営業日報の基本の書き方!今すぐ使える例文をチェックしよう

  • 2017-12-1

企業によっては義務付けられている営業日報。日記とは違いその日一日にどんな作業を行ったかを報告する報告書のような役割をはたします。営業活動を管理することが目的ですが、書き方によってはPDCAを回すことが可能です。営業日報の基本の書き方をご紹介しましょう。

営業日報が必要な理由とは?

はじめに、なぜ営業日報が必要なのかを説明していきます。重要性を理解しないままでは、営業日報に対する意識が低くなりがちです。そのため、必要性をしっかり理解して、意欲的な日報を書くことが大切です。

企業は、目標達成のために数字を求めるものです。データで管理していることが多く、その集計を取るためには社員がどれだけ働いたかを知る必要があります。営業日報は、その日に何をしたのかを具体的に記すため、明確な数字を集計することが可能なのです。また、詳細に記すことで、数字だけでは測ることができない行動力の面も見ることができます。社員ごとにどんな強み、弱みがあるのか、顧客の情報や競合相手の情報など、様々なデータを参照することも可能です。営業日報は、一日の仕事から、大きな成果へとつなげるための糧となるのです。

営業日報を書く前にやっておくこと


営業日報の必要性については、しっかり理解されたと思います。それでは、実際に営業日報を書く前にはどのような準備が必要なのかについて説明していきます。いきなり考えなしに書いても、良い日報を書くことは難しいでしょう。そこでしっかり準備が必要になってくるのです。

上司にも伝わりやすい営業日報を書くには、日常的に書く内容を意識しておきます。具体的には、以下のような点が必要になります。

お客様のやり取りを記録する

いくらしっかりやり取りしていても、いざ日報を書こうと思ったときに思い出せなくては意味がありません。嘘の内容を書くわけにもいきませんし、なるべく正しい内容で信憑性の高い日報を書くのが望ましいです。そのためには、お客様とどのような話をしたのかを記録する癖を付けるべきです。どのような話をしたのかを詳細に記すことができれば、営業に対してしっかりしている印象をあたえることが可能です。もちろん、商談中にメモを取るばかりでは、お客様に対して失礼に値するため、重要な要点だけをまとめるのがいいでしょう。

具体的な数字などを記録する

信憑性の高さを示すためには、できるだけ具体的な数字を入れるのが有効です。おおよそどれくらいの、よりもはっきりとこれだけのお客様から反応が良かったと示すことで、正しい成果をまとめることができ、今後に役立つ良い営業日報となるはずです。

営業日報の基本の書き方とは


それでは、営業日報の基本的な書き方に入っていきます。正しい形式で書くことで相手に伝わりやすくなり、自分がどれだけ頑張ったかを評価してもらいやすくなるはずです。基本的に決まった様式はありませんが、なるべく箇条書きや表でまとめるのがすっきりして伝わりやすいです。必要な情報を分かりやすく記し、他のツールと混合させないことも大切です。内容の構成としては、以下のようなものが望ましいです。

営業内容

その日の営業は、どのような目的で行ったのかを記します。要望なのか、クレームの対応なのか、料金の回収なのかをしっかり正しく書きましょう。

新事項

何を、どれだけ、いつまでになどを記し、顧客から新しい要望があった場合などには、新事項として記録し、信憑性の高い文章を目指すのが有効です。

成果

今回の営業の結果とも言える内容であり、結局この日はどうなったのかを正しく簡潔に書くことが大切です。クレームは解決したのか、新しい顧客を獲得できたのか、また、どれだけの反応があったのかなどがはっきり分かる文章が良い報告書と言えます。

今すぐ使える営業日報の例


ここからは、営業日報の具体例を挙げてご紹介していきます。書き方が分かるだけではまだしっかりと書くことが難しい方もいるでしょう。どのような文章が望ましいのかを確認し、是非今後に役立ててください。

【今日の営業】
9~10時までA顧客初訪問。挨拶も兼ねて要望事項などをヒアリング。次回アポの約束を取り付ける。
11~12時までB顧客訪問。クレーム対応と継続商品のフォロー。新事項なし。
【今日の成果・見通し】
A顧客・・・新規契約の可能性あり。
B顧客・・・引き続きフォローを続ける。前々回のクレームから挽回し、信頼関係を取り戻しつつある。

何時から何時まで、しっかりと何をやっていたのかを記しましょう。加えて、各見出しに進捗状況、今後の改善点なども記し、目標達成するためにはどのようなことが必要なのかも記録することが大切です。そのなかで、具体的な数字を示して信憑性ある文章を目指しましょう。

まとめ

営業日報は、ただの日記ではなく、社員がどれだけ頑張って、今後につながる努力をしているかどうかを測る最適なツールと言えます。企業によっては週ごとの提出に切り替えて行っている場合がありますが、その際も、日ごとにしっかりと記録する癖をつけることが大切です。営業日報をつけていく中で、PDCAも意識していけるでしょう。

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