失礼のない伝え方は?欠席のビジネスメールの書き方【例文付き】

皆さんは仕事にて欠席を伝える際の連絡をしたことはありますか? もしした事がない、と言う方は1度考えてみてください。 例えば取引先の方と、予定していた会食に 急用で参加できなくなってしまったら……? 突然の事態に焦ってしまわぬよう、本記事では 欠席を上手に伝える方法を、シーンごとに例文を交えて 解説していきますのでぜひ最後までご覧ください。

その欠席連絡、メールで大丈夫?

急ぎの場合では、メールで連絡してしまう方法は一見するとたしかに便利な方法かもしれません。ですが、知人、友人に送るようにしてメールすることは簡単でも上司や取引先と言った、目上の人に対して送るメールはそれらとは全く違いますし、断りの連絡というのも、そう多くするものでもないはずです。

意外と、どうしたらいいか……と悩む方は多いのではないでしょうか。では、まずメールでの連絡は「アリ」なのかどうかを考えてみましょう。

まず、直前の連絡。つまり急遽欠席することになってしまったという場合ではメールでの連絡は基本的に「ナシ」でしょう。というのも、メールの場合、相手が常時確認がとれる状況かどうかはわかりません。もしもその連絡を確認でき無かった場合は、どれほど正しい文法で欠席を伝えていたとしても相手方から怒りを買う結果になりかねません。なので、直前の場合では電話にて連絡するのがベターです。ですが、もしもまだ少し時間に余裕がある場合ではメールから連絡した方がいい事もあります。

突然電話をして要件を伝えるのでは無く、メールにて相手の状況を伺い、その上で改めて電話にて謝罪をする、というのがいいでしょう。欠席が分かった時点でどれくらい時間があるかによって、使い分けるといいですね。

【社内】欠席メールの書き方と例文

社内での欠席連絡といえば、飲み会、宴会が多いのではないでしょうか。しかし気の知れた同僚ならいざしらず、上司へ向けたものともなれば気軽に連絡するわけにもいかない場合もあります。では実際に例文で解説していきます。ここでは送り主を山田さんと設定します。

件名:○○日の宴会について

お疲れ様です、山田です。
今回は○○日の宴会にお誘い頂き、ありがとうございます。

私用で大変申し訳ございませんが、当日は都合が悪く
残念ですが参加できそうにありません。

次回の機会がございましたら
ぜひ参加させて頂きたいと思いますので、
その際はまたお誘い頂けると嬉しく思います。

私用で参加できない事、重ねてお詫び申し上げます。

以上取り急ぎ、御返事申し上げます。

ポイントとして、まずは「感謝」から入ることです。誘って頂いたことを感謝し、それを伝える。

次いで、簡潔に、かつ的確に用件を伝えましょう。よくありがちなのは丁寧にしようとするあまり長々とした文面になってしまい、結局なにが言いたいのかがわからなくなってしまうケースです。それではせっかくメールを送ったのに伝わらない、と言うことにもなりかねません。なので簡潔にし、その日は行けません!と言うことを的確にするのです。もちろん、謝罪を置いてから伝えるのを忘れずに。

その後に、次の機会には参加したいのでまた誘ってください、という旨を伝えます。こうする事で、本当はいきたかったけれど今回は行けずに残念でした、と伝わりますよね。

ご自身の友人を例に考えてみて下さい。あなたが飲み会に誘って断られたとします。

その際、
「ごめん、その日は行けないわ」
というのと、

「ごめん、その日は行けないわ。今度また誘って?」
と言われるのでは、だいぶ印象が違うのではないでしょうか?

おそらく断られた側も、大半の方が後者をまた誘おうと考えるでしょう。なので、次回への参加意欲は積極的に伝えます。そして最後にもう一度謝罪をして文を終えます。

ではおさらいです。

  1. 誘って頂いた事への感謝
  2. 簡潔に、かつ的確に欠席する事を伝える
  3. 今回は行けないが、次回は行きたいのでまた誘って欲しいという意思を見せる
  4. 最後にもう一度謝罪

以上4点です。ぜひ参考にしてください。

【社外】相手への配慮を忘れずに

それでは社外への欠席メールはどのように送ればいいのでしょう。社内ともあればまだ多少の失礼があったとしてもカバーが効きますが、社外となればそうはいかない事が多いです。

