「報・連・相」をする意味とは?仕事を効率化する基本メソッド

  • 2017-8-18

ビジネスマンなら一度は聞いたことがある「報・連・相」、皆さんはきちんと説明できますか? さらに、最近ではコミュニケーションツールの導入や、様々な働き方により「報・連・相」の方法も変化しています。 そこであらためて「報・連・相」の重要性を見直してみましょう。

「報・連・相」を正しく理解しよう

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「報・連・相」とは「報告」「連絡」「相談」の頭一文字ずつとった言葉です。ではビジネスにとっての「報告」「連絡」「相談」のそれぞれの意味を確認してみましょう。

報告

報告とは、上司からの指示や担当している業務について、その結果や進捗状況を伝えることです。
報告することで、上司は部下に出した指示がどの程度進んでいるか把握できます。さらに、自分がしっかりと業務に取り組んでいるかも伝わり、信頼関係がアップします。
逆に報告を怠ると、チーム全体の目標達成が遅れるなどの悪影響や、小さなトラブルが大きな問題になったり、上司やチーム内との信頼関係が悪化します。

連絡

連絡とは、会議や訪問の時間など今後の予定について関係者と情報共有することです。伝える相手は上司や部下に限らず、関係者全員が対象となります。
連絡することで、これから起こる事態に備えることができ業務がスムーズに進みます。
連絡が行き届かないと、会議予定時間にメンバーが集まらず時間が無駄になったり、顧客訪問時刻に遅れ不信感を与えてしまいます。

相談

相談とは、自分だけでは判断に迷ったり解決方法が分からない場合に、上司や仕事仲間などにアドバイスをもらうことです。
相談することで新たなアイデアや解決方法を見つけたり、業務時間や労力を減らし効率的に作業を進めることができます。
逆に相談せずに自分だけで悩むと、担当業務の進行が遅れるだけでなくチーム全体の目標達成にも悪影響に及ぼし、必要以上にストレスを抱えてしまいます。

ビジネスシーンで「報・連・相」が役立つ理由

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ビジネスシーンでしっかりとした「報・連・相」を行うことで多くのメリットがあります。

業務のスピードアップ

「報・連・相」がうまく行われないと、問題が解決しないまま時間が過ぎて、全体の業務スピードも低下します。
つまり、「報・連・相」をしっかりと行うことで全体のパフォーマンスが上がり、チームへの貢献につながります。

トラブルを防ぐ

自分が気づかない小さなミスでも、「報・連・相」の中で上司や先輩が気づいてトラブルになる前に対処できる可能性があります。
「報・連・相」を怠って、些細なトラブルが後で大きな問題になってしまうケースを防ぐためにも「報・連・相」は重要です。

自分への評価・信頼度アップ

すばやく確実に「報・連・相」を行うことは、自分がしっかりと業務を行っているアピールにつながります。
また、上司は正確に進捗管理ができるため、重要な仕事を安心して任せてくれるチャンスも広がります。

スムーズな「報・連・相」の3つのコツ

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報告のコツ

報告は相手に分かりやすく簡潔に伝える必要があります。
そのために、情報を「5W1H」に整理してから報告すると良いでしょう。
「5W1H」とはWhen(いつ)、Where(どこで)、Who(だれが)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どうやって)の頭文字をとった言葉です。
「5W1H」に情報を整理することで自分の思考も整理でき、事実を正確でスピーディに伝えることができます。
そして、報告するときはまず結論から先に伝え、その後に経緯や原因を説明することが重要です。

連絡のコツ

連絡の目的は、関係者へ正確で簡潔に情報を周知させることです。そのため自分の意見や憶測は必要ありません。
また、「○○時ころ」や「大丈夫そうです」などの誤解を招きやすい曖昧な表現は避けましょう。
さらに、数値や日時を口頭で伝えると、あとで忘れてしまったり勘違いを引き起こす原因となるため
相手が後から再度確認できるように必ずメールや文書で伝えましょう。

相談のコツ

相談する際に大切なのは、自分のアイデアや不明点を明確に伝え、具体的なアドバイスや解決方法を導き出すことです。
そのために「目的」→「不明点、問題点」→「それに対する自分の考え」の順番で伝えると、
相談を受ける相手も、なぜ相談を受けているのか?何が問題なのか?どうアドバイスすべきか?が具体的に答えやすくなります。
また、相談しただけでスッキリしてしまい、「相談したけど具体的にどうすればいいの?」と再び悩んでしまうケースも。
そんな失敗を防ぐために、相談の中で具体的な解決方法を確認して、スムーズに行動に移せるように心がけましょう。

「報・連・相」ができない同僚・部下の対処法

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「しっかりとした報・連・相を行おう。」と伝えても、うまく出来ない同僚や部下もいることでしょう。
まずは「報・連・相」ができない原因を突き止め、段階を踏んで、確実に行われる環境を整えましょう。

「報・連・相」ができない理由を突き止める

「報・連・相」がうまくできない例として、「報・連・相」を行うタイミングがつかめない、自分で何とかしようとする、説明が苦手でうまく伝えることができない、などの理由があります。

「報・連・相」の重要性を再度理解してもらう

「報・連・相」をする目的を共有して、なぜ必要なのか重要性をしっかりと理解してもらうことが大切です。

「報・連・相」がしやすい環境を整える

「報・連・相」が活発に行われるようルールをつくると効果的です。「報・連・相」を行うタイミングや説明する内容などをルールで明確にしておくと、タイミングを逃したり説明の過不足を防ぐことにつながります。

まとめ

いかがでしたか?「報・連・相」はビジネスの基本スキルであり、その目的や重要性を繰り返し認識することが大切です。
さらに、部署内やリモートワーカーと「報・連・相」の重要性やルールを共有することで、より効率的に業務が進みます。
ビジネスにとても重要な「報・連・相」、今日からさっそく実践してみましょう。

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