出張報告書の効果的な書き方とは?例文と気を付けるポイント

社会人として働くようになると様々な報告書を提出する必要性が生じてきます。出張することがある職種であれば出張報告書というものを提出します。ここでは押さえておくと困らない出張報告書の書き方や例文について紹介します。

まず出張報告書の役割を理解しよう


出張した場合に提出する報告書とはどのような役目があるのでしょうか。出張報告書は提出する立場からすれば、今回の出張を見直したり情報を整理したりする役割があります。

さらに報告を受けた立場からしても、出張の状況を詳しく認識することで仕事やプロジェクトなどに必要となる情報を共有することにもつながります。それほど出張報告書の果たす役割は大きいと言えるでしょう。社会人として仕事をこなしていく以上は、情報をいかに整理して伝え合うことが重要になるか痛感することは多くなります。出張報告書は大事な提出物の1つと言えるでしょう。

ビジネスで必要とされる出張報告書とは、特定の仕事やプロジェクトにおいて、工程や進捗状況を把握する書類です。簡潔にかつ必須となる情報を伝達する役割を担っています。大きな規模の仕事やプロジェクトでは、出張していた社員だけが把握できるレベルでは不十分で困ることも少なくありません。主張報告書を見た人すべてが同レベルで情報や状況を認識していることが望ましいです。そのため出張報告書を書く人の技術が問われることは言うまでもないでしょう。

出張報告書の基本構成を知ろう


さまざまなビジネスシーンで、出張報告書や類似した報告書、レポートを記入および提出することは多いです。これまで出張報告書など書いたことがない人、今後出張報告書を提出しなければいけないプロジェクトや出張が多い部署に行く人も最低限の書き方は把握しておく必要があるでしょう。

出張報告書の基本構成を理解することで、多くの報告書に転用することも難しくありません。どのような構成にすることで職場や上司に評価される出張報告書になるのでしょうか。覚えておくと困らない出張報告書の基本構成の書き方やポイントについて紹介します。

まず出張報告書に盛り込むべきポイントとは、「誰が」「どこで」「いつ」「何をしたか」を最低限盛り込むことです。

最初に部署や所属を明確にしたうえで、誰の出張であったかを書きこむことが重要です。次に、どこへ出張に向かったのか、日付や日数などの情報、また出張先などでどのようなアクションや結果があったのかを客観的に説明することが報告書としては相応しい形式になります。そして出張した人の所見や感想などを記載しておくと、出張報告書を受け取った方も情報として受け入れやすくなります。

今すぐ使える!例文で見る出張報告書


ビジネス関連の書籍や情報サイトを調べると、様々な書類に関する例文を検索することができます。出張報告書も多くネット上などでアップされています。ネット上や書籍などで紹介されている出張報告書は、書き方の順番が共通していることが多いです。そのため例文の順番を押さえておけば一定の基準をクリアできる出張報告書を仕上げることも不可能ではありません。

ポイント

  • 提出する日付と作成者を明らかにする
  • 所属する部署などを記載する(同行者がいた場合も記入する)
  • 出張した日数と訪問先を記入する(時系列に沿っておくことが大事)
  • 今回の出張の目的を記載する
  • 詳細な出張内容や実際に行ったことを順番に記載する
  • 成果があったか場合はその旨を記載する
  • 関連書類などがあれば添付する

以上のポイントをおさえた書類が準備できると、出張報告書としての役割を果たせる書類になるでしょう。

出張報告書例文
報告先  ××部  〇〇 様 
出張者名:××部  ○○(同行者:△△部 ■■)

日程:○○年○月○日(○)~○○年○月○日(○)

出張先: ○○

目的:○○プロジェクトに向けた情報効果 

内容:○月○日(○) ○○社と終日要件確認
   業務担当者と要件の確認を実施
   ガイダンスの途中、現プルジェクトの問題・課題を認識。
   詳細は添付資料を参照。

   ○月○日(○) ○○社と終日プロジェクトについてヒアリング
   担当者にプロジェクトの現構成及び環境についてヒアリング

成果:今回の出張を通してプロジェクトの状況や問題について理解した。
   状況をスムーズに改善していくためには別部門の担当とも調整を重ね
   要件に関する対処が必要であることが分かった。

添付書類 別紙参照

例文やテンプレートをいくつかまとめてPCに保存しておくと、書類を提出する時の負担を軽減することもできます。レイアウトやテンプレートを定めておけば、出張報告書などの日付や目的、行動を書きこむだけで済むので、用意しておくことをおすすめします。

報告書を書くときに気を付ける点


報告書類やレポートで気を付けるべきポイントも紹介します。

金額や時間など数字に関するものは正確に残しておくことも欠かせません。商談に関する出張報告書では、日数や金額などの誤差がトラブルになる可能性になりうるからです。他にも出張時の会議や打ち合わせなど、仕事に関することで気になったことや問題点は分かりやすく書き留めて、後日の出張報告や会議などでも連絡することが重要になります。

トラブルになりそうなものを詳細にチェックして、予防策を練り上げていくことがビジネスシーンにおけるポイントと言えるでしょう。その上で時系列にそった行動に関する報告を詳細に行い、添付書類を基にビジネスチャンスに繋げていく役割が出張報告書にはあります。

まとめ

今回は出張報告書に関するポイントや、出張報告書の書き方や例文について紹介しました。遠方で行われる商談や進捗状況を正しく伝えることで、ビジネスマンとしての評価やスキルも上がります。提出する相手に伝わりやすい出張報告書を作成して、やりがいのあるビジネスにつなげていきましょう。

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