ビジネスシーンで好印象を残す!誠実さが伝わるお礼メールとは?

  • 2017-11-6

最近ではビジネスシーンでも電話をかける機会も少なくメール社会になってきました。時間帯や相手の都合を気にしなくてもいい気軽さがある文、視覚的に確認されてしまうことや、残ってしまうというデメリットもあります。上司から言葉遣いなどでダメ出しを受けないようにメールでのマナーを身につけましょう。

メールでの基本のマナー


自分の名を名乗る

当たり前のことですが、SNSに慣れていると名を名乗らなくても分かってくれるのでメールでも自分の名を名乗るのを忘れがちです。
しっかりと○○部の○○ですとまずは名前を入れましょう。

時間帯に気をつける

ご飯に行った時やアドバイスに乗ってもらった時などはなるべくすぐに連絡した方がいいでしょう。しかし飲み会の席ですでに遅い時間になってしまっている場合は次の日出社するまでに送りましょう。

件名は的確かつ簡潔に

会社のメールに送ることが一般的ですので上司も大事な仕事のメールの中お礼のメールを受け取ることになります。その際件名を見てどれから見ていくのか優先順位をつけてもらいやすいように件名には必ず「先日のアドバイスへのお礼」や、「昨日はありがとうございました」など簡潔に入れるようにしましょう。

本文は丁寧かつ短文で

感謝の気持ちを伝えるのが目的のメールですがダラダラと詳しい自分の感情を書くのはナンセンスです。また一文もマルがないままどこまでも続くのは読みづらくいただけません。

句点、読点、改行の使い方


句点

句点は文の終わりを示す記号ですので、簡潔な文であれば問題ありません。逆に句点の付け方が分からなくなるということは難解で長い文ということですから文を短くしてみる、ということで解決できるはずです。

読点

読点の役割は文を読みやすくする、ということです。原則として一行に最低一個は入れる。声に出して読んだ時に息継ぎする位置に入れる。ということをすれば読みやすい文になります。

改行

改行も文を読みやすくするためのものです。話の区切りで改行したり、別の話を書くときに有効です。つまり、挨拶、導入、本題、締め、といった流れを詳しく読んでいなくてもパッと見ただけで視覚的に理解するのに役立ちます。

【例文】上司へのお礼メール

 

件名:昨日はありがとうございました

○○課の○○です。

昨日はお忙しい中、美味しいお食事と楽しい時間をありがとうございました。

部長から的確なアドバイスを頂けたこと、本当に感謝しております。
まだまだ至らぬ点もあるかと思いますが、部長のお言葉を思い出し精進して参りたいと思います。

今後とも宜しくお願い致します。

気持ちを伝える為には


漢字の多様は控えよう

一番は感謝の気持ちを伝えること。
あまり考えすぎて小難しい文にしたり漢字の多様は控えましょう。
シンプルでいて丁寧な文章でまっすぐに感謝の意を伝えましょう。

強調する言葉を使う

「本当に」「誠に」「大変」など文章を強調する言葉を使うとより気持ちが伝わるでしょう。多用するとくどくなってしまいますので適度に使いましょう。

次に繋がる言葉を使う

「今後とも宜しくお願い致します」「またの機会を楽しみにしております」など、将来を感じさせる文章は好印象でしょう。「またアドバイスお聞かせいただけると嬉しいです」など、教えを乞う姿勢も悪い印象は与えません。

最後はしっかりと読み直しましょう


変換機能はとても便利なものですが、変換ミスには気をつけましょう。同じ読み方でも漢字が違えばとても失礼で不快な意味になりかねません。
たとえ変換ミスだと分かってもらえたとしても、確認をしていないことを露呈しているようなもの。誤字脱字を含め、送信ボタンを押す前に今一度確認をしましょう。

まとめ

今回は上司へのお礼メールについて書いていきました。メールというコミニケーションツールをうまく使いこなして人間関係を円滑に進めていけるといいですね。少しの気遣いで出来る部下だと認めてもらえるチャンスになるかもしれません。

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