伝わる&早くわかりやすく書ける日報の書き方

  • 2017-11-15

ビジネスを行う上で欠かせないのが日報です。一日の仕事を締めくくる重要な作業ですが、自由度が高いため、何を書けばいいのかわからない、と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。ここでは、日報の目的について再確認し、例文を交えた書き方をご紹介します。

日報の目的を考えよう


毎日の業務の終わりに書かなければならない日報ですが、なんとなく書いているという人も多いのではないでしょうか。あらためて日報を書く目的とメリットについて確認してみましょう。

日報は、その日の業務を記録し、上司に提出することによって、行った業務を確認してもらうことが目的です。メリットとしては、日報を書くことによって、その日に行った業務を再確認できるという利点があります。自分で作業を振り返ることで、うっかり報告を忘れていた、ということを減らせます。

また、日報を読むことによって情報が共有され、他の人が効率的に業務を進められることもメリットです。新人の人にとっては、ビジネスマナーを学ぶ機会のひとつでもあり、上司からのフィードバックを期待できるのも大きな利点のひとつになります。

日報の構成


それでは、日報の構成について触れていきましょう。

日報の構成

日報に書くべき項目は、会社によって決まっている場合もありますが、ここでは記載されることが多い項目について説明します。

本日の作業

その日に行った作業を書きます。一日の作業の振り返りを行うことで、業務の改善点や課題点を見つけることができます。また、現在行っている作業の進捗状況についても書いておきます。一目で見てわかりやすいように、箇条書きにすることがおすすめです。作業を行った時間も書き加えておくと、上司や先輩にとって確認しやすい日報になります。

決定事項

会議や打ち合わせにおいて、決定した事項を書きます。確定した事項のみを記載することが重要で、まだ決まっていない事柄に関しては別項に書くことがポイントです。

問題点と改善策

その日作業を行っていて気づいた問題点と、それに対する改善策を書きます。例えば、作業においてミスをしてしまった場合「ミスをしてしまった」と書くだけでは、日報を見る人の心象はあまりよくありません。失敗に対する改善策を記載することで、業務に対する意欲があることをアピールできます。

気づいたこと(所感)

作業を行っていて気づいたことのうち、情報共有して役に立ちそうなものを記載します。日報は客観的な視点で書くことが基本ですが、所感部分に関しては主観で気づいたことについて書きます。

明日の予定

明日行う作業の予定について書きます。これには、明日の予定を再確認することによって、始業からスムーズに作業を進めるという目的があります。本日の作業と同じく、箇条書きにして時間を書き添えておくと、整理しやすいでしょう。

 

日報の所要時間は?

会社によって日報を書く時間が割り当てられている場合もありますが、特に決まりがない場合は、所要時間は5分程度を目標としましょう。日報はその日の作業を確認するために記すものですので、当日に書き上げることが大切です。
上司にとっても、部下がどのような作業をどれくらい行ったのかは、当日のうちに確認しておきたいものです。
5分では短い、と思う方は、その日作業を行うたびにメモを取るようにしましょう。
そうすれば、そのメモを基に日報を書き上げることができます。

伝わる日報を書くための注意点


では、実際に日報を書く際には、どのようなことに注意をすればよいのでしょうか。

客観的事実を書く

日報を書く際には、「~だと思った」など、自分の主観で書かないことが重要です。データや資料などを基にして、客観的な事実を書くようにします。ただし、所感や気づいたことの欄においては、どのようなことを感じたかが重要になってくるため、例外とされることが多いです。正確に情報を共有できるようにしましょう。

数値を入れる

決定した事項に関しては、数字を入れて記載するなど、具体性を持たせましょう。読む人にとって現在の状況がわかりやすくなるだけでなく、今後の計画を立てるうえにおいて有用な情報となります。「本日の作業の進捗状況は20%で、明日の作業は70%の進捗が見込まれます」と具体的に書くことで、日報の完成度がより高くなります。業務を定量化するためには慣れが必要ですが、積極的にチャレンジしてみましょう。

自分についての評論はしない

自分についての評論は上司が判断することですので、日報に書くことは避けましょう。業務を行って気づいたことや、業務における改善点を書くことは重要ですが、日報はその日に行った業務を記すためのものです。「業務がうまくいかなかったのは、理解度が足りていないためであり、質問を行い改善します」と記載するなどして、周囲と共有して有用に扱うことができる情報を記しておくことが重要です。

日報を早くわかりやすく書くコツ


ここでは例をひとつ挙げ、日報を書くコツについてみていきます。

テンプレートを作っておく

わかりやすい日報を早く書き上げるためには、あらかじめテンプレートを作っておくと便利です。
●本日の作業
●決定事項
●問題点と改善策
●明日の予定
など、項目をいくつか列挙しておき、そこに行った作業をあてはめていきましょう。

本日の作業

9:00~12:00 ○○社との会議
鈴木様とのミーティングで要件定義を行った。進行度は80%。
13:00~16:00 システムテスト
□□社に納品するシステムのテストを行った。途中でエラーが発生したが、原因を特定し、修正を行った。
明日に再テストを行う。
16:00~17:00 資料作成
△△社とのミーティングの資料を作成し、完了した。

決定事項

〇〇社との会議において、納品日が〇月〇日であることが決定した。

問題点と改善策

〇〇社との会議では、すり合わせの進行度は80%にとどまった。
次回の会議ではより綿密なミーティングを行い、システム要件に対する理解度を上げる必要がある。
□□社に納品するシステムのテストでは、テスト中にエラーが発生した。
ダブルチェックを行うなど、正しくコードが書かれているかのチェックを綿密に行うことにより、改善を図る。

明日の予定

9:00~12:00 △△社との会議
13:00~17:00 システムの再テスト

 

定型化したフォーマットに沿って項目を埋めることで、読みやすい日報が出来上がります。

 

見出しをつける

日報を書く際には、まず見出しだけを先に書くことをおすすめします。
見出しをつけることによって、書くべきことを整理できます。
また、日報を確認する人が求めている情報が一目で見てわかるようになります。
日報だけに限らず、他のビジネス文章においても使えるテクニックですので、覚えておきましょう。

問題点・気付いたこと・決定事項などに分ける

記載すべきことが多いときは、一項目で書かずに、項目別に分けることを心がけましょう。
一項目で一気に書き上げようとすると、間の抜けた文章になりがちですが、項目別に分けることで、スマートな文章になります。
ここで重要なのは、項目をあまり細分化しすぎないことです。
必要な分だけを項目化し、見やすい日報を書くようにしましょう。

まとめ

なんとなくで書いてしまいがちな日報ですが、書き方によっては上司にアピールできるチャンスでもあります。
また、上手な日報の書き方を学ぶことによって、より効率的に情報を整理できます。
この記事を参考に、日々の日報について見直してみてはいかがでしょうか。

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