【例文付き】報告書の所感の書き方

ビジネスシーンにおける報告書では所感というものを記載することがあります。本来の書簡であれば感想ととらえることが出来る所感をビジネスシーンにおいて評価されるのにはどうすればよいのでしょうか。ビジネススキルとして役立つ所感の書き方について紹介します。

所感とは


本来所感という言葉には、心に触れた出来事や心から感じる感想そのものという意味合いがあります。そのため日常シーンでは感想という意味合いで所感という言葉を用いることがあるかもしれません。

ビジネスシーンにおいても報告書や議事録といった書類に、所感という項目がある場合も珍しくありません。仕事上で所感を記載していくには、ビジネスならではのポイントを押さえておく必要があります。

ビジネスシーンでの所感

ビジネスにおける所感の書き方とは、仕事につなげやすい形になっているかということで差が生まれます。セミナーや研修で得た情報について感じたことと、その感じたことが携わっている仕事に何をもたらすか、また今後必要となってくるかを含めることが所感になります。

わかりやすい所感の書き方


仕事上で所感を書いていくには、分かりやすいということが前提になります。上司や顧客だけではなく、同じプロジェクトに携わるメンバーで情報を共有する可能性もあります。

誰が目を通しても一定水準以上の把握ができるクオリティが重要です。それでは分かりやすい所感を含む報告書の書き方とは、どういったものなのでしょうか。わかりやすい報告書の書き方について紹介します。

できるだけ短くまとめる

所感という文章は、あくまでも要点にふれた感想とビジネスと絡めた情報の追加で十分です。長く書き連ねる必要がありません。三行ほどでまとめるようにすることが良い所感と言えるでしょう。報告書に他にも情報を記載する項目やフォーマットがある場合が多く、過度な情報はプラスしなくても良いでしょう。短くわかりやすいという書き方が評価されます。

結論を先に書く

多くのビジネス書類に言えることですが、仕事の優先順を明確にするためにも結論を先に書くと良いでしょう。仕事を複数抱えることが多いビジネスマンにとっては、先に結論を理解することで目安をつけやすくなります。必要によって読み進めていくことを考えて、詳細な部分は後半に書いておくことが理想的です。あくまで結論と要点だけを連絡して、関連資料を添付する形だけでも所感として機能します。

所感はこう書く!パターン別例文

サイン,ペン,kuguru,クグル,くぐる

正しく書いていく要点は、短く分かりやすくを心がけること、結論を先に書いておくことの二つになります。この二つだけでも高評価される所感のある報告書を作成することができます。あとは、状況や目的別に所感や報告書を記載するポイントを押さえると良いでしょう。

日報の所感

日報における所感のポイントは、まず一日の流れと業務成果を時系列で記載することから始めましょう。その上で、成果や結果に対する気づきという形で所感に含め、次への目標に触れていく形が理想的です。

例文

今日の流れ
09:00-12:00 オフィスにてプレゼンの資料作成
13:00-15:00 A社にてプレゼン
!6:00-17:30 営業 外回り
18:00-19:00 プロジェクトミーティング
 
【今日の成果】
A社とのプレゼンが評価され、次回の仕事に対する受注契約を取り付けることが出来た。営業についても見積もりを3件依頼された。来週には見積もりを基にプレゼン予定。
【よい結果が出た要因】
プレゼンや営業まわりにおいて、事前に予測される資料作成を念入りに準備しておいたことがよかった。急な提案や要望にも冷静に対処できたので、事前の資料作成を意識したい。
【次への目標や行動】
資料作成に時間がかかる傾向がある。もっとスピーディーに資料作成が出来るように心がけたい。

研修の所感

新人ビジネスマンの多くが経験する研修時には、報告書を提出することがあります。報告書の例文を記載します。研修報告書も、以下のフォーマットで対応可能です。

例文

提出日 平成29年 ◯月 ◯日
氏名 ◯◯ ◯◯

〇〇研修報告書

平成〇〇年◯月◯日の新人研修について、以下のとおり報告を致します。

1、所属 

2、研修名 社会人マナー研修

3、受講場所 本社 会議室

4、受講日時 平成〇〇年◯月◯日 午前◯時?午後◯時

5、出席者
講師:
研修参加者:
以上◯名

6、研修内容

・ビジネスマナー研修
挨拶、名刺交換、敬語や言葉遣い及び基礎的なマナーに関するガイダンス研修

・実習
ビジネス電話の対応練習、お茶の淹れ方や、出し方などを実際に練習

6、研修の所感
実際に研修を受けてみて、実際に練習できたことが良かったです。実習を通して。ビジネスマナーについて認識不足が多いことを痛感しました。社会人として恥ずかしくないビジネスマナーやスキルを身につけて、仕事に活かしていきたいと思いました。特に電話応対やお茶の入れ方は注意していきたいです。

出張の所感

出張の所感には、会社が求める経費や交通手段なども盛り込んだ報告書を記載した上で追加すると良いでしょう。

例文

販促キャンペーンのための出張報告書
目的:新製品○○の販売促進キャンペーンによる出張
出張期間:○○年○月○日(○)~○○年○月○日(○)
内容:

○月○日(○)移動 △△ホテル宿泊
○月○日(○)■■ 訪問
○月○日(○)□□ 訪問
○月○日(○)◎◎ 訪問
○月○日(○)移動

報告事項:〇〇エリア店舗にて、下記の業務を行った。

・新製品〇〇の紹介および実演
・キャンペーンの提案
・店頭ディスプレイや販促コーナー作成の依頼

成果:契約内容や契約数など
所感:成果に対する気づきや次回キャンペーン時への改善点など

出張経費:

宿泊費 ○○円(△△ホテル)
交通費 ○○円(●●新幹線及びタクシー代)

まとめ

今回は報告書や議事録で記載することの多い所感について紹介しました。日常であれば単なる感想を書くだけで十分ですが、ビジネスに身を置く社会人であれば次の仕事につながるプラスアルファを提示するといいかもしれません。プラスアルファの表し方で、チームや部署全体から評価される所感を心がけましょう。

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