取引がスムーズになるビジネスメール!見積依頼のポイント4つ

  • 2017-11-9

取引先に製品の発注などを行う場合、事前に見積依頼をお願いすることがあります。 近年ではメールでのやり取りが主流のようですが、正しい見積依頼のメール表現はご存知ですか?ここではビジネスメールにおいて見積依頼を行う場合の正しい表現を確認していきます。

初めての取引先への見積依頼

みなさんは取引先への見積依頼を送るときに、どのようなメール表現を使っていますか?見積依頼は、取引先に見積作業をお願いするものであり、丁寧かつ謙虚な文面が求められます。良好な関係を築いていくために、正しい表現を学んでいきましょう。

基本的な見積依頼の大まかな流れ

  • 1.丁寧な挨拶をする
  • 2.メールの概要を伝える
  • 3.見積依頼の内容を述べる
  • 4.見積書の送付をお願いする

記載すべき内容が多い見積依頼であったとしても、メールの概要が端的に述べられていれば、受け手に理解してもらいやすいです。
どのように記載すれば、認識相違なく見積依頼の内容を把握してもらえるでしょうか。

上記の流れを踏まえたメール表現を見てみましょう。

メール表現の例

件名:見積書送付のお願い
本文:
◯◯株式会社
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

早速ではございますが、御社製品Aの購入を検討しております。
下記内容につき、お見積りをいただきたくお願い申し上げます。

製品A:バージョン11×100台
納品日:11月30日
※製品価格および配送料など諸経費を含む

恐れ入りますが、8月10日までにご送付をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

以上が、基本的な見積依頼のメール文面となります。一口に見積依頼とはいっても、書き方は多種多様です。取引先との関係性や見積の内容などを考慮し、状況に適した記載を心がけましょう。

また、初めて見積依頼のメールを送る場合は、送り手の情報をしっかりと明記しておく必要があります。冒頭の挨拶や署名はもちろんのこと、件名にも社名や名前を記載するとよいでしょう。

件名:見積もりのお願い_△△株式会社△△

身元が明確でないメールは不審に思われてしまいます。受け手に配慮したメール文面にしましょう。

スムーズに見積もりがもらえる書き方

期限が迫ってもなかなか返信がない。そんな場合は、メール文面を見直してみましょう。
以下の点に気をつけて見積依頼を行うと、受け手の目に止まりやすくなり、スムーズな返信が見込めます。

  • 件名に【至急】【ご返信依頼】などと記載する
  • 件名に納期を記載する
  • 受け手の行動を促す依頼にする

まず、受け手が始めに目にする件名で緊急性を表現し、本文を確認してもらいます。本文には、依頼事項を分かりやすく記載しましょう。回りくどい表現はさけ、受け手が「いつまでに」「何を」「どのように」すればよいのかを把握できる文章にしてください。

なかなか来ない見積を催促する方法

催促のメールを送る場合でも、取引先に配慮した丁寧な表現が必要です。それでは具体的なメール表現をご紹介します。

件名:【ご確認】見積書送付のお願い
本文:
◯◯株式会社
◯◯様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の△△です。

先日8月1日に連絡させていただきました御社製品Aのお見積依頼について、
その後の状況をお伺いしたく、ご連絡いたしました。
すでにご対応いただいていておりましたら大変恐縮ですが、
8月20日までにご連絡をいただけますよう、よろしくお願いいたします。

それでは今後ともよろしくお願いいたします。

以上が、催促のメール例となります。受け手に不快感を与える言い回しをしていないか、時間をおいて再確認するとよいでしょう。

また、なかなか連絡が来ない場合、メールがうまく届いていない可能性があります。
不用意な関係悪化を防ぐためにも、前回送ったメールに不備がないか、以下確認をしておきましょう。

  • メールの宛先が合っているか
  • 不審に思われるファイルを添付していないか
  • メール送信エラーになっていないかどうか

見積が届いたら迅速に返信を

取引先から見積を受理したら、まずは取り急ぎお礼の連絡をします。その後、最終的には見積の承諾もしくは見積のお断りを連絡します。
ここでは、承諾とお断りそれぞれのメール表現について、例文をご紹介します。

見積の承諾をする場合

ご送付いただきましたお見積について、弊社で協議しました結果、
ご提案のお見積内容で契約させていただきたく存じます。
つきましては、注文書を作成いたしましたので、
ご確認いただけますようよろしくお願いします。

見積のお断りをする場合

ご送付いただきましたお見積について、弊社で慎重に検討しました結果、
大変恐縮ではありますが、今回のお見積を見送らせていただくこととなりました。
これまでご協力ご尽力をいただけましたこと、厚く御礼を申し上げます。
今後ともご指導とお力添えを賜りますよう、お願い申し上げます。

いずれの場合も、取引先の都合を考慮し、早めの返信を心がけましょう。

まとめ

見積依頼のメールについてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか?ビジネスメールは個人や業界により様々な表現があるため、多くの文例を知っておくと便利です。これを機に自分が使っているメール表現を見直してみましょう。

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