【例文付き】報告書の書き方と押さえるべき6つのポイント

  • 2017-12-6

ビジネスシーンにおいては、学校や大学以上に文章を書いて提出することが多くなります。書き方も、マナーに基づいた例文を覚えていく必要があるでしょう。知っておいて損のない報告書や報告書の書き方を例文付きで紹介します。

報告書の基本的な構成


ビジネスシーンにふさわしい報告書の書き方は、構成を意識することから始める必要があります。

表題・要旨・詳細の3構成をベースとして、提出する相手や仕事に合わせた情報を書きこんでいくことが理想になります。では、ビジネスシーンで評価される報告書とは、どういうことを書きこんでいくべきなのでしょうか。ポイントとなる報告書の書き方や例文について紹介します。

報告書作成のポイント


上司や他の部署に提出する報告書を作成するポイントについて紹介します。よく用いられている例文を取り入れて、下記の〇〇の部分を特定の固有名詞や宛先に変更するテンプレートを作成しておくと、何度でも使えるので便利です。

誰に提出するかを考えて作成する

  1. 社内の場合
    誰に向けての報告書であるかは、報告書の作成する上で大事なポイントになります。社内であれば特定の報告書専用の書式や、専門の用紙が用意されていることがほとんどです。提出する相手の確認印用のスペースが設けられていることが特徴です。
  2. 社外の場合
    「〇〇株式会社 〇〇部長 〇〇様……」と、会社名や肩書をしっかり記載したうえで、書類の冒頭に記名することが重要です。略式の社名などは失礼になるので「(株)」と表記するのはNGです。

目的に合わせて作成する

ビジネスメールと同じですが、時間を取らせることになるので要件を明確にすることが求められます。そのため、何の目的での報告書か分かるように「〇〇について」や「〇〇のご案内」などと記載することが一般的です。

適宜見出しを入れる

報告書は、要件によっては長文になったり、複数枚の報告書になったりするケースも珍しくありません。適宜見出しを入れることで、状況によっては説明や把握する内容を調整することもできます。

項目別に文字で見出しを入れたり、「2-1」「2-2」などのようにナンバーで区分けすることも読みやすさにつながります。

事実を簡潔にまとめる(A4サイズ程度にまとめる)

報告書を提出するにあたり、事実を正しく伝えるということが大前提になります。余計な所見を盛り込まずに、まずは事実を簡潔にまとめていくことがおすすめです。

誤字脱字や日本語は声に出して確認する

報告書は書類の中でも、ビジネスや会社に大きな影響を与える可能性もゼロではありません。誤解やトラブルを避けるためにも、誤字や脱字は避けることが鉄則です。日本語の表現や漢字などは声に出して確認すると良いでしょう。

段落ごとに適度な余白を入れる

報告書は短く分かりやすくしたいという気持ちが表れやすいものです。

しかし、短くしたいがために過剰に文書を詰めると見づらくなります。ある程度は空白を活用すると、相手が見やすい書類になります。段落ごとに適度な余白を入れるようにしてください。

報告書の例文


通常の業務報告書以外にも、進捗状況や結果を上司に伝える報告書を作成することが少なくありません。どのようなイベントや目的で、報告書が作成されるのでしょうか。

また、特別な報告書には、どのような例文やポイントを盛り込んでいくべきなのでしょうか。通常の報告書以外での、役立つ報告書の種類や報告書の書き方について、また、例文作りに役立つポイントや気を付けるべきことを紹介します。

研修報告書

新しいサービスや製品を販売したり開発したりするときに、何らかの研修を行うことが多いものですが、研修や発表を済ませた後に提出する書類が研修報告書です。

新人研修においては指導担当が提出するケースも珍しくはなく、研修報告書をもとに異動先が決められる可能性も低くはありません。新人社員が研修報告書を提出する場合には、情報を受け止める力量を試されているケースも考えられます。

研修報告書の例文は、下記を参考にしてください。

1 平成〇年〇月〇日(提出日)
2 〇〇部(課)〇〇 〇〇(部もしくは課、氏名)
3 新人研修報告書(〇〇向けセミナー報告書、など)
4 新人研修について、下記の通り報告いたします。
5 記
6 平成〇年〇月〇日(研修実施日時)
7 研修担当者(講師)〇〇 〇〇(研修担当者名もしくは講師名)
8 〇〇研修・〇〇の実践演習・グループディスカッション、など(研修目的)
9 〇〇センター・〇〇会議室、など(研修実施場所)
10 (研修の経過)
11 (研修結果)
12 (所見、感想など)
13 (添付資料)

このように、1~13までの順番で報告書を作成します。不要な項目は削除する・順番を入れ替えるなどし、臨機応変に作成してみてください。

クレーム報告書

会社が製品を扱ったり、サービスを提供したりする場合、時には不備・不具合に陥るケースもあります。

お客様からクレーム内容をまとめて、上に報告する書類がクレーム報告書といわれています。お叱りを頂戴する以上は、正しく受け止めて正しく伝えることが必要です。クレーム報告書を書く上で次につながるものが思い浮かぶこともあります。真摯に向き合って記入することがおすすめです。

クレーム報告書の例文は、下記を参考にしてください。

1 〇〇殿(社内向けであれば社長、所属長の宛名を記載)
2 (管理番号など)
3 平成〇年〇月〇日(作成日)
4 〇〇部(課)〇〇 〇〇(作成者や報告者の所属部署や氏名)
5 クレーム報告書
6 (クレームの内容…発生日・発生場所・概要など)
7 (調査・分析の結果など)
8 (社内処理に関しての記載)

クレーム報告書は、1~8の順番で記載していきます。

報告書のテンプレートサイトを活用


重要な報告書は自作することが理想的ですが、通常のビジネスシーンでは例文テンプレートを活用すると時間や手間の短縮になります。新入社員においても無料で手に入るネット上のテンプレートを参考にすることで、正しい報告書の書き方に対する参考になります。

情報を上手に集めてアレンジするスキルも、ビジネスには役立つかもしれません。

まとめ

今回はビジネスシーンで提出したり、記入したりすることが多い報告書・報告書の書き方や例文について紹介しました。仕事に関することを上司に正しく「ホウ・レン・ソウ」するには、ビジネスマナーに基づいた書式や例文が有効といえます。しっかり身につけて役立てましょう。

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