挨拶メールでビジネスを円滑に!信頼を得るプラスαの工夫とは

  • 2017-8-9

ビジネス上、メールで挨拶文を送る機会は多く、挨拶メールは、名刺代わりとして重要な役割を果たす場合もあります。しっかりとビジネスマナーをおさえ、印象の良い挨拶メールを作成できるよう、ポイントをご紹介していきましょう。

挨拶メールを作成する際におさえておきたい!基本的なポイント

毎日たくさんのビジネスメールをやりとりする場合、読み手は、内容の緊急性や重要度にしたがって、優先順位の高いほうから読み進めていくのが一般的です。そのような環境の中で、自身の挨拶メールを必ず読んでもらえるようにするためには、分かりやすくシンプルな構成であることが求められます。具体的には、以下のポイントを押さえておくことをおすすめします。

挨拶メールであることが分かる件名(タイトル)を付ける

例えば、「転勤のご挨拶」や「新任のご挨拶」のように、件名(タイトル)からどのような目的の挨拶か分かる表現を使いましょう。さらに、誰からの挨拶メールか一目で分かるように、「【異動のご挨拶】○○株式会社 鈴木 二郎」というタイトル付けもおすすめです。ただし、タイトルが長くなりすぎないように注意しましょう。

本文の冒頭で名前を名乗り、内容は簡潔に

本文冒頭には、定型の書き出し文を一文入れ、すぐそのあとに改めて自身の会社名・所属・氏名を記載します。そうすることで、誰からの挨拶か、速やかに読み手が理解することができます。自分の名前を告げたあとには、何のための挨拶メールか、具体的な目的を簡潔に述べるようにしましょう。

相手に良い印象を与える挨拶メールにするための工夫

挨拶メールは、読みやすさも大切ですが、何より丁寧な印象の文面であることも重要です。日頃お世話になっているビジネスパートナーへの感謝の気持ちが伝わるよう、以下の点に気を付けながら、本文を作成していきましょう。

最初に宛て名を記載する

相手に対して敬意を表するため、メールの本文を記入する前に、相手のあて名を記載しましょう。「会社の正式名、所属部署名、役職名(ある場合のみ)、ご担当者名」の順番に記入するのがビジネスマナーです。なお、くれぐれも失礼のないよう、氏名などの誤字には気を付けておきたいものです。

尊敬語、謙譲語、丁寧語を正しく使う

相手の役職などに応じて、尊敬語や謙譲語などの敬語を適切に使うことで、印象の良い挨拶メールを完成させることができます。一方、相手が社内の人で、比較的親しい間柄の場合には、丁寧語を中心に使うのも有効な選択肢のひとつです。

結びの言葉も忘れずに

挨拶メールはシンプルである必要がありますが、だからといって、要件だけで済ませるのは得策ではありません。本文の最後には、自分なりの気持ちを込めた相手への言葉や、今までのお礼などを結びの言葉として添えましょう。

挨拶メールで使える!定番のビジネス表現 例文集

挨拶メールの中で使いやすい定型の書き出し文や締めの言葉を具体的に紹介していきます。メールを送る相手やシチュエーションに合わせて使い分けていきましょう。

本文冒頭の書き出し文

・取引先などに対して使うかしこまった表現

―貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
―平素は格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございます。
―日頃より弊社商品をご愛顧賜り、誠にありがとうございます。

・比較的親しみのある表現

―いつもお世話になっております。
―平素は弊社○○が大変お世話になっております。
―初めてメールを送らせていただきます。(新任のご挨拶などの場合)
―ご無沙汰しております。

本文の最後に置く締めの一文

・かしこまった表現

―メールにて恐縮でございますが、取り急ぎお礼かたがたご挨拶申し上げます。
―引き続き、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
―前任の○○同様、お引き立てくださいますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

・比較的親しみのある表現

―引き続きよろしくお願いいたします。
―また改めてご連絡させていただきます。
―簡単ではありますが、取り急ぎメールにて失礼いたします。

ビジネスシーン別 挨拶メールの具体例

以下、具体的なビジネスシーンで使える挨拶メールの例をご紹介しましょう。

取引先への異動および担当者交代の挨拶メール

A株式会社
営業部
総括課長 ○○○様

平素より弊社へのご協力を賜り、誠にありがとうございます。
○○会社○○部の○○と申します。
人事異動により、御社の担当が交代する運びとなりましたので、
お知らせ申し上げます。

○月末付けで、私はABC支社へ異動となり、
新任として□□□が御社を担当させていただくことになりました。

在任中は、ひとかたならぬご指導とご鞭撻を賜り、深く御礼申し上げます。
近日中に、新旧2名の担当者にて、御社へのご挨拶に伺いたいと思っております。
引き続き、よろしくお願い申し上げます。

社内での着任のお知らせメール

△△支社 業務推進部 御一同様

初めてメールさせていただきます。
このたび、本日よりこちらでお世話になることとなりました△△部の○○○と申します。
2010年に入社以来、企画部にて業務に励んで参りました。
こちら業務推進部での業務は初めての経験となりますので、不慣れな点が多く、
ご迷惑をおかけすることがあるかもしれません。
何卒ご指導のほどよろしくお願いいたします。

まとめ

挨拶メールの書き方ひとつで、相手への印象が変わる場合もあります。円滑に取引先や社内各部署との仕事を進められるよう、使用する文言や内容、送るタイミングについてもよく吟味した上で、挨拶メールを送信しましょう。特に、人事異動が絡む場合には、その発令のタイミングにも注意が必要です。

ページ上部へ戻る