「かしこまりました」の意味は?ビジネスメールで使える謙譲語

相手に何かを伝えた時に、返答がなければ「本当に伝わったのかな」と不安になってしまうものです。ビジネスの場で、目上の人や取引先の人などから言われたことについて「理解しました」ということを伝えるには、どのような返答をすれば良いのでしょうか。今回は「かしこまりました」という言葉について解説します。「かしこまりました」が持つ意味や、謙譲語としてビジネスメールでの使い方などをしっかりと理解しておきましょう。

「かしこまりました」の意味や使い方


「かしこまりました」は「あなたが言うことを理解しました」という的確なサインとして欠かせない言葉です。「かしこまりました」が会話の締めとなることもありますし、手紙やメールでは相手への返事の核ともなります。

「かしこまりました」の意味

「かしこまりました」には「わかりました」「理解しました」という意味があります。「あなたの言っていることが伝わっています、そしてそれを受け止めました」ということを伝える言葉です。ビジネスの場以外でも、目上の人へ向けての受け止めの言葉として頻繁に使われています。

手紙やメールでも使えますし、口頭でも使うことができます。少し改まった場面で示す、自分についての「了承」です。

ビジネスでの使い方

「かしこまりました」が多く使われるのがビジネスの場です。上司や取引先に対して使われる言葉でビジネス感や品格を出すことができます。相手が言うことに対して「かしこまって、承る」という意味があるので、相手が「かしこまる必要がある人」にしか使いません。よって、部下や同僚などへは「わかりました」などという言葉で「理解しました」ということを伝えます。

「かしこまりました」の例文

「明日の食事会の店を予約しておいてください」「かしこまりました、すぐに予約いたします」

上司や取引先の人からの指示に対して「わかりました」と返答する例です。相手が言ったことについて「かしこまりました」というだけで「”明日の食事会の店を予約する”という任務について理解しました」ということを伝えています。

「佐藤様はいらっしゃいますか」「佐藤でございますね、かしこまりました、少々お待ちくださいませ」

電話などでも「かしこまりました」は使われます。「かしこまりました」と返答をすることによって、相手は「ここで間違っていない、正しいところに電話をかけた」と安心することができます。また、電話に出た人が「佐藤さん」へ電話をつないでくれる、ということについてもある程度の確信を持って待つことができるでしょう。

「かしこまりました」と「承知しました」の違いとは


「かしこまりました」と似た言葉で「承知しました」という言葉もあります。「かしこまりました」と同じで「理解しました」という意味で使われます。

「承知しました」との違い

「かしこまりました」と「承知しました」の違いは、相手が受ける言葉の印象です。「承知しました」には、やや事務的な堅い印象を持たれる場合があります。そのため、相手へやわらかい印象で返答したい場合には「かしこまりました」を選ぶと良いでしょう。接客業やサービス業では、お客様へのやわらかい印象が優先されるため「かしこまりました」が使われています。

一方、「承知しました」には言葉の印象よりも「理解した」という事実を強く伝える印象がありますので、相手や状況に応じて使い分けることができます。

「承知しました」の例文

「見積書を作成しておいてください」「承知いたしました(承知しました)、作成いたします」

上司や取引先の人から指示を受けた時に「承りました」の意味で「承知しました」を使っている例です。「承知しました」の後に「作成します」という言葉を付け加えることで、相手との認識の相違を防ぐことができます。

「ご連絡いただき誠にありがとうございました、○○の件について承知いたしました、これより準備に取りかかります」

手紙やメールで事前に受け取っていた内容についての返答として使う例です。相手から指示されたことや、用件について「承りました」ということを伝えています。

「了解しました」は上司にはNG


「かしこまりました」「承知しました」と混同されやすい言葉に「了解しました」があります。目上の人や取引先の人へ「了解しました」を使うことは基本的にはありません。

「了解しました」の意味

「了解しました」という言葉は、自分と同等または目下の人へ使う言葉です。本来は「了解」とだけして、相手へ「理解した」ということを伝えるだけの言葉です。そこに「しました」という丁寧語を付けて、敬語にしています。しかし尊敬語ではありません。目上の人や取引先の人へ使う言葉は「尊敬語」であることが基本ですので、「了解しました」は避けた方が良いでしょう。

しかし、相手が目上の人や取引先の人であっても、関係性によって「かしこまり過ぎると、関係性に問題がある」と判断した場合は、あえて「了解しました」と使うこともあります。相手の受け取り方によってニュアンスが変わってきますので、自信が無い場合は「かしこまりました」「承知しました」を選んだ方が良いでしょう。

「了解しました」の例文

「(同僚から)明日の会議の資料をコピーしてもらえますか?」「了解しました」

自分と同等の人からの依頼に応える例です。立場が同じであることから「了解しました」という受け答えをしています。メールなどであれば、相手が同僚であっても「かしこまりました」「承知しました」と使っても良いのですが、お互いに少し違和感を覚える可能性があります。「了解しました」「わかりました」などが無難です。

「(部下から)明日、私用のため午後からの出勤でもよろしいでしょうか」「了解しました」

自分より下の立場である部下からの問いかけに応えている例です。相手が自分よりも下の立場であれば「かしこまりました」は不自然ですので、「了解しました」「わかりました」「承知しました」などが良いでしょう。

まとめ

敬語には似た言葉が多く、どれを使うことが正しいのかがわからなくなることがあります。しかし、その言葉の意味を理解していれば、状況や相手によって最適な言葉を選ぶこともできるようになります。受け答えの言葉は案外相手の記憶に残りやすく、選ばれる言葉によってあなたへの印象が変わることも。なんとなく応えるのではなく、受け答えは意識的に行いましょう。

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