながら回答できます。特に複数の質問をする際には、口頭よりもメールのほうが質問内容を見返しながら回答できるため、お互い見やすくなります。

質問メールで気を付けたい敬語表現

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質問する際の敬語表現で、誤りが多いのが「伺う」の使い方。「伺う」には2つの意味があります。一つは「聞く」という意味、もう一つは「尋ねる」という意味です。

「意見を聞かせてください」という場合の「お伺いさせてください」という使い方は、「伺う」と「する」という同じ意味の動作が重複してしまい不自然です。その場合には「お伺いいたします。」「伺いたく存じます。」などに言い換えましょう。

「伺う」の使い方

☓「お伺いさせてください」

◯「お伺いいたします。」

◯「伺いたく存じます。」

メールで質問する時の基本マナー

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メールで質問をする際にはいくつか注意したいポイントがあります。

件名

件名は簡潔で短いほうが適していますが、ただ「質問です」「ご相談」だけではパッと見て内容が分からず親切ではありません。

「◯◯の使用方法についてお尋ねします」
「◯◯の参加日程についてのご相談」

など、短く内容がわかる件名にしましょう。

質問メールを送るタイミング

相手に会議や打合せ時間などをメールで質問する場合には、回答期日まで余裕があるスケジュールで送りましょう。回答期日が差し迫った場合、相手は急いでスケジュールを確認して回答しなければなりません。

また、もしも相手が質問メールに気づくのが遅れれば、回答期日までに間に合わない可能性もあります。そのため回答まで時間の余裕をもって質問メールを送るようにしましょう。

複数の質問がある場合には、1つずつ簡潔に

メールの内容によっては、一度に複数の質問をしたい場合があります。その時に文章のまま質問を重ねると長文になり、すぐに質問内容がわかりづらくなります。質問が複数ある場合は箇条書きにして、1つずつ簡潔に質問しましょう。

複数の質問がある場合の例文

先日ご提案いただきました貴社サービスについてお聞きしたいことがございます。

1:◯◯と連携できるオプション機能はございますでしょうか。
2:弊社と同じ業種での導入事例はございますでしょうか。
3:ご提案いただきました内容にてお見積りいただけますでしょうか。

ご多忙の中、お手数ではございますが
どうぞよろしくお願いいたします。

質問の回答へのお礼メールの仕方

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質問メールに対して回答返信をいただいたときに、受け取ったままお礼のメールを送らないケースがあります。相手は自分の質問のために時間を割いて対応と協力をしていただいたのです。そのように回答していただいたメールに対して、感謝の気持ちを伝えることは社会人としてしっかりと守りたいマナーです。そこで、回答に対するお礼メールの例文もご紹介します。

回答に対するお礼メールの例文

「ご丁寧に回答していただき誠にありがとうございます。」
「お忙しい中、迅速に対応していただきありがとうございます。」

また、お礼に加えて、回答していただいた事で、どのように解決できたか簡潔に内容を添えると、より具体的に感謝を伝えることができます。

感謝の具体的な内容の例文

「おかげでエラー状態からすぐに復帰することができました。」
「ご教授いただきました方法で迅速に解決でき、大変助かりました。」

まとめ

いかがでしたか?日々のビジネスシーンの中で必要となる質問メール、正しく使えていましたか?質問メールのルールとマナーを守って正しく使えば、お互いのコミュニケーションがスムーズになり業務効率アップにもつながります。今回ご紹介した内容をチェックして、ぜひ業務に活用してくださいね。

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