ビジネスマン必見!「わかりました」の正しい敬語表現とは?

  • 2017-11-27

普段会社で、社外の人と接するときは言葉遣いに気を付けますが、社内ではどうでしょうか?つい油断して、実はビジネスシーンでは不適切とされる言葉使いをしている方もいるかもしれません。
周りもあまり気にしない場合は指摘されることが無いかもしれませんが、知ったうえで、しっかりと使い分けていきましょう。

間違いが多い「わかりました」の敬語


そもそも敬語なのかどうか、と迷うかもしれませんが、丁寧語なので上司や先輩など身近な人との会話の中では使っても間違いではないのです。

ビジネスシーンでは「わかりました」は不適切

取引先やお客様の場合は、社内の先輩や上司と違い、相手との距離感がありますのでそれを考慮すると尊敬語を使うべきなので、「わかりました」は不適切です。また、会話の中で「わかりました」を使ったときに、仮に違和感がなかったとしても、これがメールなどの文面になったらどうでしょうか?やはり違和感がありますので、別の表現にしましょう。

「わかりました」の敬語表現を正しく理解しないと相手に失礼な態度をとっていることになる

相手が社長など目上の人である場合は、少々なれなれしい印象を与えてしまう可能性もあります。「わかりました」はつい何にでも返答するときに言ってしまいがちですが、場面に応じて敬語の種類を使い分けましょう。

「了解しました」は避けた方がベター

「了解しました」は丁寧語だが尊敬語ではないため、目上の人に使うには不適切

「です・ます」を付けると丁寧語のように感じますが、実は同僚や目下の人に使う言葉なので、不適切です。「了解」という言葉には敬意が含まれておらず、むしろ上の立場から理解を示す意味が含まれているため別の言葉に変えるほうが良いでしょう。社内に限らず関わる頻度の多い社外取引先の人にも「了解です」と使っている人をよく見かけますので、つられないように気を付けてください。社内で使ってもいい場面としては、上司から部下への返事をするときであれば問題ありません。

場合によっては社内で常用されていることもあるので臨機応変に対応

もし相手が親しい間柄であれば、目上の人だったとしても臨機応変に使用しても良いでしょう。相手の性格を考慮することが大事で、親しい人から「かしこまりました」と返答されたらよそよそしい距離感を感じてしまう返答となるため、逆に相手を不快にさせてしまう場合もあるかもしれないからです。あとは、相手の事情を思いやり「理解した」ことを表すので、無線などの通信中にはよく使われています。

「わかりました」の正しい敬語表現


「わかった」という意味の敬語は「かしこまりました・承知いたしました」です。ビジネスマナーとして、この言葉を使う方が一般的です。

「かしこまりました」

自分を下げることで相手に敬意を伝える言葉になるので、周りが目上の人だらけの新社会人の方におすすめの敬語です。

「承知いたしました」

相手の言ったことを「承諾」したことを表す言葉で、スマートに伝えることが出来るので、多くの相手に通用する言葉です。

「承りました」

「かしこまりました」「承知いたしました」と同じように使うことも多いと思いますが、場合によっては使い方が異なってきます。「承りました」は、しっかり聞きました・引き受けました、という意味を持っており、例えば電話では「○○が承りました」と言います。
しかしこの時に「○○が承知いたしました」と言った場合、違和感があります。

もしかしたら上から目線で「○○が許可する」というような意味で受け取れてしまいますので、違いをしっかり認識しておきましょう。正しい使い方の例としては「ご注文を承りました」「ご依頼の内容承りました」などです。

注意したい「承知」を使った敬語表現

「承知」の単語に尊敬の意味はない

「わかる」を敬語に置き換えた言葉ですが、丁寧語なのでこれだけでは尊敬の意味は含みません。

「承知しました」と「承知いたしました」の違い

どのような違いがあるのか分かりずらいかもしれませんが、ちゃんと違いがあります。「承知しました」は「しました」という丁寧語を付けただけの形になります。「承知いたしました」は自分をへりくだり、相手へたてる謙譲語になっています。
ですので、使い分けとしては、身近な上司か役員などもっと目上の人かで使いわけると良いでしょう。

まとめ

いかがでしたか?普段何気なく使っていた言葉ですが、改めて詳しく見直してみると、敬語でも尊敬の意味を含まない言葉もあり使う相手によって表現を変える必要があることが分かりましたね。身近な上司などは親密になってくるとつい友人と話すときのような言葉使いになってしまいますが、ビジネスマナーとしての言葉の表現を臨機応変に変えて使うことが大事です。

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