「ご査収」の意味や使い方とは?誤用しないためのポイント

ビジネスシーンで、上司や取引先へ何かを提出したり、送付したりする場面はよくあります。その際に「ご査収」という言葉が使われていますが、どのような意味でしょうか。また、正しく使えているでしょうか。今回は「ご査収」の意味や使い方についての解説です。誤った使い方をしないために、正しい意味を理解しておきましょう。

「ご査収」とは


「ご査収」は、口頭ではあまり使われることのない言葉です。主に手紙やメール・FAXなどの文章内で使われます。「ご査収」の「査」には調べる、理解するという意味があり、「収」は収める、受け取るという意味です。

「査収」は「良く調べてから受け取る」という意味で、そこに丁寧語の「ご」を付けて「ご査収」という敬語になっています。口頭でご査収と同じ意味を持たせるのであれば「ご確認ください」「ご確認の上、お納めください」となります。

「ご査収」の意味

「ご査収」は「理解してから受け取ってください」という意味です。ビジネスシーンでは、しっかり確認をしてもらって、間違いがないか確認したあとに受け取ってほしい場合に使用します。

これは単に「見ておいてください」という軽い意味ではなく、「きちんと内容を確認したり、理解をしてください」という意味合いになります。

「ご査収」は添付書類があるときに使う

「ご査収」という言葉を使用する際には、受け取るものがあることが前提です。添付や同封する書類がなければ「ご査収」を使うことはありません。
契約書や請求書など、受け取るだけではなく、きちんと内容を確認をしてもらわなければ結果として相手にも迷惑がかかる場合に使用します。

また、「ご査収」には「同意する・納得する」という意味も含まれます。そのため、場合によっては修正や訂正が必要となる可能性もあります。お互いのためにしっかりと確認をしてもらう必要がある書類のやり取りに使用する言葉といえるのです。

「ご査収」の誤った使い方とは


「ご査収」という言葉は手紙やメールに同封・添付するものがあれば、いつでも使って良いというわけではありません。あくまでも査収してもらう場合に使います。

「ご査収」の誤った使い方のシーン

たとえば、契約書の控えなど既に相手も確認しているものについては「ご確認のほどお願い申し上げます」「ご確認の上、お納めください」などを使います。つまり「査収」の「査」が不要であるために「ご査収」を使うことが適切でないケースになります。

もちろん、同封・添付するものがない場合も「ご査収」は使いません。手紙やメールの内容について確認をして欲しいのであれば「内容に関して何かご不明な点がございましたら、ご連絡ください」といった内容の文言を使うのが適切でしょう。

「ご査収」の例文


では、実際に「ご査収」という言葉を使った例文で、正しい使い方を見ておきましょう。

「本日、ご請求書をお送りいたしましたので、ご査収のほどお願い申し上げます」

請求書はお互いにとって金銭に関わる重要な書類といえます。請求書の中に間違いや勘違いがあっては後々トラブルの原因となります。
請求書を送ったことを伝えるだけではなく、「内容に間違いがないかよく確認してください」と伝えることによってミスを事前に防ぐことが可能です。

「当日のスケジュールを送付させていただきましたので、ご査収くださいませ」

添付ファイルがあることをメール内に記載しないと、相手が気付かないということも考えられます。しかし「忘れずに添付ファイルをご確認ください」という直接的に注意をうながすような言い方では相手に対して不躾な印象を与えかねず、ビジネスシーンにはふさわしくありません。
そこで、文章内にスケジュールを添付した旨を記載し、「ご査収くださいませ」と付け加えることによって、添付ファイルがあることを示すことができ、確実に確認してもらいやすくなります。

「ご査収」を使わない方がわかりやすいケース


手紙やメールで同封・添付するものがあったとしても、「ご査収」を使わない方が良い場合もあります。それは、同封・添付するものが多い、または書類自体は少なくても、確認してもらいたい箇所が複数ある、というケースです。
手紙やメールに「ご査収ください」とだけ書かれても、受け取った相手はどれを確認すれば良いのか困ってしまいます。

その場合は、文面で確認してほしいところを具体的に伝える、書類の場合は付箋などを貼って「付箋を貼った箇所についてご確認いただきますようお願いいたします」などの一文を添えることで具体的に伝える、といった方法があります。

まとめ

手紙やメール、FAXといった文章上での連絡手段は、口頭で説明するシチュエーションとは異なり、コミュニケーションの齟齬が発生しやすいものです。「ご査収」という言葉が文章内に入っているだけでそういった齟齬が原因のトラブルを防ぐことができる事もあります。「ご査収」の意味と使い方を理解し、正しい場面で使用しましょう。

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