ビジネス文書の書き方解説!基礎から応用までをマスターしよう

  • 2017-8-24

社会人は、多くの人とコミュニケーションを取る機会があります。対面によるコミュニケーションも非常に多いですが、ときにはメールや手紙などでやり取りをすることも多いでしょう。 その際にも守るべきルールが存在し、シーン別に適切な文章を書く必要があります。そこで今回は、ビジネスにおける文章の書き方を学んでいきましょう。

社内ビジネス文書作成の基本

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まずは社外に出す文章を知る前に、社内に出す適切な文章の書き方を学んでいきましょう。電子メールや書面などでルールは違います。そのためここでしっかり正しいルールを確認し、失礼のない文章を学びましょう。

メールの場合

手軽にいつでも文章を送ることが可能なのは、メールのメリットです。しかし、微妙なニュアンスが伝わりにくいことや相手の反応がわかりづらいという短所も存在します。そのため社内にお礼のメールを送る際も適切な文章をこころがけることが大切です。それでは細かいルールをおさえていきましょう。

送信するタイミングに気をつける

いつでも送ることができる便利なメール。しかし相手の都合を考えないで送るのは、社内でも失礼にあたります。メールを送信する際はお世話になった当日か、遅くとも翌日中には送るのが礼儀です。

自分の言葉でストレートに伝える

あまり回りくどい言葉を使ってばかりだと、相手に感謝の気持ちは伝わりにくいです。なるべくストレートな言葉を使うことで、メールであってもしっかり相手に気持ちが伝わるでしょう。

書面の場合

日付、あて名、発信者、件名など基本的な構成はメールと大差はありませんが、社内の場合は二重敬語やあいさつに気をつける必要があります。通常のビジネス文章では拝啓や敬具といった頭語から始まりますが、社内では省略するのが適切です。また、敬語を必要以上に使うことも距離を話しすぎて失礼に該当する場合もあります。
主文の他に細かい追記がある場合は、別記に詳しく記すことも忘れてはいけません。常識の範囲内で敬語は適度に使うのがいいでしょう。

シーン別に見る社内文書作成のコツ

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今度はシーン別に社内文章の作成を学んでいきましょう。仕事上の報告や謝罪など様々あり、その際にどんなことに気をつけなければならないのかをしっかり確認していきます。

報告書を作るときのコツ

上司や関係者に情報を提供するための文章である報告書は、必要な情報を簡潔に記すことが大切です。これはメールであっても書面であっても同様です。誰に、何の目的で報告するのかを考え、なるべく専門用語を使わず分かりやすく書きましょう。内容は箇条書きにするなど誰が見てもどのような内容なのか、自分がもらったときのことを考えることも大切です。

議事録を作る時のコツ

報告書と似ているものであり、社内外で開催された会議の議事を報告する内容の文章になります。ポイントとしては簡潔にまとめること、内容を正しく記すことです。基本的に様式は決まっているため、あまり悩む必要はありません。大切なことは、内容を相手に正しく伝えることです。箇条書きにして分かりやすくするなど工夫し、客観的な事実を正確に記入しましょう。
その際は、まずは結論から書き、その後で理由を述べるようにしなければなりません。最初に説明から入ってしまうと、回りくどい印象が付き内容が相手にうまく伝わりませんので注意しておきましょう。

社外ビジネス文書作成の基本

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これまでは社内に送る適切な文章を見てきました。今度はいよいよ社外文章に入っていきます。初めてコンタクトを取る相手はもちろん、いつもお世話になっている方へのお礼などはどのようにしたらいいのか、見ていきましょう。

メールの場合

手書きの手紙に比べて丁寧さが劣ると言われているメールを、社外に送る際は出だしが重要です。まずはあて名から始まり、お世話になっております。などの挨拶、そして自分が何者なのかを名乗った後で内容に入ります。
これはビジネスメールにおいて決められたルールであり最低限守らなければならない礼儀です。どれだけ丁寧な言葉を使ってもルールから外れた文章は良い印象を与えることができないかもしれません。社名を記載する際も略さず正式名称で記し、誠実かつ簡潔な文章にしましょう。

書面の場合

社外に出す文章といえど、無理に難しい言葉を使う必要はありません。文章の上手い下手ではなく、適切な表現をしているかどうかが大切です。誤字脱字には最新の注意を払い、分かりやすく簡潔な文章を心がけるのは社外であっても変わりません。構成としては、日付、あて先、差出人、件名、前文、主文、末文、別記、追記とあり、必ず記載するべきことです。これらのルールを把握し、伝わりやすい文章を書く必要があります。

シーン別に見る社外文書作成のコツ

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基礎的な社外文章のルールを学びました。今度はそれを応用し、シーン別に正しい文章の書き方を見ていきましょう。失礼な文章は相手に悪印象を与え、仕事の効率に大きく影響することもあるため注意しながら学びましょう。

依頼文

依頼状などを送る際は、簡潔な文章でわかりやすくすることは他の文章と同様に大切です。そのうえで相手が快諾してくれるような謙虚な姿勢を示す必要があります。依頼は相手に聞き入れてもらうこともあり、交渉文としての意味合いも持ち合わせています。そのため文章の姿勢は細心の注意を払い、相手のことを考えて考えましょう。
間違った敬語や表現は相手に対して失礼にあたります。日頃から正しい日本語の表現を学び適切な言葉を熟知する努力が必要と言えます。

謝罪文

なんらかのトラブルに対し謝罪をする際は、何より直接訪問謝罪することが大切です。その後でさらに誠意を伝えるために改めて書面を送り、気持ちを伝えるのが謝罪文です。書面も大切ですが、謝罪文を送る際はなるべく早く送ることが優先されます。事後数日経ってしまったら相手に誠意は伝わりません。電話や訪問で謝罪した後できるだけ早く送り、文章も回りくどい表現をせずしっかり気持ちを伝えましょう
適切なマナーをわきまえた謝罪文であれば、きっと相手にも誠意は伝わるはずです。どのようなミスをして迷惑をかけたのかはっきりと記すことが大切です。

督促書や抗議書

社外へ送る文章は、ときには相手側に非があり、事態の解決や全書を求めることもあります。その際も決してルールを崩さず最低限の礼節は尽くすべきです。抗議書を作る際は、内容を具体的に記し、経緯の説明をしましょう。受け取った相手が適切な反応を示さないこともありますが、その際は法的な手段に出ることもあるでしょう。そうなる場合も想定し、督促書や抗議書はこちらが正しく礼節を尽くしたという事実が残るように作成するのが大切です。

まとめ

ビジネスにおける文章は、社外社内問わず分かりやすい内容で書くことが大切です。回りくどい表現は相手に感情が伝わらず失礼に値することもあるでしょう。その上でシーンごとに適切な構成やルールを理解して応用し、どのような文章でも書けるようにするべきです。また、文章を書く際に使う言葉は誤解されがちなものが多いです。正しい敬語などは一朝一夕では身につかないため、普段から意識的に学ぶことで文章を書く際にもきっと役に立つはずです。

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