【例文付き】社外文書の書き方を知ろう!スムーズに作成するには

  • 2017-8-24

ビジネスシーンでは毎日のように取り交わされる社外文書について、みなさんは書き方をしっかりと理解していますか?日常ではあまり書かない固い文章を使うこともあるので難しく感じてしまうかもしれません。しかし、社外文書の書き方のコツを把握すればスムーズに書けるようになります。今回は社外文書の書き方とコツをご紹介します。

社外文書にはどんな種類があるの?

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まず初めに、社外文書にはどのような種類と目的があるのか確認してみましょう。

通知状

業務についての連絡や変更などを取引先に伝えるための文書です。例えば、担当者の変更時や会議開催時の通知などが通知状に当たります。

案内状

送り先に情報を送り、参加をお願いする文書です。具体的には株主総会や展示会、見学会などの連絡・参加を案内する文書となります。

招待状

先ほどの案内状と似ていますが、こちらは主にパーティーなどの式典を開催する時に招待を案内する文書です。新しい代表就任や社屋完成時、創立記念パーティーなどに招待状を送ります。

督促状

支払いや返済、提出を催促するための文書です。ビジネスでは月末締めで翌月支払いなどのケースが多いですが、支払日になっても入金されない場合に送る文書となります。

依頼状

相手に業務や執筆、訪問などをお願いする際に送る文書となります。ビジネスシーンで多いのが見積り、訪問面会や、専門家に意見を聞いたり講演を依頼するときに使われる文書です。

社外文書の前付けの書き方のポイント

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社外文書の様々な種類を紹介しましたが、どのような書き方が良いのでしょうか。社外文書に共通する前付けの書き方についてチェックしてみましょう。

文書番号

文書番号は、発信者の分類や部、発行の順番などをわかりやすくするために割り振る番号です。招待状や案内状では必要ありません。

発行年月日

発行した日付を明記します。

受信者名・宛名

宛名には特定の相手に送る場合と、関連する相手にまとめて送る場合があります。特定の相手に送る場合は「○○株式会社 御中」や「△△株式会社 ○○様」など届けるべき相手が分かるよう明記します。
関連する相手に送る場合は「関係者各位」「御客様各位」など関連する立場を記述します。

発信者名

送る側の会社名と役職名・部署、代表者名や担当者名を明記します。社印や役職者・担当者の印鑑が必要であれば併せて捺印します。

件名と前文の書き方

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件名はわかりやすく簡潔に

件名は見てすぐに用件が伝わるよう、簡潔でわかりやすく書くのがポイントです。
社外への文書は件名に続いて前文を書きます。社内宛の文書では書く必要はありません。

頭語

「拝啓」などが頭語にあたり、結語とセットで使われます。

時候の挨拶

季節や時期を表す挨拶文となります。例えば夏の終わり頃であれば「朝夕涼味を覚える頃」などの心情を表す文章となります。続いて相手の安否について尋ねる文章「貴社ますますご健勝のことと存じ、お喜び申し上げます。」などが続きます。

日頃の御礼

日頃よりお世話になっている感謝の気持ちを伝えます。例として、「平素は、格別の御厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。」などがあります。

主文を書く時のコツと例文

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主文の書き方のコツ

「前文」を書いた後、「さて、」や「ところで、」などの言葉を置き本文に「主文」に入ります。
主文の書き方のコツは、できるだけ簡潔に分かりやすく文章を書くこと。説明や事情を伝えようとするとつい長文になりがちですが、社外文書では必要な内容のみを相手に伝わるように書きましょう。

例文

ここでは展示会の主文を例文としてご紹介します。

「さて、弊社ではこのたび、来年度より販売する新製品の発表とご説明を兼ね、展示会を下記のとおり開催することになりました。
今回の展示会では、弊社の最新型主力製品を展示し、とりわけ「○○」は現在の大人気製品「△△」をさらに改良を加えた最新型モデルです。
つきましては、ご多忙中のところ恐縮ではございますが、ぜひともご来場賜りますようお願い申し上げます。」

末文や別記、追記の書き方

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末文

主文の後に「末文」が続きます。末文では用件のまとめや理解を求めたり、締めの挨拶を書いた後、頭語とセットになる「敬具」など結語を書きます。

別記や追記がある場合の書き方

先ほど紹介した展示会の例文のように開催日時や場所を案内する場合は、末文に続いて「記」とタイトルを書いたあとに別記で情報を付け加えます。

「日時:平成○○年○月○日(木) 午前10時から午後5時まで
場所:○○商工会館 Aホール
○○県○○市○○1-1-1
電話:012-345-6789
※ご来場の際には、本状と名刺をご持参ください。」

まとめ

いかがでしたか?ビジネスシーンでよく見かける社外文書の内容と書き方についてしっかりと理解できましたか?ビジネスシーンでは固い文章で慣れないかもしれませんが、コツを把握するとスムーズに書けるようになるのでぜひマスターしましょう。

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