社外メールの基本マナーとは?ビジネスで恥をかく前に要チェック!

みなさんは社外メールの正しいルールとマナーに自信がありますか?日々の業務で送る社外メールのルールとマナーを正しく理解すると、相手にも良い印象を与え、お互いの業務効率のアップにもつながります。今回はビジネスシーンで重要な社外メールについてご紹介します。

社外メールの基本構成とは?

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まずは社外メールの基本構成について、順番に確認しましょう。

宛名

宛名で気をつけるべきポイントは、会社名などを省略しないで正式名称で書くこと。(株)など省略せず「株式会社」と書きましょう。
また、最近では特定非営利活動法人、いわゆるNPO法人が増えてきました。NPO法人のほうが聞き慣れているかもしれませんが、特定非営利活動法人の正式名称を使いましょう。

意外と多いのが、株式会社を社名の前に置くべきところを後ろに置いてしまうなど、前後の置き間違えミス。こちらも失礼ですので気をつけましょう。

あいさつ

頻繁に使われるのが社外には「お世話になります。」「お世話になっております。」というフレーズです。挨拶は長い文章だと読み手にも負担となりますので、簡潔な内容を心がけましょう。

自己紹介

社外メールを送る場合も簡潔な自己紹介を書きましょう。メールクライアントによってはメールアドレスのみ表示されて、登録名などが反映されず、名乗らないと誰からのメールかすぐにわかりづらくなります。

用件

メールを送る主旨を簡潔に伝えます。ここでは概要のみで、ひと目でわかるようにしましょう。

例文で見る社外メールの基本構成

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では、ご紹介した内容に沿って例文をご紹介します。

宛名

「株式会社◯◯ 営業部 部長 ◯◯様」
「一般社団法人◯◯ 理事 ◯◯様」
「◯◯有限会社 ◯◯様 △△様」

あいさつ

「お世話になります。」
「いつもお世話になっております。」
「ご無沙汰しております。」

自己紹介

「◯◯社の◯◯です。」
「(株)◯◯ △△です。」

用件

「◯◯の件についてご連絡いたします。」
「表題の件の件につきまして、メールを差し上げました。」
「この度はご相談させていただきたく連絡いたします。」

社外メールで気を付けたい敬語

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自身の行動に「ご」や「お」をつける

「ご」や「お」は、相手の行動に使う敬語ですので、自身には使わないよう気をつけましょう。

「?」を使う

ビジネスメールではあまり「?」を使いません。「~でしょうか。」のような質問文でも、「?」ではなく「。」を使用します。

件名に【至急】や【要返信】を使用する

上司や目上の人、取引先へメールを送るとき、件名に【至急】や【要返信】をつけると、急かしている意味合いが強く、失礼になります。使用するときは社内連絡や同僚、部下などに範囲をとどめて送るように注意してください。

ケース別に見る社外メールの注意点

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複数の宛先にメールする場合

Toは宛先

「To」は「あなた宛に送っています。」という意味で、送り先を指名したメール連絡となります。また、担当者が2人いる場合にも「To」を使います。一見、一斉送信の「Cc」を使いたくなりますが、「あなたとあなたに送っています。」という二人に指名した連絡ですので「To」でそれぞれの担当者を宛先に設定しましょう。

Ccは宛先を公開して一斉送信

「Cc」は「Carbon Copy(カーボン・コピー)」の意味です。「Cc」は「あなた宛ではないですが、関係者に周知しています。」という使い方で、「To」に送った情報を共有したい場合に使います。「Cc」で送った宛先は、受信者全員が見ることができるので、「誰に送ったか」もわかります。

Bccは宛先を隠して一斉送信

「Bcc」は「Blind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)」の意味です。「Bcc」は「他に送った宛先は公開できませんが、あなたにも送っています。」という送信方法で、受信者は自分以外の宛先はわかりません。メールを一斉に送信したいが、誰に送ったかは隠したいときに使います。

添付ファイルがある場合

ファイルサイズが大きくなると送受信や表示が重くなるだけではなく、相手のメールサーバーに負荷がかかるのを防ぐために受信を拒否されてしまうこともあります。

また、最近では外出時にスマートフォンでメールをチェックしている人も多く、大きなファイルが閲覧できない可能性もあります。
そこで、メールにファイルを添付する際には、最大サイズが2~3MBまでを心がけましょう。

また、複数のファイルを添付して一度に送信する場合や、大量のデータを送る必要がある場合にはZIP形式に圧縮して送信するようにしましょう。

添付内容によってはアクセス制限をかける

見積りや契約書、関係社外秘などの機密性が高い資料は、必ずパスワードを設定するなどアクセス制限をかけましょう。企業の信用性にも影響しますので、自己で判断せず、企業のセキュリティ方針に沿ってしっかりとアクセス制限を設定しましょう。

まとめ

いかがでしたか?日常的に使う社外メールでも、ルールやマナーをひとつひとつチェックしていくと、意外と気付かないミスをしているケースもあります。ぜひもう一度見直してみてくださいね。

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