【必携ビジネスマナー】メールを送信・返信する際の最低限ルール

  • 2017-8-8

メールは便利な連絡手段ですが、きちんとビジネスマナーを守った上で利用しなければ、相手に失礼となる可能性もあります。仕事相手との連絡がスムーズにできるよう、最低限注意しておきたい事項について、まとめてご紹介しましょう。

場合によって使い分け!ビジネスメールの基本的なマナー


メールは、上手に使いこなせば、ビジネスを効率的に進めるうえで便利な連絡手段となります。ただし、シチュエーションによって、メールのみによる連絡は避けたほうがよいこともありますので注意が必要です。ビジネスマナーとして、以下に該当する場合には、十分配慮をしたうえでメールを使用することをおすすめします。

緊急を要する場合

限られた時間内に、確認や返信を必要とする連絡を行なうときには、メールだけでなく、電話も併用するのが基本的なビジネスマナーとなっています。なぜなら、メールのみの連絡は、相手が気付かない可能性もあるからです。メールを送る前か後に、「メールを送っています(送りました)ので、ご確認いただけますか?」とひとこと電話や対面で伝えることで、お互いに気持ちよく仕事を進めることができます。

重要事項について連絡をする場合

機密事項や経営の根幹にかかわるような重要事項は、基本的にメールは補足的な連絡手段として使用するのがビジネスマナーです。送信ミスやエラーなどの可能性も考えて、対面による連絡や相談が基本だと認識しておきましょう。

相手が忙しいことを想定して!ビジネスメールは読みやすさが重要

仕事が忙しいときには、1日で数百という多数のメールをやり取りする人もいます。したがって、ビジネスメールを送る際には、読み手に分かりやすいよう、件名(タイトル)や内容構成を工夫することも大切です。具体的には、以下の点に気を付けてメールを作成していきましょう。

分かりやすい件名(タイトル)をつける

どのような内容のメールか、一目で分かるようなタイトル付けが重要です。例えば、「○月○日の出店イベントに関するご相談」など、具体的な内容であれば読み手にも伝わりやすくなります。ただし、文字数が長すぎると途中でタイトルが切れてしまう場合がありますので、短めのタイトル付けを心がけましょう。

長文メールは、冒頭に要旨をつける

メールの本文が長文にわたる場合には、冒頭を読めば全体の内容が把握できるよう、要約文を付けることをおすすめします。

見やすいように、見出しや小見出しをつける

だらだらと長い文章を続けるのは、メールを読みにくくしてしまう原因となります。内容によっては、見出しや小見出しをつけてテーマごとに整理し、必要に応じて箇条書きも活用しましょう。

初めての相手に送るビジネスメールのマナー

初めてメールを送信する相手には、失礼に当たらないよう、いつも以上に配慮が求められます。相手から直接メールアドレスを知らされていない場合には、特に注意が必要です。
例えば、「△△様よりご紹介いただきました○○と申します。」など、相手との関係性について、説明を一言加えておきましょう。
また、一般的に、ビジネスメールの書き出しは「お世話になっております。」が使われますが、初めての人に対して同じ表現を使うことはできません。「突然のご連絡失礼いたします。」などを書き出しとしましょう。

なお、メールは、複数の相手に同時送信することもできます。情報を共通する必要があれば、「CC:」および「BCC:」も上手に活用しましょう。ちなみに、「CC:」を使うとそのメールを受信した人全員のアドレスがメンバーに知られることになります。誰にメールを送っているか、自分以外の人に知らせたくない場合には「BCC:」を使います。
送信メールの最後には、名刺代わりとして、自身の所属や連絡先を付けておくことも大切です。あらかじめ、所属会社の社名や担当部署、自分の直通連絡先などが入った定型の署名を作成しておくと重宝します。

メールの返信や転送時に気を付けたい!ビジネスマナーまとめ

メール連絡をスムーズに行なうために、返信や転送に関するルールを知っておくことも重要です。該当のメニューボタンを押せば、簡単に返信・転送メールを作成できますが、件名(タイトル)や送り先が正しいか、送信ボタンを押す前によく確認しましょう。なお、具体的なチェックポイントについては、以下にまとめていますので、参考にしてみてください。

返信のマーク「Re:」や転送のマーク「Fw:」は1つになっていますか?

例えば、同じ相手とのメールのやりとりが複数回にわたると「Re:Re:Re:」と記号が連なっていることもあります。見にくいので、各マークは1つにしておきましょう。

タイトルを変更する必要はありませんか?

返信または転送ボタンを押すと、自動的に受信したメールのタイトルが入った状態になっています。もし、相手にとって分かりにくいようであれば、タイトル自体も書き換えておきましょう。

引用を効果的に使っていますか?

内容によっては、相手が以前のメールを読み返す手間を省けるよう、引用機能を利用するのがマナーです。引用文については、本文と区別するために記号「<」や「<<」が付いていることを確認しておきましょう。

まとめ

上記でご紹介したビジネスマナーを理解できていれば、メールでのやりとりに関して、基本的に自信をもって進めることができるはずです。もし分からないことが生じたら、読み手にとってどうするのが最適かを考えて対応してみましょう。

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