取引先や会食など、お世話になった方への挨拶というのは社会人にとって非常に大切です。直接お礼を言う機会も多いですが、ときにはメールでお礼をいわなければならない場合もあるでしょう。 その際、適切なビジネスメールの書き方を理解しなければ、失礼になってしまうこともあります。そこで今回は、ビジネスシーンにおける文章の書き方について説明していきます。
初めて合う相手であっても、メールで挨拶をする機会が多くなってきました。その際は時と場合を考え、最低限のマナーを把握することが必須と言えます。しかし、どのような文章を送るのが丁寧なのかしっかり理解できていない方もいるのではないでしょうか。まずは、ビジネスメールのマナーについて確認していきましょう。
挨拶文を入れるのがマナー
ビジネスメールは、顔の見えない相手に送ることになります。そのため挨拶は欠かせないものです。挨拶とはいっても時と場合によって様々です。何度もやり取りをしたことがある方に、初めてのような挨拶をすることは失礼にあたることもあります。また、手紙と同じように季語を入れたり時候を入れる場合もあります。
遠方の方とも円滑にコミュニケーションを図るツールとして、メールは非常に有効な手段です。しかし、いきなり本題から入る、挨拶が適切でないものは自分の印象を悪くしてしまうかもしれません。初めてコンタクトを取る相手はもちろん、何度もやり取りをして馴染みのある方に対してもまずは挨拶から入るのがマナーです。
そのうえで様々な挨拶を使い分けることで、丁寧さが伝わる生きた文章となります。メールも書き出しで第一印象が決まるということをしっかり理解しましょう。
挨拶文例文
それでは、具体的にどのような挨拶文を送るのが適切か、例文をご紹介します。
- 初めてご連絡させていただきます。
- この度は、お世話になります。
- いつもお世話になっております。
- 日頃より大変お世話になっております。
- 平素よりお世話になっております。
- 平素より格別のお引き立てを、ありがとうございます。
代表的な挨拶を挙げました。平素というのは普段やいつも、という意味合いを持つ言葉です。初めてコミュニケーションを図る方の場合は、丁寧な言い方である平素を用いるのがいいでしょう。何度かやり取りをしていくうえで、「いつもお世話になっております」など徐々に距離を縮めていくのが有効です。
結びの挨拶文でまとまりあるメールに
挨拶文は、始めに挨拶を用いるのが常識ですが、文末の結びの挨拶を活用することにより、さらに好印象な文章に仕上げることが可能です。下記で結びの挨拶文について詳しく確認していきましょう。
よく使われる結びの挨拶文例
- 貴社のいっそうのご発展を心よりお祈り申し上げております。
- 末筆ながら、いっそうのご躍進のほどご祈念申し上げます。
相手の繁栄やこれからの活躍を願う際に多く使われる表現です。就職活動で採用試験に不合格だった場合などにいただいた経験がある方も多いのではないでしょうか。相手の会社に挨拶をするときにも用いられ、挨拶全体がまとまり読み手に良い印象を与えることが可能です。
内容に合わせて使い分ける挨拶文例
結びの挨拶は、メールの内容によって様々です。そのためそれぞれに対応する適切な言葉を選ばなければなりません。ここでは結びの挨拶を使い分ける例文を紹介してきます。
- 今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
- 今後も末永くお引きまわしのほど心よりお願い申し上げます。
今後親しい付き合いをさせていただく際に有効な文章です。挨拶だけでも丁寧ですが、結びの挨拶として活用することでさらに丁寧な印象を与えることができます。
- 追って詳細をご連絡申し上げます。
- 近日中に改めておうかがいしたいと存じます。
相手の返答を求める際用いる表現になります。用件が多く文章が長くなってしまう場合や複雑な用件を伝える場合には有効です。活用することでその後のやり取りがしやすくなるでしょう。
ここまでは例文を交えて挨拶文を見てきました。適切な表現を理解したところで、いよいよビジネスメールを組み立てる段階に入ります。ビジネスメールの構成について確認し、基礎的な文章を作って練習してみてはいかがでしょうか。
頭語+時候の挨拶+結語
ビジネス文章は、基本的に頭語、時候、結語で構成される文章が多いです。文章を作成する際はこの基礎をしっかりと意識して作るのがいいでしょう。頭語は拝啓、謹啓などの言葉です。挨拶の初めはほとんど頭語から始まるため、必須の言葉と言えます。
頭語に続いていきなり結語を持ってくるのも悪いことではありません。しかし、頭語と結語の間に、時候の挨拶を入れることで文章が自然になるだけではなく、より丁寧さを伝えることが可能です。例えば、暑い季節であれば、「堪え難い暑さが続きますが」、残暑が厳しい季節なら「残暑厳しき折」など季節に応じた言葉があります。
挨拶の締めとして「敬具」や「拝具」などの「謹んで申し上げました」という意味合いの言葉を用いることを忘れてはいけません。頭語と結語はセットになっており、どちらかが欠けても成り立ちません。文章を書く際は忘れないように注意が必要です。
年中使える時候の挨拶「時下+安否の挨拶文」
季節に対応する言葉は豊富にあります。微妙な季節の場合はどの言葉を選べばいいのかお困りの方も多いと思います。ここでは、一年中使用できる便利な時候の挨拶をご紹介します。
- 拝啓、時下ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
時下とは「このところ」「今現在」などを表す言葉です。そのため一年中季節を気にせず使うことができます。判断が難しいときに使うことで失礼のない文章を書くことができますが、はっきり季節が分かる場合はそれぞれ適切な時候の挨拶を入れたほうがいいでしょう。
ビジネス文書の結びの挨拶
文末に記す結びの挨拶を、ビジネスに置き換えて考えてみましょう。様々なケースに応じた結びの挨拶を学び、適切に使い分けるために役立ててみてはいかがでしょうか。
用件を一言で表す
用件を一つにまとめることで、内容が相手に伝わりやすくなります。今回の連絡はなんの連絡だったのかを明確にするために是非活用してみましょう。
- まずは取り急ぎお尋ね申し上げます。
- 取り急ぎお知らせまで。
今後の付き合いを円滑にする一言
先に紹介した今後の付き合いを円滑にするための挨拶は、ビジネスにおいても活用することが可能です。別の例文を以下で紹介します。
- ますますのお引き立てをよろしくお願い申し上げます。
- 今後共よろしくご用命のほどお願い申し上げます。
- 今後ともご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
先ほどの文章よりも丁寧な言い方を紹介しました。初めての相手や、いつもお世話になっている方へ特別な挨拶をするときに用いるのがいいでしょう。
相手の活躍や繁栄を祈る
相手だけではなく会社全体の繁栄を願うことは礼節において非常に大切です。しかし、こちらも業種によっては適切ではない場合があるため注意が必要です。
- 末筆ながら、いっそうのご躍進のほどご祈念申し上げます。
- 貴社のいっそうのご発展を心よりお祈り申し上げます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。今や電子メールはビジネスツールとして必須の手段となり、重要事項の連絡にも用いられます。季節の挨拶から仕事の依頼、謝罪などもメールで改めて送ることで誠実な気持ちを相手に伝えることが可能です。そのためには季節ごとに対応した言葉や、時と場合をしっかり把握して適切な言葉を学ぶことが大切です。
