就活や転職の際にも役立つ送付状の正しい書き方とその例文

  • 2017-12-6

「送付状」とは、履歴書や資料、請求書などの書類を送付する時に同封するものです。必須ではありませんが「あればベター」であり、丁寧さが増します。送る側の気遣いが感じられる送付状の書き方をおさえ、相手とより良い関係を築いていけるようにしましょう。

意外と知らない?送付状が必要な理由


例えば就職や転職などといった大切な場面での送付状の良しあしなどで、評価が大幅に変わるということはほとんどありません。

しかし、先方に「丁寧な人だ」という印象は持たれます。

また、企業に対して何かを送付する際、事情を分かっている人が受け取り開封をするとは限りません。送り先・内容物・挨拶・送り主など、出どころの情報がしっかりしていることは、相手に安心感を与えます。安心感を与えるということはすなわち、信頼感が増すということなのです。

ビジネスにおいて、ポイントを稼げるところでは稼いでおくべきだと言えます。

送付状に最低限必要な項目とは


送付状には、決まった書き方はありません。送り先・日付・内容物・送り手など、必要最低限が書かれていれば特に決まった様式も無く自由です。

しかしそれだけに、送付するにあたっての熱意を伝えようと、長々と手紙のように思いをしたためてしまいそうになる、という落とし穴もあります。送付状に必要な項目とは、まず次の4つです。

  1. 日付…記入した日や届くであろう日ではなく、送った日付を書きます
  2. 宛先…企業であれば企業名・部署・担当者名が必要です
  3. 自分の情報…会社名(学校名)・住所・電話番号・氏名をしっかり書きます
  4. 拝啓→内容→敬具 頭語と結語は必要です

ここでいったん切り、中央に「記」とした上で、分かりやすく箇条書きで内容物を記載していきます。すべて書き終わったら「以上」で締めるのが一般的です。

送付状はあくまでも添え状であり、前出のとおり、送ったものを説明する内容書です。他に何か伝えたいこと、細かい連絡事項などがあれば、別途手紙を書き同封をして、内容物に「御手紙」と書いておくようにしてください。

明日から使える!例文で見る送付状


それでは具体的に、例文を挙げて解説をしていきます。なお、例文では元号を「平成」としていますが、必要に合わせて西暦や新元号に変更をしてください。

書類送付のご案内

平成○○年○○月○○日
株式会社○○○○
○○部
○○ ○○様

〒○○‐○○
東京都千代田区…
株式会社○○ ○○部
○○ ○○
電話:○○○○‐○○○○
FAX:○○○○‐○○○○

拝啓
時下益々御社ご隆盛のこととお慶び申し上げます。日頃は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、過日ご連絡差し上げましたとおり○○のプロジェクト書類一式をお送りいたします。ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
敬具

文書○○○  1部
文書○○○  3部
文書○○○  3部

以上

このように、送付状はごくシンプルな作りです。会社ごとにテンプレートがある場合もありますので確認が必要ですが、基本はこれだけおさえておけば問題ありません。いくつかの項目のポイントについて、さらに解説します。

相手の情報は書いても書かなくても大丈夫

送り先の住所、電話番号については、部署、宛先の名前さえしっかり入っていればあっても無くてもどちらでもかまいません。しかし、こちらが住所と電話番号を記載しているため、バランス的にあった方が良いと思えば入れます。

何か記載事項があれば別途手紙を同封する

ビジネスレターの決まりの挨拶に続いて、すぐに送付したものの経緯と大まかな内容を書きます。その他何かあれば、別途きちんと書いた手紙を同封しましょう。しかし、ごく短文であれば本文内に含めても失礼には当たりません。

また、「記」と「以上」の記載は、送付状の決まりごとです。内容物は、同封されているもののすべてを箇条書きにして分かりやすく記載します。特に、何が何部入っているのかは必要です。

送付状では「確認」よりも「査収」と書く

「査収」とは「調べておさめてください」という意味です。書類などの物を送る時や、メールでデータを送る時などに使います。「ご査収ください」を基本として、「ご査収のほどお願い申し上げます」など活用します。難しい場合には「ご確認くださいませ」でも十分伝わるので、必要に応じて使い分けましょう。

送付状はパソコン作成?手書き?


お礼状、詫び状などの「手紙」類に関しては、心を届けるという意味で手書きが好ましいです。

しかし、送付状はあくまでも添え状のため、結論としては、分かりやすく書かれていればどちらでもかまいません。ただし、ビジネス文書であるという特徴から、パソコンで手早くシンプルに書かれた物の方が好まれる傾向にあります。

用紙の大きさは、開封時の見やすさ、まとめやすさを重視し、送る用紙と同じサイズで作成するのが良いでしょう。そして、折りたたんで封筒に入れるのではなくそのままのサイズで送るのであれば、書類と一緒にクリアファイルに入れるなどの気遣いがあるとなお良いです。

まとめ

送付状は、送り手からの気遣いとマナーです。ごく最低限のビジネスレターの書き方さえおさえていれば、あとはシンプルに内容物を書くだけの書類です。しかし、その一枚で気遣いが表現できるのであれば付けない選択はありません。丁寧な送付状を作成するスキルを身につけ、相手からの印象をより良いものにしましょう。

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