どう謝罪するのが正解?ビジネスで必須の謝罪メールの書き方(社内/社外)

何かと失敗してしまうこともあるのが、ビジネス上でのやり取りというものです。全て順調に上手くいけば、それに越したことはありませんが、ちょっとしたミスは誰にでも起こり得ることでしょう。大切なのは、その後の対応です。 ミスしたことをいつまでも引きずるのでなく、謝罪の気持ちを相手に伝えることが大切です。そういった謝罪の際に、どういったメールの文面にすれば良いのか、一つ一つ見ていきます。

謝罪メールの件名はわかりやすく!

謝罪メールの件名はシンプルに

謝罪メールにおいては、まずメールの件名がポイントになってきます。どんなメールでも件名は重要ですが、特に謝罪のメールであればより重要度が上がってきます。
それは、相手が感情的になっている可能性があるためです。感情的な相手に対して、その感情を逆撫でするような件名にしてしまっては、逆効果です。したがって、件名は謝罪する内容と意志を表明するシンプルなものにしましょう。

件名の具体例

例えば、メールを誤送信してしまった場合には、件名に「誤送信のお詫び」、あるいは、サービスに不具合が生じた際には、「○○サービス不具合のお詫び」など、内容をシンプルにすることがポイントです。

最後に、お詫びという言葉を入れるのを忘れないようにしましょう。そうでないと何のメールなのか、相手にとって伝わりにくくなり、最悪の場合、メールを見てもらえない可能性も出てきます。そういって意味で、お詫びという文言を入れておくことで、謝罪の意志を表明することが大切です。

【社内】謝罪メールの書き方の基本

誠意を持って謝罪メールを書く

それでは、社内の場合の謝罪メールの書き方について見ていきます。社内の場合、社外取引のケースより、ミスに対する寛容度は上がるでしょうが、それでも誠意を持って謝罪をすることが大切です。

例えば、会議に欠席してしまった場合などには、「お約束していましたのに急用で不在をし、たいへん失礼いたしました。」などと、お詫びのメールを入れることで、謝罪の意志を表明しましょう。

社内の場合、できればメールだけではなく、直接相手に謝罪するのもポイントです。同じフロアや同じビル内で働いているのあれば、直接関係者のところに行って謝罪するようにしましょう。

【社外】謝罪メールの書き方の基本

今後同じミスを繰り返さないことを誓約する

社外の場合、お詫びの意志を表明することだけでなく、以後ミスを繰り返さないということを強調することで、クライアントの信頼回復に努めましょう。当然、謝罪の意を示すことも重要になってきますが、今後も取引が続く相手として、我々は信頼できる取引先ですということをアピールすることもポイントです。

謝罪と共に、今後の方針も添えておくことで、相手の機嫌を損ねないようにするメールを送りましょう。
例えば、「この度はご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。このようなことを繰り返さないように、以後、気をつけます。」などと、謝罪の意と共に、今後同じようなミスをしないことを誓約することも心がけておきましょう。

誠意が伝わる!謝罪メールの注意点3つ

謝罪の意志を簡潔に表明する

まず、一番大切なのは謝罪の意志を簡潔に表明することです。「申し訳ございません」、「お詫び申し上げます」などという言葉を用いて、相手に伝わるようにお詫びのメールを入れましょう。その際に、メールの件名も簡潔なものにすることで、相手の感情をこれ以上逆撫でしないようにすることもポイントです。

今後の方針を示す

続いて大切なのは、お詫びと共に、今後同じようなことを繰り返さないという意志を表明することです。お詫びをするだけだと、謝罪された側はスッキリと許そうという気分にはなりません。今後の方針が示してあって始めて、今後も取引を継続していこうという気持ちになるものです。
そういった意味で、お詫びと共に今後の方針を適切に示すことで、相手の信頼回復に努めましょう。

直接話せるのであれば、直接謝罪に出向く

最後の注意点はメールだけでなく、直接話せるのであれば、直接出向いた方が良いということについてです。社内の人間であればもちろんのこと、クライアントの場合でも、直接出向けるのであれば、菓子折りなどを持って謝罪しに行くというのも大切なポイントになってきます。
メールよりは電話、電話よりは直接謝罪する方が、謝罪する側の意志も伝わりやすくなりますので、そういった点も頭に入れておくと良いでしょう。

 まとめ

メールでの謝罪について、件名や文面についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?
ビジネスにおいて、ミスをしない人間はいないでしょう。したがって、ミスをした時にどういった対応をとるかで、その人の価値は大きく変わってきます。メールの件名や文面一つとっても、ビジネスマンに相応しい対応をすることで、あなた自身も、そして会社としてもお客様から信頼していただけるようになります。是非、そういった部分も意識しながら、謝罪メールを送るようにしましょう。

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