業務日報はどうやって書く?わかりやすい例文と書き方を解説!

一日の仕事を振り返り、その日に何があったのかを報告するために有効なのが、業務日報です。企業によっては、毎日提出することを義務付けられており、その内容は詳細に書く必要があります。

曖昧な内容ではしっかりと上司に伝わらず、自分の頑張りも認めてもらえないかもしれません。そこで今回は、業務日報を正しく的確に書くためには、どのような点に注意すればいいのかを見ていきましょう。

業務日報の役割と必要性とは


はじめに、業務日報の役割と必要性についてしっかり知る必要があります。重要性を理解することで、日報を書くためにはどのようなことが必要なのかが見えてくるはずです。

業務日報が果たす役割と必要性

業務日報は、普段の出来事を書く日記とは違います。その日の仕事を振り返り、情報を全て網羅する必要があります。何が上手くいってそれをどのように改善するのがいいのかを記し、次の仕事に活かせる内容であることが大切です。

良い日報を書くためには、その日の仕事で良い成果を挙げることも必要になってきます。失敗ばかりの内容では、日報の内容が乏しくなり、評価にも大きく影響してしまうからです。

日報を提出することによって、社内で情報を共有することができ、お互いを刺激することもできます。もっとライバルより成果を出したいという競争心を煽ることができ、お互いのためにも、企業のためにもプラスに働く点が、業務日報が必要な理由と言えます。

業務日報に書かなければならない内容


業務日報がなぜ必要なのかを理解していただけましたか?では、具体的にどのような内容を書かなければならないのかについて確認していきましょう。

一般的な業務日報に盛り込まれている内容について解説

基本的な業務日報の内容としては、以下のようになります。

今日の目標

その日ごとにどのような目標を持って行動するのかをしっかり書きましょう。目標がしっかり定まっていることで、取るべき行動は大きく変わってきます。まずは目標を立てることを忘れてはいけません。その際は、しっかり達成できる範囲の目標を現実的に定めるのがいいでしょう。

結果

目標のために行動して、その日の結果はどうだったのかを的確に記しましょう。嘘の報告をするわけにはいかないので、結果はしっかりと受け止め、包み隠さず報告することが大切です。

良い点

結果が失敗だったとしても、全く良いところがなかったとは言い切れません。そのため、その日の業務内でどのような点が良かったのかを記し、前向きな内容にする必要があります。もちろん実績がしっかり出たときも、成功の要因をしっかりと書き、良き報告が伝わるようにすることも心がけましょう。

改善点

失敗しただけではなく、反省点を振り返ることも大切です。なぜ失敗したのか、原因をしっかり突き止めなければ次の成功につなげることは困難です。成功したときも、ここはまだ改善できる、もっと良くできるなど向上心を示しましょう。

明日はどうするのか

全ての総括として、明日はどうするのかの目標も立てておきましょう。そして次の日の、新たな目標をもとに悪かった点を改善し、大きな成功へとつながる内容が望ましいです。

例文で見る!わかりやすい業務日報


どのような内容を書けばいいのかを理解したところで、次は例文を交えて業務日報について学んでいきましょう。分かりやすい例文をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

業務日報の書き方と例文を紹介

項目ごとに分かりやすいように、見出しを付けて目立たせることが大切です。具体的な例文を見ていきましょう。

今日の目標、作業

何時~何時まで何をしていたか
何をする予定なのか

結果

達成できた点、進捗状況などを分かりやすく記載

良かった点

達成できた点。失敗したがここは良かったので、次にはこういうふうに活かせそう、など

課題

掲げた目標を達成するためにはあのときこういった行動を取るべきだった、など

次の目標

本日の結果と改善点を踏まえ、次はもっと改善できるように行動する、など。業務日報には基本的に決まったフォーマットは存在しません。企業ごとに指定された形式があるのであれば、そのルールに従い適切な形式で提出するのが望ましいです。

より効果的な業務日報にするためのコツ


適切な業務日報の書き方は理解したものの、なかなか上手く書くことができなくてお困りの方のために、業務日報のコツをご紹介します。最終的には自分の言葉で表現する必要がありますが、ここで紹介した内容を参考にして良い業務日報の書き方をしっかり覚えていきましょう。

業務日報をより効果的にする書き方のコツについて解説

その日一日にどのようなことを行ったかを思い出すのは、なかなか難しいものです。逐一行動を記録することもできないので、予めスケジュール表を作り、日報を書く際にすぐに思い出せるようにするのがいいでしょう。また、反省点を記載するときは、できなかったことを書くのではなく、できたことも書くことが大切です。反省点ばかりではモチベーションも下がり、内容も暗いものになってしまいます。そのような日報を提出することで読む側もマイナスな印象を受けるため、失敗も前向きに捉えることが必要です。

まとめ

いかがでしたか?業務日報は、箇条書きで分かりやすく簡潔に書くもので、通常の日記とは違います。適切な形式と内容を理解し、失敗したときも後ろ向きのままではいけません。常に次に繋がる内容であることが望ましく、企業全体の活力になるような内容の業務日報を心がけましょう。

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