身だしなみもオフィスマナー!気持ちよく仕事をするための掟5つ

  • 2017-8-12

オフィスでは、社会人としての基本マナーをおさえ、仕事に集中できる環境を整えたいものですよね。マナーは、良い人間関係を築く上でも必要不可欠なこと。見だしなみや挨拶、言葉遣いや電話応対に至るまで、基本的なマナーについて確認していきましょう。

オフィスでの身だしなみのマナー

オフィスで気持ちよく仕事に集中できるよう、きちんとした身だしなみを整えるのはビジネスパーソンの基本です。下記の項目別に確認をしていきましょう。

服装

それぞれの会社やオフィスによって、勤務中の服装のマナーが決められています。全員スーツを着用しなければならないオフィスや、カジュアルな襟付きの服装でよい会社、あるいはユニフォームなど様々です。季節によっては、「クールビズ」や「ウォームビズ」への対応も必要となります。オフィス内にいる他の人と比べ、極端に違和感がある派手な服装やラフ過ぎる服装は避けましょう。
どのような服装であっても、清潔でアイロンなど手入れが行き届いたものを正しく着用することが大切です。衣服だけでなく、靴下や靴とのバランスにも気を配りましょう。女性の場合、ヒールが高すぎるものや、デザイン性が極端に高い靴は避けたほうが無難です。

髪型

髪の色や長さ、清潔感などに気を付け、毎朝髪を整えて仕事に臨むのが基本です。職場によっては、厳しく決められているところもありますので、各職場のルールに従いましょう。

姿勢

仕事中には背筋をしっかりと伸ばし、正しい姿勢を保つことも大切なマナーです。

オフィスでの挨拶のマナー

気持ちのよい挨拶は、オフィスでの円滑なコミュニケーションのきっかけとなります。まず、朝オフィスへ到着したら、「おはようございます」と明るい声のトーンで、はっきりと相手の目を見て挨拶をしましょう。挨拶をするときの表情は、口角が上がった状態の自然な笑顔が基本です。相手に仕事を頼む場合には、「よろしくお願いします」という挨拶もよく使います。特に、相手に無理をいって頼む場合には、「申し訳ありません」と一言付け加えると、より気持ちを伝えることができるのでオススメです。

また、なにか仕事で相手に迷惑をかけた場合には、「申し訳ございません」と丁寧に謝罪をしましょう。そして、人に助けてもらった場合には、「ありがとうございます」と素直に感謝の気持ちを伝えることも大切です。一日の仕事が終わり、退社する際には、「お先に失礼いたします」と挨拶をしてからオフィスを出発しましょう。自分以外の人が先に退社する場合には、「お疲れさまでした」と声がけするのが通例です。なお、営業などで日中に外出をする場合、出かける際には「〇〇へ営業に行って参ります」、帰社時には「ただいま戻りました」といった挨拶も定番です。

オフィスでの言葉遣いのマナー

オフィスでの言葉遣いは、日常での会話とは異なる部分もありますので、きちんとマスターしておく必要があります。主な言い回しについて、具体的にひとつずつ確認していきましょう。

「御社」「貴社」

相手の会社の敬称です。

「いつもお世話になっております」

取引先などへの挨拶の際、冒頭で使うビジネス慣用句です。

「かしこまりました」「承知いたしました」

日常会話の「分かりました」に相当します。

「○○様にお目にかかることができ光栄です」

日常会話では「○○さんに会えてうれしいです」という表現に該当します。

「○○様の件につき、存じ上げております」

日常会話では、「○○様の件について知っています」という表現に当たります。

「○時に伺います」

顧客先などへ訪問する場合に使われ、「○時に相手のもとへ行きます」という意味です。

「恐れ入りますが、」「申し訳ありませんが、」「お手数ですが、」

いずれも、相手にとって負担となるようなことをお願いするときに使うクッション言葉です。

「お手すきの際には、」

日常会話では、「手が空いたときに」という表現に該当します。

オフィスでの電話応対のマナー

オフィスでは、社内社外を問わず、各所からかかってくる電話の対応も重要な仕事のひとつです。ビジネスパーソンとして、自信を持って応対ができるよう、基本的な注意事項について確認しておきましょう。

注意事項1:相手の顔が見えない分、丁寧に対応する

相手の顔が見えない分、心をこめて丁寧に対応することが必要です。尊敬語・謙譲語・丁寧語といった正しい敬語を使い分けましょう。

注意事項2:自分の所属と名前を伝える

電話を取ったら、自分の所属と名前をはっきり述べましょう。例えば、外線電話の場合には、「○○株式会社 ○○部でございます。」が一般的です。直通電話の場合には、自身の名前まで名乗りましょう。なお、お客様からの電話を直接受ける部署では、「お電話ありがとうございます。」と冒頭に付ける場合もあります。

注意事項3:不在の場合には、伝言を預かる

担当者が不在の場合には、相手から伝言を承ります。電話があった日時と、正確かつ簡潔にまとめた用件を、担当者に速やかにお伝えします。

注意事項4:あいまいな回答はしない

即答するのが難しい質問や照会があった場合には、きちんと改めて調べた上で回答をしましょう。あいまいな答えや間違った回答は、相手とのトラブルの元になりますので、十分に注意が必要です。

まとめ

社会人として一人前と認められるためには、仕事のスキルと同様に、オフィスでのマナー習得も重要となります。周りにいる尊敬すべき上司や先輩の良いところを見習い、どんどんビジネスマナーのスキルもアップさせていきましょう。

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