ビジネス敬語で使える「念のため」の正しい用法

  • 2017-8-2

社会人経験が長い人でも間違うことのあるビジネス敬語。特に会話や電話、メールなどの文書作成など場面に合わせて使い分けが必要な表現や単語もあるため意外と難しいものです。今回はビジネス敬語で使える「念のため」についてみていきます。

ビジネスシーンで避けたい曖昧表現

基本的にビジネスシーンでは曖昧な表現を避けた方が良いとされています。まずは、なぜ曖昧表現を避ける傾向にあるのか、またどのような表現が不適切であるかをご紹介します。

曖昧表現が嫌煙される理由

ビジネスシーンで曖昧な言い回しは避けた方が良いとされています。それはフォーマルな印象が薄れるというだけではなく、正確な意味が伝わりにくかったり、誤解を招く原因となったりする可能性もあるからです。そのため、社内・社外の相手とのコミュニケーションを円滑にするためにも、可能な限り曖昧な表現は避けることが大切です。

「一応」や「とりあえず」はビジネスに不適切

ビジネスで用いられる曖昧な表現の一つに「一応」や「とりあえず」があります。口癖のように使用している人もいるようですが、ビジネスシーンでは幼稚な印象を与えることもあり不適切です。特に自信がないときにはこれらの曖昧な表現を多用する傾向にある人も多いようですので、気を付けましょう。

仕事では「一応」ではなく「念のため」を使う

時にはビジネスシーンでも曖昧な表現を使わなければならないこともあるでしょう。そこで、敬語を用いるシーンでも使用可能な言い換えの表現をみていきましょう。

「一応」は「念のため」に言い換える

「一応」は曖昧な意味を持つというだけではなく、話し言葉として認識している人も少なくありません。そのため「一応」をビジネスシーンで使用することは失礼にあたると感じる人も。そこで敬語を使うシーンで役立つのが「念のため」という表現です。「念のため」はビジネスメールでも目にすることのある表現ですので、フォーマルな場面でも問題なく使用できます。

その他の曖昧表現言い換え

「一応」以外にも話し言葉や日常生活で使われる曖昧表現はたくさんあります。
たぶん→おそらく
とりあえず→まずは
できるだけ→精一杯、可能な限り
はやめに→迅速に
これらの表現を覚えておけば、どうしても明確な回答が出来ない場合にも活用できますね。

改まったメールや文章の場合は「念のため」も避けた方が良い

先ほども言及した通り、ビジネスシーンでは曖昧表現を避けるのが良いとされています。特に改まったメールや書類の場合は、「念のため」も使用しないようにしましょう。

「念のため」が使われる2つの場面

「念のため」は主に以下の2つのシーンで使用されています。

連絡や報告

社内連絡や報告をする場面は「念のため」が頻繁に使われます。特に上司や同僚とのメール内で用いられ、業務の進歩状況や取引先との話し合いで出た話題などを連絡、報告する際に使うケースが多々あります。また、必ず伝えなければならない内容ではないけれども上司の耳に入れておきたい情報を伝えるときにも使われます。

確認や催促

作成した資料や文書を仕上げる際や、許可は必要ないけれど内容が間違っていないかを上司または取引先に確認してもらうときに用いられます。相手にメールや書類が届いているかを確認する場合に使われることも。また、相手に依頼した書類やメールなどが期限までに届かなかった場合には直接的に催促をするのではなく、メールの不調や誤解があった可能性も考慮して「念のため再度ご確認をお願いいたします」のようにクッションとして使われることもあります。

ひと目でわかる「念のため」の例文


ビジネスシーンでは、特にメールや電話でのやり取りの際に「念のため」という表現が良く用いられています。それでは実際にどのように「念のため」が使われているのかをご紹介します。

連絡や報告するとき

〇〇の件につきまして、念のため報告いたします。
下記内容のクレーム対応に関しまして、念のためお知らせいたします。
念のためのお知らせですが、上半期報告書の提出期限が〇月〇日に迫っております。

確認するとき

念のため、添付資料の受領確認のご連絡をいただけますでしょうか。
〇月〇日のミーティングの件ですが、すでにご存じのことと思いますが、念のため詳細を再送いたします。

依頼や催促するとき

先日〇〇の件につきましてメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか。念のため先日のメールを再送いたしますので、ご確認をお願いいたします。
念のため、お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
念のため前回の会議資料をお送りいただけますでしょうか。

まとめ

「念のため」の使い方や例文をご紹介しましたが、いかがでしたか。「念のため」のような曖昧な意味を持つ表現はさまざまなシーンで使えて便利です。しかし、ビジネスでは伝えたい内容がわかりにくくならないよう使い分けることが大切です。正しい使い方や表現をマスターして、相手に配慮した言葉選びを心がけましょう。

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