お願いする時のビジネスメールの書き方・文例|不快感を与えないコツ!

  • 2017-9-15

みなさんの日々のビジネスシーンの中で、メールで協力をお願いすることは珍しくないでしょう。そのときに正しいルールやマナーを知らずにお願いメールを送ると、相手に快くない印象をあたえ関係悪化にもつがなります。みなさんの送るお願いメールは、気づかないうちに失礼な表現の文章になっていませんか。今回はお願いメールのルールやマナーについてご紹介します。

お願いメールの基本構成をおさらい

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ビジネスシーンでのお願いメールには、お互いの利益に結びつくために協力をしてもらう依頼となります。お願いメールで基本的なルールやマナーを守らないと協力を得られないどころか、相手との関係悪化を招く可能性があります。まずはしっかりと構成を確認しましょう。

件名

件名で重要なのは「短くわかりやすく」ということ。できれば件名をパッと見て、内容がすぐにわかるのが理想です。

【資料作成のお願い】◯◯様用提案書:△△株式会社

書き出し・本文

件名につづいて、内容もわかりやすく簡潔に書くのがポイント。何を依頼しているのか短く明確に書きましょう。

◯◯株式会社 ◯◯様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の山本です。

先日は◯◯様へのご提案に同行していただきありがとうございます。
早速ですが、◯◯様への提案資料を作成していただきたくお願いいたします。

締め

締めには相手への配慮と協力へのお礼を伝えましょう。

ご多忙の中、恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。

お願いメールでよく使われる表現集

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お願いメールでよく使用される表現を例文でご紹介します。

お願いするフレーズ例

「お願いいたします。」
「お願い申し上げます。」
「いただけますでしょうか。」
「いただければ幸いです。」
「いただければ幸甚です。」
「いただければと存じます。」
「ご検討いただけますでしょうか。」
「ご連絡をお待ちしております。」

お願いする前に付ける丁寧なフレーズ例

「大変恐縮ですが」
「恐れいりますが」
「お手数ではございますが」
「どうか事情をお汲み取りいただき」
「誠に勝手なお願いではございますが」
「誠に厚かましいお願いではございますが」
「ご多忙の中、恐縮ですが」

その表現、不快感を与えているかも?

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普段の生活の中で使っているお願いのフレーズをメールに使うと、高圧的な態度や、一方的にお願いしている印象を与えてしまう可能性があります。そのようなフレーズをご紹介します。

【例1】「お願いします」

「お願いします」だけでは一方的に押し付けるような印象を与える可能性があります。その場合、より丁寧な

「お願いいたします。」

「お願いできますでしょうか。」

と言い換えてみましょう。

【例2】「ご確認ください」

「ご確認ください」では依頼を言い放つイメージに受け取られてしまうかもしれません。お願いすることを強調する

「ご確認をお願いいたします。」

「ご確認いただけますでしょうか。」

のように言い換えましょう。

【例3】「~してください」

「~してください」では命令口調のような印象を与えてしまいます。相談フレーズの

「していただけますでしょうか。」

「していただければ幸いです。」

などが良いでしょう。

【例4】「依頼させていただきます」

「依頼させていただきます」では相手に有無を言わせず依頼しているように感じてしまいます。より丁寧にお願いする

「ご依頼申し上げます。」

などに言い換えると良いでしょう。

この一言で好印象が残せるかも?

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修正や調整をお願いする場合に、ストレートに指摘すると相手が否定的に感じてしまう可能性があります。相手が気持ちよく修正を検討してもらえるよう文章を工夫しましょう。

調整を依頼する例文

「ご相談させてください」
「ご教示願えませんでしょうか」
「お教えいただけますでしょうか」
「◯◯様のご意見をお聞かせいただければ幸いです」
「◯◯様のお知恵を拝借できれば幸甚です」

まとめ

いかがでしたか?みなさんが日々のビジネスシーンで使うお願いメールの中にも、伝え方によって相手のサポートを得やすく工夫したり、逆に知らないうちに失礼な表現になり悪い印象を与えている可能性があります。今回ご紹介したお願いメールのルールやマナーのポイントをしっかりとチェックして、日々の業務に活用してくださいね。

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