ビジネスマン必須スキル!シーン別に見るスマートな断りメール

ビジネスシーンにおいては、見積もり金額が合わず商談を断ることや、交流会や接待のスケジュールが合わずやむなく断ることがあります。その際、断りのメールをいれるにしても、シーンごとに適切な文面に違いがあるのをご存知でしょうか。そこで今回は、ビジネスマナーの一つである、メールでのスマートな断り方について学んでいきましょう。

誠実さがカギ!断りメールの基本

まずは、ビジネスメールでの断り方の基本からです。適切に断らなければ、失礼にあたってしまうこともあるため注意が必要ですし、ビジネスでは様々なケースが想定されますので、いかなるときでも誠実さを忘れずに断りの文面を考えましょう。

基本的に、断りメールを作成するときは、直接的な言葉を避けて、やわらかく表現することが大切です。例えば、はっきりと「できません」「お断りします」など言い切ってしまうと、冷たい印象を与えてしまうおそれがあります。

断ることをやわらかく表現するためには、前置き、理由、断り、お詫びのように4つの段落に分けて作るのが適切と言えます。この構成を基本として、様々なシーンごとに使い分けるのがいいでしょう。とくに、目上の方からのお誘いであれば、理由を明確にしてしっかりと断りを入れる必要があります。断るのが不本意であることが十分に伝わるように、文面構成を組み立てる必要があります。

しかし、断りメールの基本的な構成だけではあらゆるシーンに対応することは困難です。ここからは、シーンごとにスマートで適切な断り方についてご紹介していきます。

接待や交流会に参加できないとき

ビジネスの付き合いなどで、様々な方から食事や会食にお誘いを受けることもあるでしょう。その際に断ることになったときの文面を、例文を交えて確認していきます。

メール例文

お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。
先日はお誘いいただいて誠にありがとうございます。

お誘いいただいて大変恐縮ではございますが、今回はお気持ちだけ頂戴いたします。
〇〇の理由があり、誠に残念ではありますが今回のお誘い遠慮させていただきます。
ご期待に応えることができず大変申し訳ありません。

またの機会があれば、そのときは是非よろしくお願いします。

また、丁寧さを強調したい場合は、
「最後に略儀ではございますが、メールにてご返事申し上げます。」
などの文面を入れるのがいいでしょう。

見積もり依頼後に断るときのマナー

社外のプロジェクトなどで、予算の見積りをしてもらったときに、値段が高く断るシーンを想定した文面です。

メール例文

〇〇株式会社の〇〇です。いつもお世話になっております。
早々にご対応いただきまして誠にありがとうございます。

この度いただきました見積もりを拝見し、当社で検討いたしました結果、予算が超過してしまっているため誠に残念ではありますが今回はお見送りさせていただきたく存じます。

魅力的なご提案をいただいたのですが、期待に添えず申し訳ありません。
またの機会がございましたら、是非購入させていただきたいと思いますので、よろしくお願いします。

今後共末永くよろしくお願いします。

このシーンの場合は、相手の提案を無下にしないことが重要です。魅力的な提案をいただいたことをしっかり記し、またの機会によろしくお願いしますと、今後の関係に配慮した文面を考えましょう。

商談のお断りメールはどうする?

商談や面談を断らなければならないときの文面を、例文を交えて見ていきます。なかなか切り出しにくいことですが、きちんと丁寧に断ることが大切です。

メール例文

いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は大変魅力的なお話をいただき誠にありがとうございます。

当社の方で検討いたしましたが、〇〇の理由があり今回は期待に添えることができません。
今回はこのような返事となりましたことを心からお詫び申し上げます。

どうかご了承いただければと思います。またのご機会がありましたらそのときは是非よろしくお願いします。

一度しっかり考えたことを伝え、悩んだ末の決断であることが伝わらなければなりません。そのため、前置きは適切に記します。あまりにも長く書いてしまうと、回りくどい印象を与えてしまうおそれがあるため、意味のないことは書かないように注意が必要です。

感謝とお詫びが肝心!注文依頼を断る

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お客様から注文を受けたが、どうしても事情により断る必要があるときの文面です。

メール例文

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたびは当社の〇〇の商品をご注文いただきまして誠にありがとうございます。

ご注文いただきました商品の件ですが、この度は〇〇という事情がありご注文をお受けいたしかねます。
ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。

当社の他支店にも協力を仰いだのですが、それでも入荷は困難となっているのが現状でございます。
何卒ご理解のほどをよろしくお願い申し上げます。

感謝とお詫びの気持ちが最も必要なシーンといえますので、誠実な言葉で文面を考えましょう。

まとめ

今回は、ビジネスシーンにおいて重要なメールでの断り方について学んできました。シーンごとに対応し、相手の気持ちを尊重する言葉を添えることが重要です。そのうえで理由を伝えて断る必要があります。また、最後には次回につながるように一工夫するのがいいでしょう。そうすれば、相手に失礼のない断り方となり、今後のビジネスへのマイナスな影響を大きく減らすことが可能です。

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