ですが、あまり緊張することはありません。抑えるポイントはほとんど同じです。やはりこちらも例文を紹介し、解説していきます。今回も山田さんを例として紹介致します。

件名:お誘い頂いた○○日の食事会について

○○株式会社
○○部 ○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○ ○○部の山田です。

この度は食事会のお誘いを頂き、ありがとうございます。

しかしながら今回は勝手な事と存じ上げますが
どうしても出席出来かねます。
せっかくのお誘いにも関わらず大変申し訳ございません。

今後このような機会がございましたら
その際はぜひ出席させて頂きたいと思いますので
またお誘い頂けること、心よりお待ちしております。

メールでの連絡で大変恐縮ですが
ご盛会を心よりお祈りさせて頂きます。

取り急ぎ、お詫びと連絡を申し上げます。

この場合でのポイントとしては、基本的には社内での欠席メールと同じなのですが断るための理由に「体調を崩してしまい」や、「葬儀が〜」など、先方に不安や心配をかけるような内容にしない事は鉄則です。

もしも本当にそういった理由だとしても記載せず、参加できない旨だけを伝えましょう。また、最後に、私は出席できませんが良い食事会になることを祈っています、と伝えることでより良い印象を与えることができます。

また、もし代理で出席できる人員がいる場合は「代理に弊社の○○が出席する事は可能でしょうか」などと付け加えるといいですね。では、社外への欠席メールのポイントまとめです。

  1. 先方に心配をかけるような内容の断り文句は使わない
  2. 良い会になる事を祈っていますと追記
  3. 代理をたてられる場合は、その旨も伝える

ぜひ参考にしてくださいね。

シーン別に見る欠席メール例文一覧

それでは、実際に役に立つシーン別での欠席メールの例文を紹介させて頂きます。

会議

件名:○○日 ○○の会議について

○○様、お疲れ様です。
○○部の山田です。

先日は○○の会議についての丁寧なご案内を頂き
ありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、
出席させて頂く予定で調整しておりましたところ
急遽出張の代行要請があり、出席できなくなってしまいました。
大変申し訳ございません。

ご迷惑をお掛けし恐縮なのですが、
改めて会議内容をお教え頂ければ幸いです。
勝手な事とは思いますが、宜しくお願い致します。

この度は大変申し訳ございませんでした。

取り急ぎご報告させて頂きます。

会議(欠席後日)

件名:○○日 会議欠席のお詫び

○○様、お疲れ様です。
○○部の山田です。

先日は会議が予定されていたにも関わらず、
出席出来ず大変失礼致しました。

急用であったとはいえ、改めて失礼をしたこと
お詫び申し上げます。

今回の会議は○○についてのテーマであり
私自身も出席させて頂きたかったのですが
本当に残念でした。

会議内容については改めて確認させて頂きますが
今回の不備につきまして、どうぞご了承を頂けますよう
宜しくお願い致します。

取り急ぎお詫びまで申し上げます。

展示会

件名:○○日展示会のご案内について

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、○○部の山田でございます。

○月○日に貴社よりご案内頂きました展示会についてですが
大変申し訳ございませんが、参加を辞退させていただくことと
なりました。

この度の展示会への出展のご招待につきまして、
大変光栄な事と存じ上げておりますが
弊社は本年度、宣伝費削減をしております。

何卒弊社の事情を汲み取って頂き、ご了承頂けますよう
お願い致します。

この度の展示会の盛況を勝手ながらお祈りし、
今後とも変わらぬお付き合いを頂きますよう
宜しくお願い致します。

取り急ぎ、御返事まで申し上げます。

打ち合わせ

件名:○○のミーティングの件について

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。
株式会社○○、○○部の山田でございます。

この度○○のミーティングのご案内を頂きまして
誠にありがとうございます。
ぜひ出席させて頂きたいと思い調整をしておりましたが
あいにく変更の出来ない予定があり、
今回は欠席させて頂く事となりました。
大変申し訳ございません。

大切なミーティングであることは重々承知しており
このような返答となってしまうことは
大変失礼な事と存知あげておりますが
何卒、ご了承の上今後とも変わらぬお付き合いを
して頂けますよう、どうぞよろしくお願い致します。

取り急ぎ、御返事まで申し上げます。

まとめに

いかがでしたか?急用や諸用で断りの連絡をしなければならない事もあるはずです。その際に、少しでも皆様のお役に立てれば嬉しく思います。突然のことにも対応できるよう余裕をもって確認しておくといいでしょう。

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