英語のビジネスメールは日本式とは違う!そのまま使える例文集

外資系の企業はもちろん、日本の企業でも所属する部署や職種によっては、英語でのメールのやりとりが必須となる場合があります。英語のビジネスメールを作成する際に、おさえておくべきポイントを理解し、スムーズに対応できるようにしましょう。英語でのメール作成時に役立つ定番の表現も合わせてご紹介します。

英語のビジネスメールでは要件のみを簡潔に!

日本語のビジネスメールでは、相手への敬意を表現するため、季節の挨拶などを冒頭に入れるのが基本です。例えば、「貴社におかれましては、益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」などの挨拶文はよく見られます。
しかしながら、英語のビジネスメールでは、用件に直結しない挨拶文や枕詞は必要ありません。メールの宛て名のあとには、すぐに本題が記載されるのが一般的です。具体的には、以下のようなスタイルとなります。

英文のビジネスメールにおける冒頭部分の例

[英文]

Subject: Request for an appointment
Dear Ms. Anderson,

I am writing to let you know we would like to have a meeting at our office regarding the new project.
Please let me know the best date for you.

[和訳]

件名:アポイントメントのお願い
アンダーソン様

弊社オフィスにて、例の新企画につきまして、ミーティングの開催を致したくお知らせ申し上げます。つきましては、もっともご都合のよい日をお知らせください。

英語のビジネスメールでよく使われるタイトル表現

英語のメールを作成する場合、まず、タイトル(Subject)をどのように付けたらよいか迷ってしまうこともあります。ビジネスでよくありがちなシチュエーションを想定し、参考とできるようなタイトルを一覧でご紹介しましょう。

  • アポイントメントのお願い → Appointment request または Request for an appointment
  • 日程変更のお願い → Request for schedule change
  • 会議開催に関する連絡 (例えば、「10月1日の販売会議」)→ October 1st Sales meeting
  • ミーティングのお礼 → Thank you for today’s meeting
  • 手助けいただいたお礼 → Thank you for your help
  • 不在のお知らせ(長期休暇や出張の場合などに使用) → Unavailability notification
  • 異動のお知らせ(ABC支店への異動) → Transfer to ABC branch
  • 契約書案の送付 → The draft contract
  • 支払いの請求(請求書番号 A032) → Payment for invoice #A032

英語のビジネスメールでよく使う宛て名の定型パターン

メールの宛て名は、人や組織いずれの場合にも「Dear」を頭に付けるのがマナーです。なお、人の場合には、性別によって書き方が異なりますので注意しましょう。さらに、宛て先となる具体的な担当者名が分からない場合には、決まった書き方があります。以下にまとめてご紹介していきましょう。

人にメールを送る場合(~様、~殿)

男性の場合は、「Dear Mr. 名字,」とします。女性の場合は、既婚・未婚を問わず、原則として「Dear Ms. 名字,」とします。ただし、相手が明らかに「Mrs.」や「Miss」を好むと分かっている場合には、この限りではありません。

特定の部署や役職者にメールを送る場合(~御中、~殿)

部署の場合は、「Dear 部署名,」とします。例えば、Dear Finance Department,(ファイナンス部門 御中)となります。役職名の場合には、「Dear 役職名,」とします。具体的には、「Dear Managing Director,」(マネージング・ディレクター 殿)などが挙げられます。

具体的な担当者が不明の場合

「関係者各位」は「To whom it may concern,」と表現します。

英語のビジネスメールでよく使う定型文一覧

疑問

英語のビジネスメールを作成する際、知っておくと便利なお決まりの表現を一覧にまとめました。本文中に適宜入れることで、スマートな英語表現を完成させることができます。

慣用表現

  • 添付資料をご覧ください → Please see the attached documents.
  • ご返信いただきありがとうございました → Thank you very much for your reply.
  • ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください → If you have any questions, please feel free to contact us.
  • また、お会いできるのを楽しみにしています(締め文として使用) → We look forward to seeing you again.

結びの表現

  • Best regards, → 日本語の「よろしくお願いします」に相当します。※Kind regards, という表現でも可。
  • Sincerely yours, →アメリカ英語の場合によく使われます。※イギリス英語の場合、Yours sincerely, となる。

まとめ

仕事上、必要に迫られてたくさんのビジネスメールを英語で作成しているうちに、自分にとって使いやすい表現も増えてくるものです。最初のうちは、よくある定型パターンを参考としながら、自分なりのスタイルを作っていきましょう

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