ビジネスマンの必須スキル!メールで日程調整するときのコツ

  • 2017-11-15

目上の方などからお誘いを受けたときに、予定が合わないこともあるのではないでしょうか。その場合、お断りすることもありますが、日程を調整して再度機会をもらうことが大切です。
しかし、メールで日程調整をする際は、適切な文章を送らなければなりません。今回は、メールでの日程調整についてしっかり学んでいきましょう。

スムーズに日程調整できてこそビジネスマン

ビジネスマンとして一流と言われる方は、予定が合わなくてもしっかり調整ができるスキルを持っています。どのような状況でも慌てずスマートに対応し、日程調整できるようにしましょう。

・ビジネスシーンでは素早く日程調整ができると業務が円滑に進む

ビジネスシーンでは、取引先との打ち合わせや、お客様との面会などの機会が多くあります。しかしときには、面会が叶わなかったり、予定が合わなかったりすることもあるでしょう。また、社内の予定であっても不測の事態により予定がずれてしまうこともあります。そういった場合にスマートに替わりの予定日を提案し、機会をつなぐことで業務を円滑に進めることが可能です。予定は、突然変更になることが多いため、冷静さを欠いてはいけません。

日程調整メールで明記したい事項とは?

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ここからは、日程調整のメールを送るために明記するべき事項を確認していきましょう。どのようなシーンでも、これだけは欠かせないという事項もありますので、しっかり理解を深めることが大切です。

・日程調整メールに明記しておきたい内容について

日程調整メールに明記するべき内容は、日程、場所などの具体的な事項などが挙げられます。基本的には提案した側が明記するのが望ましく、曖昧な表現は避けることが大切です。また、相手方にも、いつまでに返信がほしいのか、予定にかかる時間はどれくらいなのかについても明記しておくのがいいでしょう。そうすれば、相手にもしっかり内容が伝わり、予定を合わせやすくなるはずです。

日程を再度調整するときの注意点

日程調整をする際に明記する点を、そのまま相手に伝えては失礼にあたいすることもあります。そのため日程調整の文面を考えるときには、気をつける点がいくつかあります。ここでは、注意点をピックアップしてご紹介しますので、常に頭に入れておくのが大切です。

・日程を再調整するときに気を付けたい点について

日程調整のメールを作成する際は、物腰を低くする、理由を添える、件名などのポイントに気をつける必要があります。ビジネスの文面では、基本的に相手側を尊重する言葉遣いをするのが望ましいです。そのため返信を求める場合でも、「ご返信いただけますでしょうか」などと物腰を低くするのが大切です。どれだけ相手側の都合で予定が変更になっても、提案する側が丁寧な言葉を使って接しましょう。たとえ社内での提案であっても、丁寧な言葉遣いを使うことで好印象を与えることになります。

また、予定の再調整をする場合は、理由も添える必要があります。なぜ予定の再調整が必要になってしまったのかが、相手に伝わるようにしましょう。急用が入ってしまったのなら、その旨を簡潔に伝え謝罪をして再度予定の調整をすることが大切です。

メールに関しては、基本的に新規作成で送るのが望ましいです。追記で送ると、相手に失礼な印象を与えてしまうおそれがあるので、注意しましょう。関連のある件の場合は、件名に「日程調整依頼」と付け加えるのが適切なマナーです。

今すぐ使える!日程調整メールの例文

ここでは、日程調整メールを、例文を交えて具体的にご紹介していきます。会議や商談など、様々なシーンが想定されるため基本の例文をもとに応用し、あらゆる場面に対応できるようにしておきましょう。

日程調整メールの例文をピックアップ

件名:〇〇打ち合わせの件

〇〇株式会社
〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社 〇〇です。

先日のお伺いしました〇〇打ち合わせの件につきまして、確認が取れましたので、詳細の打ち合わせをしたく存じます。

つきましてはお忙しいところおそれ入りますが、下記希望日程のいずれかの時間で面会させていただくことは可能でしょうか。時間は〇〇程度いただけますと幸いです。

【希望日一覧】

また、他にもご要望等ございましたら、遠慮なくお申し付けいただけますでしょうか。

お手数おかけします。ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。

 

先述のポイントを踏まえ、具体的な提案をして、相手の要望も求めるのが大切です。常に相手側に配慮をすることで、非常に丁寧な印象を与えることができるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、ビジネスメールの日程調整について学んできました。明確に提示し、相手側に配慮することで分かりやすく相手に伝わり、良い印象を与えることができるでしょう。日程調整は、常に相手方に配慮し、気持ちよくスケジュール調整できるようにしましょう。

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