ビジネスレターの書き方は形式が重要!社会人の基本マニュアル

  • 2017-8-25

社内や社外の様々なシーンにおいて、メールや手書きの文章でやり取りをすることが多くなりました。直接やり取りをすることはもちろん有効です。 しかし、礼節をわきまえた文章は、直接的なやり取りにも劣らないコミュニケーションを生みます。 今回は、社会人において必須とも言えるビジネスレターについて学んでいきましょう。

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やみくもに文章を形式通りに書くのではなく、しっかりと目的を把握するべきです。文章は意外にも人の気持ちが素直に出るものです。そのためビジネスレターがなぜ重要と言われているのかを理解することが大切です。

ビジネスレターの重要性

ビジネスレターは、お世話になった方へのお礼や社内の重要事項を多くの人へ伝達する目的でも使われます。その際、情報を決して間違えてはいけないのです。間違った情報は社内を混乱させるだけでなく、社外の取引にも大きく影響することがあります。

ビジネスレターの形式が整っていることで、誰が見ても分かりやすく、正確な情報を伝えることが可能です。商談内容を後日確認する際も、正しい形式に沿って書くことで、ミスを極力なくし不備を減らすことができるのです。

適切な文章は、口頭で伝えるよりも有効な場合があり仕事の効率を上げることにもつながります。しっかりビジネス文章の書き方を学び、使いこなして社内、社外のコミュニケーションを円滑にしましょう。

ビジネスレターの構成を理解しよう

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重要性を理解したところで、具体的なビジネスレターの書き方を見ていきましょう。ルールが決められていますが、何度も繰り返し練習することで体に染み込ませることができるでしょう。

前付

文章は、手紙であっても差出人がいつ誰に当てたかを明確にすることが必須と言えます。ビジネスにおいてもそのルールは重要であり、加えて日付、宛名、差出人を明記するのが決まっています。

タイトル

いつ誰が誰のためにかを明記した後は、文章の内容が分かる本題を書きます。用件は何なのかを分かりやすくすることがポイントです。そのためできるだけに簡潔に書くということを意識しましょう。

前文

頭語、時候の挨拶、相手の安否を尋ねる挨拶、お世話になった気持ちを表す挨拶で構成される文章です。いきなり本題に入るのではなく、文章でもまずは礼節を守ることが大切です。決して難しいことではなく順序を覚えてしまえば比較的簡単に書けるようになるはずです。

主文

そして本題に入ります。構成としては「さて」「ところで」といった起語を用いて本題に入る合図を出します。その後で本文に入るといった形式です。記載する際は、敬語を適切に使い、表現には細心の注意を払いましょう。

末文

結びの挨拶、結語で構成される締めの文章です。結語は頭語で使った言葉に合わせて使い分け、別々の表記にならないように注意しましょう。この一連の流れはあくまで簡潔に、分かりやすく表現することが大切です。

別記

文章は余計なことを欠かずに本題を分かりやすく書く必要があります。しかしときには追加で伝えなければならないこともあるでしょう。その場合は別記として記す必要があります。本文とは別に箇条書きで分かりやすく書き、「記」と記し「以上」で独立して書きましょう。

社内・社外で異なるビジネスレター

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ビジネスレターの適切な形式を確認してきました。ビジネスにおいては、様々なシーンごとに使い分ける必要があり社内や社外などでルールは変化します。

社内ビジネスレターの特徴

社内では、相手に頼み事をしたり、お互いの利益につながる文章をやり取りする機会が比較的多くなります。そのため形式は決して崩さず、分かりやすく記すことが大切です。仕事の流れを円滑にするためには、正しい情報を正確に伝えるように意識が必要です。

社外ビジネスレターの特徴

社外のビジネスレターは、仕事の依頼や相手に希望を伝える交渉的な意味合いで活用されることもあります。分かりやすく正確に書くのは社外でも変わりませんが、それに加えお互いのメリットをアピールする必要があります。文章をきっかけに交渉の成功率にも影響するため、より適切な文章が求められるといっても過言ではありません。

英文ビジネスレターの書き方の基本

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グローバルな世の中になってきたことで、ときには海外の会社とコンタクトを取るときもあるでしょう。いつでもすぐに訪問できる距離ではなく、直接会う機会も限られがちです。その際には英文によるビジネスレターを活用することがあります。それでは、英文のビジネスレターについても学んでいきましょう。

レターヘッド

日本のビジネスレターのように、本文の内容が一目で分かるようにしましょう。主要語は頭文字を大文字にして主題を分かりやすく目立たせ、だいたい6~7語ほどでまとめるのが適切です。

宛名

MrやMrsなどの敬称を使い、相手の名前、部署、会社名、住所の順番が形式としては正しいです。

敬辞

頭語である拝啓などにあたる言葉を、英文でも使用します。Dear、やHiなどの言葉を使い相手の名前に敬称を付けましょう。

表題

Subject:やRe:などの英語を使い、表題が一目できるようにしましょう。返信の際は何に対する返信なのかを明記することが大切です。

結辞

敬具などの言葉をYours sincerelyとして表記します。締めの言葉は形式として決まっております。必ず忘れずに付けましょう。

署名

送り主の名前、役職などを明記し、その上に自筆でサインをします。自分の名前に敬称を付け、性別が分かるようにするのも大切です。

まとめ

いかがでしたか?ビジネスメールは形式が定まっておりルールに沿って書く必要があります。慣れないうちは書きづらく、間違いも多いかもしれません。一朝一夕で身に付くものではないため、普段から書く練習をすることが大切です。しっかり学んでいけば、形式を自然と理解し、様々なシーンで応用できるようになるはずです。定期的に形式を振り返り、慣れてきても忘れないようにしていけば、必須のビジネススキルとして役立つでしょう。

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