英文メールの書き出しはサクッと作る!シチュエーション別例文集

  • 2017-8-11

英文でビジネスメールを書こうとすると、何かと時間がかかってしまうという方は、お気に入りの書き出し表現をいくつか持っておくことをおすすめします。各シチュエーションに合わせた代表的な例文も含め、ビジネスメールでよく使われる書き出しパターンをご紹介していきましょう。

英文の書き出しパターン1:初めてメールを出す場合

初めてビジネスメールを出す相手に対しては、自分の所属と名前を冒頭で名乗るのが一般的です。さらに、状況によっては、簡単な自己紹介を付け加えることもおすすめ。具体的には、以下のような書き出しで始めるケースが多く見られます。いくつかのパターンを例として挙げてみましょう。

初めての相手に自分の名前等を名乗る場合

My name is Aki Suzuki and I work at XYZ Corporation.
→ 私は、XYZ会社に勤務している鈴木アキです。

My name is Aki Suzuki and I am in charge of the sales department at XYZ Corporation.
→ 私は、XYZ会社で販売部の責任者をしている鈴木アキです。

My name is Aki Suzuki and I belong to the IT department at AAA Incorporated.
→ 私は、AAA社でIT部に所属している鈴木アキです。

面識がある人に初めてメールを出す場合

My name is Ken Itoh and we met last month at an event.
→ 私は、先月のイベントでお目にかかった伊藤ケンです。

英文の書き出しパターン2:メールの冒頭に挨拶文を入れる場合

初めてメールをする場合を除き、相手への親しみをこめて、冒頭に簡単な挨拶文を一文程度入れるケースもよくあります。以下、シチュエーション別に具体例を紹介しましょう。

相手や仕事の調子を伺う挨拶文

How are you? → お元気ですか?
How are you doing in the new department? → 新しい部署はいかかですか?
How is everything going? → (仕事など全般的な)調子はどうですか?
How is the BBB project going? → BBBプロジェクトの進み具合はどうですか?
I hope everything is going well with you. → 全てが順調に進んでいることと思います。

久しぶりにメールをする場合の挨拶文

I hope this email will find you well. → お元気でお過ごしのことと思います。
I haven’t seen you for a long time. → ご無沙汰しております。
Long time no see. → お久しぶりです。(カジュアルな表現)

謝意を伝える挨拶文

Thank you very much for your inquiry.
→ ご照会ありがとうございます。

英文の書き出しパターン3:メールの目的を説明する場合

簡単な挨拶文のあとには、メールの目的を記載するのが通例です。では、具体的な書き出し例を確認していきましょう。

送信目的を説明する場合

I am writing this email to ask you about the conference on the 24th.
→ 24日の会議に関してお尋ねしたく、メールをお送りします。

The reason why I am writing this email to you is I would like to know your availability for next month to set up a meeting.
→ 来月のミーティング開催に際し、ご都合をお伺いしたく、メールしました。

お知らせをする場合

We are happy to inform you that we will accept your proposal.
→ 私どもは、御社の提案を受け入れることをお知らせします。
(参考)残念なお知らせの場合には、We are sorry to inform you that ~ となります。

Please be advised that we don’t accept returns.
→ 返品はお受けできない旨、ご承知おきください。

英文の書き出しパターン4:相手に依頼をする場合

ビジネスでは、取引先の相手に何らかの依頼をするケースも多いものです。具体的にどのような書き出しをしたらよいか、様々なパターンを紹介していきましょう。

~をしていただけませんか?という柔らかい表現

Do you mind sending me more information on the product?
→その商品に関して詳しい情報を送っていただけませんか?

~をしていただけるとありがたいという丁重な表現

I would appreciate if you could send me the file.
→そのファイルを送ってもらえるとありがたいです。

It would be nice if you could come by 14:00.
→14時までに来ていただければ助かります。

~をしてくださいという直接的な表現

Please contact us at your earliest convenience.
→できるだけ早めにご連絡ください。

まとめ

英文メールの書き出し表現を、いったんパターンで覚えてしまえば、ビジネスメールの作成効率もアップします。少し慣れてきたら、自分なりのバリエーションを楽しんでみるのもひとつです。職業柄よく使う表現は、いつでもすぐ見えるところにメモをしておくと重宝しますよ。

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