わかりやすい議事録の書き方5つのポイント

組織が大きくなるにつれて、情報を共有することが必要になります。その中でも議事録の質を良くすることでビジネス時の評価が違ってきます。分かりやすい議事録をかけることが周りと差をつける大きなチャンスと言えるでしょう。わかりやすい議事録の書き方について紹介します。

議事録の目的を知ろう


議事録とは、一般的には会議や打ち合わせの内容を記録するものである印象が強いでしょう。しかし、正しい議事録とは進行している仕事やプロジェクトに関連する情報を性格に伝達するという役目もあります。

そのため議事録を作成する際には、議事録を書く打ち合わせの内容だけでなく、打ち合わせをする目的を理解しておくことが重要になります。目的を理解することで、書き残すべき情報や省くべき情報の選別が容易になります。

議事録に必要な基本情報とは


議事録を分かりやすくするためのポイントとして5W1Hを外さないことが基本です。基本情報に5W1Hを盛り込むことで、情報共有する内容が具体的になり議事録としても分かりやすいものになります。

1.what「何」

会議や打ち合わせの名前などを記載しておくことで、ある程度の仕事やプロジェクトが「何」であるのか検討がつけやすくなります。そのため会議名やプロジェクト名にもわかりやすいネーミングも必要でしょう。

2.when&wher「いつ」「どこ」

「いつ」「どこ」の議事録であることも明確にしておく必要があります。新しい情報を把握しておくことがビジネスでは必要です。そのため日時や行われた場所などは重要な判断材料になります。

3.why「なぜ」

「なぜ」議事録を残すのかの目的も、欠かすことが出来ない情報です。打ち合わせや会議の目的を明確にすることで、情報や目的の優先度が違ってきます。

4.who&how 「だれ」「どのように」

会議と打ち合わせは相手がいて成り立つものです。誰が携わり、誰と会議や打ち合わせしているかの記載は欠かせません。また誰が残している議事録であるかも明確にしましょう。そして議事録をとっている打ち合わせや会議の様子や結果についても記載しておく必要があります。

わかりやすい議事録の書き方5つのポイント


5W1Hをいれて議事録を残しておくと、基本的な情報が入った議事録になります。しかし、そのままではビジネスに必要な情報のクオリティは薄くなります。

それでは、わかりやすい議事録にするにはどうすればよいのでしょうか。良い議事録としてグレードアップさせるには、更に5つのポイントを盛り込んでいくことがおすすめです。わかりやすい議事録の書き方について紹介します。

決定事項をまとめて書く

議事録を記載する上で、大事なポイントの一つは決定事項や結果を先に残すことが求められます。わかりやすい議事録とは出だしに要点や決定事項が明記されています。結果に至るまでの経緯や詳細な情報は読み進めると分かるようにすることが重要です。詳しいデータや情報は後半に書き連ねることを念頭に議事録を始めましょう。

客観的事実を書く

わかりやすい議事録の書き方として忘れてはいけないことが、主観的な意見を入れないことになります。あくまでも客観的に時系列を記載して、情報として残しておくことが重要です。

報告書の類であれば所感などを記載しますが、情報を残す目的である議事録は客観的に主観を入れないで、事実や悔過のみを書き続けることが理想的です。

経過をわかりやすく書く

打ち合わせや会議をしていると、当初の目標や決定事項とは違う流れになることも珍しくありません。そのため議事録では変化に至った経緯を分かりやすく書くことが求められます。

詳細な経緯を残すことで、今後の変化にも対応できる事前準備へとつながります。経緯を分かりやすく書くためにも、客観的な視点や短く分かりやすい要点の書き方を身につけるべきでしょう。

発言者を書く

会議や打ち合わせの議事録で大事な情報となるのは、発言内容といっても過言ではありません。進行している仕事やプロジェクトに対し、どの立場にある人の意見が出たかが今後の大事な判断材料になるからです。発言者や発言内容に関しても、書き洩らしの内容を議事録に記入しておくことが大事です。

次回開催日を書く

議事録として需要度や優先順位を判断するためにも、次回開催に関する情報がポイントになります。次回開催日が不明瞭や、行われない会議や打ち合わせは仕事の上でも余裕があることになります。しかし日常ルーティンで行われる会議や打ち合わせ、次回が定まっているものに関しては何らかの準備が必要になることもあります。準備すべきことの判断材料にもなるため、わかりやすい議事録を求める声は大きいです。

まとめ

今回はビジネスシーンで求められる議事録の書き方や、わかりやすい議事録の書き方ポイントについて紹介しました。ビジネスやプロジェクトのゴールを理解することで、おさえるべき議事録のポイントが見えてきます。目標からぶれないポイントを書くことで、わかりやすい議事録が作成できます。

関連記事

ページ上部へ戻る