源泉徴収票を紛失!市役所ではできない再発行の方法を解説

  • 2017-9-17

確定申告やローンなどの契約の際、また保育園に子どもを入園させる際等に必要になる「源泉徴収票」。源泉徴収票は12月に勤務先から受け取ることが一般的です。

しかし、確定申告(翌年2月中旬~)や保育園の申し込み(地域によって異なるが翌年10月~であることが多い)などの源泉徴収票を必要とするタイミングまでには日数がかなりありますので、紛失してしまう人もいます。

そんな時はどうすればいいのでしょうか?今回は、源泉徴収票の再発行に関するさまざまな情報をご紹介します。

源泉徴収票はどこで再発行できるの?

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源泉徴収票を紛失した際にはどう対処すればよいのでしょうか?結論からいうと、源泉徴収票の再発行は可能です。

基本的に、源泉徴収票は依頼に応じて、再発行しても良い書類とされています。そのため、必要な手続きをきちんと行えば、問題なく再発行できるケースがほとんどです。

源泉徴収を再発行してもらう場所

源泉徴収票を再発行してもらうためには、発行元に再発行の依頼をします。市区町村の役所ではないので注意しましょう。

そして発行元に、必要な書類を提出します。その際に、本人であるということと、会社に在籍していたことが確認できる書類が必要になりますので気をつけましょう。

源泉徴収票の再発行にかかる期間

源泉徴収票の再発行を依頼してから、再発行されるまでにはどのくらいの時間がかかるのでしょうか?発行元のシステムや体制によって異なってきます。基本的に即日〜2週間くらいと考えておきましょう。自社で源泉徴収票の発行を行っている場合は、再発行にほとんど時間がかかることはありませんが、外部に委託している会社の場合は、少々時間がかかります。急ぎの場合は、申請するときに必ずその旨を伝えましょう。

手紙で再発行を依頼する

もし、転職後に再発行の連絡がしにくい場合には、手紙という方法もあります。直接お願いする、または電話で依頼する方がより良いですが、どうしても連絡しずらい場合は、文章で発行依頼の連絡をとりましょう。以下が手紙の例文です。

前略
御無沙汰しております。以前、御世話になりました○○です。このたび、年末調整にあたり貴社での源泉徴収票が必要となりました。
つきましては、ご多用の所お手数をおかけし誠に恐縮ですが、源泉徴収票郵送のお手配を宜しくお願いします。
なお、勝手なお願いではございますが、○月○日までに入手したく、よろしくお取り計らいをお願いいたします。

詳細については次の通りです。

氏名:(あなたの名前)
住所:(勤務当時の住所)
現住所:(現在の住所)
勤務した時期:平成○年○月~平成○年○月
うち、源泉徴収票が必要となる時期: 平成○年○月~平成○年○月

以上のように、できるだけ、敬意を表す心遣いをみせましょう。

公務員は電話で再発行の申し込みができる

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国家公務員や地方公務員、公立学校職員等は、前年分の源泉徴収票に限り、電話で再発行を申し込むことができます。

24時間対応(地方公務員に関しては業務時間内)の専門電話による「各種証明書等再発行自動受付サービス」があり、ここから源泉徴収票の再発行の依頼ができます。ここでは、他にも年金額改定通知書、年金支払通知書、扶養親族等申告書の再発行が可能です。

まず、再発行受付専用電話番号にかけ、音声ガイドに従って年金証書記号番号の「A」を除いた11ケタの数字をいれます。その後、ガイダンスに従い再発行の必要な書類をリクエストします。電話受付1回につき、各種証明書1枚の発行となります。また、再発行された各種証明書は、あらかじめ登録してある住所あてに送られます。

源泉徴収書を再発行してもらえない場合

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従業員が源泉徴収票の再発行を求めた場合、所得税法により会社はその依頼を拒否することはできません。源泉徴収書を再発行してもらえないとき、一番にやるべきことは問い合わせをすることです。行き違いの可能性もあるので、まずは確認を取ってみましょう。
ですが、会社によっては何らかの理由によって、源泉徴収票の発行を拒むケースがあるようです。

・会社が倒産してしまった場合
・会社の業績が悪い場合
・退職する際に、会社といざこざがあって辞めたような場合

このような場合において、源泉徴収票を発行してくれないケースがあるようです。そういう場合は、まず会社に「所得税法に反している」ことを伝え、「税務署に相談する」意志があることを伝えましょう。

それでも、再発行を拒否された場合は、すぐにその会社を管轄する税務署へ相談しましょう。

どの税務署が管轄しているかは、国税庁のサイトから簡単に調べられます。そして、税務署が出してくれる「源泉徴収票不交付の届出書」という書面を提出しまします。そうすれば、税務署からその会社へ行政指導が入り、源泉徴収票を発行してもらうよう指導してもらえます。

公的年金等の源泉徴収票も再発行可能

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「公的年金等の源泉徴収票」とは、厚生年金や国民年金などを受け取った方に、その年度に支払われた年金の金額や、源泉徴収された所得税額等をお知らせする、日本年金機構から郵送される書類です。

年金の金額や源泉徴収された所得税額等が記載された書類として、確定申告の際に必要となります。
公的年金等の源泉徴収票を紛失してしまった際にも、源泉徴収票の再交付をお願いすることができます。再交付の方法は、いずれかの2通りです。

・電話
・年金事務所等に直接出向く

もっとも手軽なのは、電話で源泉徴収票の再交付をお願いする方法です。「ねんきんダイヤル」へ電話し再交付をお願いします。

その際には、お手元に「基礎年金番号」を用意しましょう。電話での再交付申請の際には、つぎの事項が確認されます。

・再交付をお願いするご本人の基礎年金番号、氏名、生年月日、住所
・電話をかけている方の氏名、ご本人との続柄、電話番号

再交付された源泉徴収票は、日本年金機構に登録されているご本人の住所宛てに郵送されます。

また、電話による再交付の場合には、送付まで2週間程度かかるため、お急ぎの場合は、お近くの年金事務所に出向いて再交付を依頼することをお勧めします。

まとめ

再発行の手続きについて理解いただけましたか?もちろん、原本を紛失しないのが一番です。しかし、紛失してしまった際には、再発行が可能な書類ですので、慌てず手続きをしましょう。

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