間違えている人も多い!?正しいビジネスメールの書き方の基本

  • 2017-11-16

ビジネスシーンでは毎日何通ものメールをやりとりしていますが、みなさんはメールマナーをしっかりと理解して送ってますか?もしからしたらマナーをあまり知らないまま間違えて送っているかもしれません。わかりやすく読みやすいビジネスメールを送ることは、すばやく確認、返信してもらうことにもつながります。そこで、今回は正しいビジネスメールの書き方をご紹介します。

件名はわかりやすく簡潔に

ビジネスメールの件名は、内容がわかりやすく簡潔に書くのが理想です。なぜなら、受け取った相手が毎日大量のメールをチェックしていく中で、件名がわかりづらいと他のメールに埋もれて気づかない可能性があるからです。そうならないためにも下記のポイントを心がけましょう。

概要を簡潔に書く

メールの件名が長い文章では内容が伝わりにくいですので、簡潔に概要を書きましょう。

例)営業会議の件、出張の件

日時を書く

「営業会議の件」のように、メールの件名を簡潔に書くと、何日のどの会議かわかりません。日時を指定しましょう。

例)9月18日10時:営業会議の件、9/18出張の件

【】を使う

強調したい内容や主目的をわかりやすく伝えるために【】を活用すると目立ちやすくなります。

例)【資料】9月18日10時:営業会議の件、【要返信】9/18出張の件

「Re:」は増えすぎないよう調整する

何回もメールをやりとりしていると、Re:が増えすぎて件名が見えなくなります。
3回前後を目安にRe:を調整しましょう。

書き出しはどうしたらよいの?

紙の宛名と同様に、ビジネスメールの書き出しにも基本的な順番があります。

個人への宛名(相手の社名、部署名、肩書、氏名、敬称)

例) ○○株式会社
生産管理部
部長 ○○太郎様

団体への宛名

例) ○○株式会社
生産管理部御中

関連するへの宛名

例) 関係者各位

挨拶は簡略化したもので(お世話になっております、など)

メールの書き出しも、長い文章だと読み手にも負担となりますので、簡潔な内容を心がけましょう。
社外には「お世話になります。」「お世話になっております。」、
社内には「お疲れ様です。」など。

書き出しの注意点

社名は省略しない簡潔な内容を心がけるのは大切ですが、先方の社名は省略せず全て書きましょう。

例)✕「○○(株)」→◯「○○株式会社」

目上に命令調を使わないよう言い換えましょう。

例)✕「要返信」→◯「ご返信ください」

ビジネスメールは結びの文も大切

女性,ポイント,kuguru,クグル,くぐる

本文の内容にあった結び文を使ってコミュニケーションをスムーズに

ビジネスメールの最後に結び文で御礼を伝えると、今後の良いコミュニケーションや関係につながります。他部分と同様に簡潔な結び文を心がけましょう。

結びに使われる言い回しをピックアップして紹介

  • 一般的な場合「(今後とも)よろしくお願いいたします。」
  • お願いする場合「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」
  • 援助、理解を求める場合「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」
  • 返信を求める場合「ご返信をお待ちしております。」
  • 返信が不要な場合「なお、ご返信は不要です。」
  • 確認のみ伝える場合「取り急ぎ、ご報告いたします。」
  • 御礼のみ伝える場合「取り急ぎ、お礼申し上げます。」
  • お詫びする場合「深くお詫び申し上げます。」

忘れずに署名をつけるのがマナー

署名に必要な内容の解説

署名には自分の名刺の役割も持つため、ビジネスメール文末に付け加えると先方が自分の所属や情報などを確認しやすくなります。例えば普段、メールのみでやりとりしている先方が、電話で連絡をとりたい場合に署名からすぐに確認でき便利です。

見やすい工夫をすると取引先の印象に残りやすい

実際にどのように署名すればよいのでしょうか。具体例で見てみましょう。

例)
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○○ 株式会社
△△部△△課
○○花子

URL:https://○○.com/
住所:〒100-0000 東京都○○区△△1-1-1 ○○ビル7F
Mail:hanako@○○.co.jp
TEL:03-0000-0000
FAX:03-0000-0001
Mobile:090-0000-0000
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まとめ

メールマナーをしっかりと理解して、わかりやすく読みやすいビジネスメールを送ることをこころがけましょう。

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