ビジネスチャンスをつかむ!好印象を残す紹介メールの書き方とは

  • 2017-11-7

ビジネスシーンにおいては現状を維持しているだけでは仕事は成長していきません。常に新しいクライアントを得る努力を怠らないこと、これが新しいビジネスチャンスに出逢うコツです。ここでは相手に好印象を残す紹介メールの書き方について見ていきましょう。

大きなビジネスチャンスになる紹介


ビジネスでやりとりするメールを書く時はいつも気を遣うものですが、内容が紹介メールとなると特別な配慮が必要になります。というのも、ビジネスメールでは通常「自社」と「貴社」という二者の関係が問題になりますが、紹介メールではさらに紹介する第三者が登場してくるためです。

貴社と紹介する会社をいずれも立てながら三者に利益がもたらされるような提案をする。これが紹介メールの目的です。ですから取引先としての紹介先がいかに信頼できるかを強調して相手を納得させることが大切になってきます。これまで築いてきた貴社と自社の関係と利益が第三者を紹介することでいかに増大するか、その点を強調していくことが紹介メールの目的だということを忘れてはいけません。

取引先に紹介したい人がいるとき


紹介メールでは紹介したい人(会社)がどんな業績があるか、紹介することによってどんなメリットをもたらすかを明確にしなければなりません。メリットにならない人を紹介してしまったのでは自社とのこれまでの取引にもマイナスの影響が出てしまうことにもなりかねません。

紹介メールの具体例

〇〇社は国内5ヶ所に営業所を持つ自動車部品工場で、弊社とは25年来の取引を続けております。技術の高さはもちろんのこと、納期と価格に関しても絶大な信頼のおける会社としてつとに有名です。
〇〇社ではこの度事情拡張を図ることとなり、ぜひ貴社のお仕事をお受けしたいということで僭越ながらもご紹介させていただくことになりました。

紹介先に初めてメールを送るとき


紹介先にメールを送る際に何よりも大切なのは件名です。ビジネスにおいては1日に何十件ものメールを閲覧しなければならないため、件名を明確に書いておかないと優先的に読んでもらえなかったり後回しにされてしまうことになります。ですから件名にはメールの内容と送信者を必ず入れるようにします。

例としては

「〇〇社代表取締役〇〇様のご紹介/△△社△△部山川太郎と申します。」

といったような感じです。これで読む側はどんな内容のメールかをすぐに把握することができます。そして書き出しにも気を配ります。長々と季節の挨拶をせず、宛名のすぐ後に

「初めてメールをお送りさせていただきます。私、△△社△△部山川太郎と申します。」

と書けば読みやすいですね。

メールを書く時のコツ


ビジネスメールは、以前はワープロで作成してプリントアウトし、これを郵送なりFAXで送るなりしていたので文面のレイアウトというものが非常に重視されていました。インターネット全盛の現在ではメールでのやりとりが当たり前になりましたが、メールでもレイアウトを意識することは大切です。

宛名と自分の氏名の間は1行開ける、本文でも2〜3行文章が続いたら1行開けるといったように見やすいレイアウトを心がければ読む側にも好印象を与えます。また、区切りとなる線を適宜入れるといった工夫もすればさらに読みやすいメールになりますね。末尾の自社の名前と住所・電話番号、自分の所属と氏名などもきちんと線や***などで区切ってメールの紙面にメリハリを付けてみましょう。

紹介をしてもらったときのお礼メール


ビジネスは仕込みも大切ですが、フォローはそれ以上に大事です。取引先を紹介してもらい、実際にその業者と取引が成立した場合にはお礼メールを送るのを忘れないようにしたいものです。お礼メールは取引が成立したらすぐに送ること。時間が経ってしまってからでは失礼になります。当日送信るのがベストですが、少なくとも翌日までには報告も含めたお礼メールを送ります。具体的には次のような感じです。

この度は無理なお願いにも関わらず株式会社〇〇の△△様をご紹介くださり、誠にありがとうございました。

〇〇様から格別のお引き立てをいただき、お陰様で〇月からお取引を開始させていただくこととなりました。

これもひとえに、〇〇様のお力添えの賜物と
心から感謝申し上げます。

まとめ

いかがでしたか。ビジネスメールは簡潔に、件名と本文の冒頭をちょっと読んだだけで内容がわかるように書くのがコツです。ざっと下書きをした後、何度も推敲を重ねていけば文章を書くのが苦手な人でもすぐに上達しますので、ぜひやってみてください。文章はメールを何通も書いているうちに上達してくるものです。

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